Acabas de montar tu empresa, ha llegado el primer cliente y te pide factura. Esa la puedes hacer en word y apuntarla en un excel, pero te entra la duda de si deberías invertir en un sistema contable para autónomos.

 

La respuesta rápida es SI. La siguiente pregunta es ¿cuál? Hace un tiempo hice un artículo al respecto. Como el mundo del software cambia muy rápido, hoy te presento una edición ampliada y más completa del post Sistemas contables para autónomos

 

¿Qué funcionalidades tiene un sistema contable para autónomos?

Un sistema contable puede ser todo lo completo y complejo que necesites, pero como autónomos no contables buscamos la mayor simplicidad. Te separo las funcionalidades entre imprescindibles y opcionales

 

Funcionalidades imprescindibles:

  • Generación de facturas, en numeración automática en series. Aunque no uses las series, tener esta funcionalidad te ahorra una migración posterior
  • Cálculo automático del IVA y del IRPF: tanto para facturas emitidas como recibidas
  • Descarga en excel de las facturas o un acceso para tu gestor. Aunque la mayoría de gestores prefieren un excel para poder importar en su sistema.
  • Fichas de proveedores y clientes con direcciones y condiciones de venta
  • Informe de facturas cobradas y pendientes de cobrar

 

Funcionalidades opcionales

  • Importación de movimientos bancarios: esto te permite importar las transacciones del banco y casarlas con las facturas pendientes.Es útil si tienes mucho volumen, sino te da más trabajo que otra cosa
  • Gestión de compras de material y producción. Si fabricas tus productos, te interesa saber cuantos vestidos salen de cinco metros de tela y a qué precio deberías vender el vestido para no perder dinero.
  • Generación de impuestos: si tienes pocas facturas y llevas tu propia contabilidad, algunos sistemas te generan los modelos a presentar directamente, para no tener que pasar por el pago a un gestor.
  • Clasificación de ingresos y gastos, ya sea por etiquetas o proyectos para poder saber el total que has facturado en una campaña o en un proyecto
  • Integración con tienda online para generar la contabilidad automática desde tu tienda online.

 

¿Mejor gratis o de pago?

 

Como todo depende: si quieres emitir tres facturas al mes puedes encontrar soluciones gratuitas correctas. Conozco poco negocios rentables que emitan y reciban tres facturas al mes, de modo que a medida que tu negocio crezca, vas a tener que abandonar el sistema gratuito. Lo importante en este punto es evitar migraciones dolorosas.

 

¿Qué sistema contable para autónomos te recomiendo?

 

Tal como te conté en el artículo anterior, me limito a sistemas contables españoles. La mayoría de sistemas contables de fuera no pueden gestionar el IRPF correctamente y tampoco tienen obligación de adaptarse a la legislación local. Con los impuestos no hago inventos, y no te recomiendo que los hagas. Aplicaciones como 17hats que me encanta, no te vale como autónomo por esta razón.

QUIPU

  • QUIPU: de lo mejor que hay como sistema contable, pero necesitas un volumen importante para que te salga a cuenta.
    • Me gusta de quipu:
      • Integración con bancos
      • sistema de clasificación en etiquetas
      • Aplicación móvil impecable con escaneo de tickets
      • Intuitivo, fácil de usar
      • Integración con PrestaShop y Woocommerce para ventas online (aunque ultimamente he visto fallos y creo que no están actualizadas las integraciones)
    • No me gusta de Quipu:
      • Que no me salen las cuentas. Porque si pago 25€ al mes solo de sistema contable, luego tengo que buscarme un CRM y un sistema de gestión de proyectos separados. Si tienes un ecommerce, es posible que te encaje mucho mejor, pero para negocios de servicios, no sale a cuenta si no tienes un gran volumen de facturas.

 

SAGE ONE:

  • SAGE ONE: quien tuviera la idea de aliarse con ING merece un monumento a las alianzas provechosas. Mi experiencia con el equipo de SAGE (casa matriz) nunca ha sido buena, pero tengo que admitir que un sistema contable sencillo, con modelos de impuestos, integrado en tu banco por 2,5€ al mes, es un chollo. Si tu gestor también usa SAGE, le puedes pasar los datos directamente.
    • Me gusta de Sage One:
      • Integración a movimientos bancarios automática si tienes cuenta de negocios en ING
      • Generación de modelos oficiales en la misma plataforma
      • Usabilidad correcta e intuitiva
    • No me gusta de Sage One:
      • Hay 3 modelos de factura y no me gusta ninguno
      • Como en Quipu, me veo obligada a entrar manualmente los datos de clientes que ya tengo en CRM para poder facturar.
      • Alguien ha oido hablar de aplicación movil??

 

BILLAGE:

  • BILLAGE: es el que he usado durante tres años. No es un sistema contable tan potente como Quipu y hasta hace un par de meses no tenían aplicación móvil. 
    • Me gusta de Billage:
      • Todo en uno. No tengo que comprar 3 sistemas diferentes. Tengo todo integrado, con ficha única de mis clientes. Eso me compensa todas las incomodidades.
      • Gráficos y analíticas muy correctos para un negocio unipersonal.
      • Hasta hace un par de meses me limitaba no poder acceder por movil pero ahora estoy contenta. No es la mejor app del mundo pero me sirve.
      • Lo que mas me gusta de billage es su constante mejora y evolución. Siempre hay funcionalidades nuevas. Es un sistema vivo que cambia y mejora.
    • No me gusta de Billage:
      • Las plantillas de facturas son limitadas y no muy bonitas. Sirven, pero si eres diseñador o parecidos, puedes quedar cercano al colapso.

 

HOLDED:

  • HOLDED: es un ERP en pequeño a un precio accesible. Si acabas de empezar, te puede quedar grande, pero llega un punto es que es justo lo que necesitas. Después de tres años de Billage, me he hecho mayor y he pasado a Holded. No puedo estar más feliz. 
    • Me gusta de Holded:
      • Conciliación bancaria muy intuitiva, puedes crear los gastos desde la pantalla de Bancos
      • Previsión de tesorería anual (esto no lo tiene casi nadie)
      • Capacidad para gestionar almacenes y ventas de producto físico: Si tienes un negocio donde produces, tienes almacén, gestionas stock, etc. no miraría mucho más.
      • Dashboard inicial de lo mejor del mercado
      • Aviso de mails mandados via Holded y no leídos, para que sepas si tus clientes se leen los correos que les mandas 😉
      • Integraciones con tiendas online, mailchimp, paypal, amazon, etc de modo que no necesitas otro sistema para poder poner tu tienda online a facturar sola.
      • Posibilidad de ampliarlo a un “todo en uno” aunque le falta. Tiene módulos de CRM justito-justito y  la gestión de proyectos en pañales, pero pueden llegar a ser buenos si se ponen a ello.
      • Plantillas de factura muchas, muy diversas y costumizables
    • No me gusta de Holded:
      • La estructura de precios. Está limitado por número de contactos. Es un poco absurdo que te ofrezcan un módulo de CRM y solo te dejen tener 100 contactos. Para un negocio de servicios de un cierto volumen, no tienes demasiado recorrido. Es como que te sientes obligado a pasar a packs más grandes.

 

Otras opciones que he usado menos:

 

  • CONTASIMPLE: como dice su nombre es simple y es de los que tiene plan gratis para siempre. Así que si no quieres hastas mucho y tienes un negocio que empieza, puedes optar por Contasimple. Cuando estuve en la gestoría de Infoautónomos hace tiempo, tenías Contasimple como parte del pack y me pareció muy correcto. Parecido al SageOne.

 

  • QUADERNO; si vendes online a todo el mundo debes considerarles. Lo bueno de Quaderno es que te aplica los impuestos internacionales automática y correctamente. Esto te ahorra muchos quebraderos de cabeza. También está integrado con todas las plataformas de venta online y tiendas online, de modo que no tendrás que traspasar datos manualmente

 

  • ANFIX: Con cariño, pero me parece una copia barata de Quipu, hasta en los colores de la web y del logo.  Tengo varios clientes que lo usan porque el precio es más accesible, pero no he probado la app. Me molestan los bots grandes en la pantalla nada más abrirla.

 

  • CONTASOL: para los amantes del gratis para siempre. La usabilidad es muy parecida a Office y está integrado con el paquete Office. No es tan intuitivo como los sistemas online, y se centra mucho en la parte contable y no tanto de gestión. Si no eres contable y “serie de facturación” te suena a élfico, no es la mejor de la opciones.

 

  • CONTAPLUS: el eterno ganador. El programa más pirateado de la historia en España durante un tiempo. Ahora se sale de precio en comparación con los demás. Para liarte con un Contaplus, opta por un SageOne que te dará mejor resultado.

 

¿Tienes dudas sobre qué sistema contable para autónomos elegir? Accede ahora a todo mi método en este post o escribe tus dudas aquí abajo  y te respondo encantada 🙂