¿Es posible tener un sistema de facturación gratis?

En el artículo de hoy, quiero dar respuesta a la eterna demanda de los autónomos “quiero un sistema de facturación gratis que lo tenga todo”. A ver señores y señoras, voy a trasladar esta demanda al mundo real a ver si le ves el fallo.

“Quiero una gestor que me lleve la contabilidad, me haga la renta, me aconseje siempre que lo necesite, que esté 100% actualizado de todos los cambios legales, y que sea gratis”.

¿Ves algo que no cuadre?

Es el concepto BBB: puede ser bueno, bonito y barato para tu economía, pero no GRATIS. Sé que vas justo de pasta y que cada gasto fijo es un puñal en el corazón, pero la obsesión por el todo gratis es lo que ahoga el crecimiento de tu negocio.  A mi me costó dos años darme cuenta y no quiero que te pase a ti también.

Si pagas mal, tienes a los proveedores más cutres o más noveles. Estos son los proveedores que hacen el mínimo porque sino a ellos tampoco les salen los números. Si todo tu negocio está montado a base de mínimos de mínimos, das una imagen cutre y justa de recursos. Un ejemplo práctico: ¿usas un Gmail gratis a pesar de tener dominio propio comprado?

¿Por qué? Porque prefieres la interfaz de Google pero no quieres pagar 3,33€/mes para pasar tu email de empresa a Google.

¿En serio? Son dos cafés al mes que “te ahorras”. Eso también lo percibimos tus potenciales clientes. Usar Gmail es de emprendedores que no tienen ni para el dominio o de fans de lo barato. En especial el segundo caso, me genera muy poca confianza como compradora.

Necesitas facturas claras, fáciles de leer y que den ganas de pagarlas! No des una imagen que no se corresponde con tu profesionalidad.

Puedes ser low-cost sin ser cutre, pero low-cost no es GRATIS

Low-cost significa 10€/mes por tener todas tus finanzas controladas en el móvil y en tiempo real.

¿Cuánto tardas ahora en tener control y orden total?

Si tardas más de 15 minutos en saber lo que llevas ganado ese mes o cuánto tienes previsto cobrar al mes siguiente, te salen a cuenta los 10€/mes del sistema contable. Si cobras 40€/hora, con que ahorres 15 minutos, ya estás ganando pasta (si cobras menos, igual tendrías que echar cuentas, y para eso también te sirve un sistema de facturación :) )

¿Hay algún caso en el que funciona bien un sistema de facturación gratis?

Sí. Cuantas menos facturas tengas al mes, más fácil es encontrar un sistema gratis. Si eres un autónomo dependiente y haces una factura al mes, puedes encontrar un sistema de facturación gratis que te funcione bien, pero siendo honestos, no lo necesitas. Un buen Excel te sirve igual que un sistema gratis.

Salvo este caso, si emites más de 10 facturas al mes a clientes distintos y cambiantes mes a mes, tener un sistema low-cost te da la vida, mientras que un sistema gratis te la quita. Si vendes online, o facturas en modo automático o estás perdiendo todo el margen que ganas con cada venta.

Sistemas de facturación gratis que funcionan bien

Te diría que el plan gratuito que más me convence es el de Billin. Aunque tener el histórico de 30 días, sin posibilidad de integración es como no tener nada.

Te obliga a tener un excel de gestión a parte para preveer el pago del IVA (y no es un excel fácil). Si no eres un crack del Excel, no te líes: pagas los 8€ de un plan mensual en Billin mismo y podrás comparar tus ingresos y gastos y tener previsiones de IVA hechas por una máquina y no por tu Excel.

La otra opción factible es bajarte un FactuSol en local, pero eso significa que si no tienes tu ordenador a mano, no tienes datos. Si trabajas pegado a tu mesa, es una opción factible, pero si necesitas acceder desde cualquier lugar… no te sirve. Tu amigo informático te dirá que te monta un acceso remoto a tu PC, gratis y súper sencillo. Si no te lo sabes montar tú solo, no te líes por una miseria de 10€/mes.

Si aún no te he convencido de pagar…

Si aún te resistes a soltar la mosca, te voy a hacer tres preguntas clave, que planteo a todos mis clientes en su primera sesión de consultoría.

Si puedes responderlas en menos de 15 minutos, puedes seguir como estás:

  1. Si dejaras de vender, ¿en qué mes del futuro no podrías pagar la cuota de autónomos porque no tendrías pasta en el banco?
  2. ¿Cuánto dinero ganas todos los meses? (digo «ganas» no, «facturas» que es muy distinto)
  3. ¿Qué margen de beneficio te deja cada uno de tus productos?

Un sistema contable bien configurado y bien alimentado, te da estas respuestas al segundo.

¿Te animas a probar? Si quieres saber cómo valorar los sistemas que encuentras online o te recomiendan los amigos, puedes leer mi método en detalle en este artículo.

Si tienes dudas, ya sabes: aquí abajo!

2 comentarios en “¿Es posible tener un sistema de facturación gratis?”

  1. Hola Alba. Tus articulos son geniales. Gracias! Qué me recomendarias para mi caso? Estoy ayudando a mi padre con su empresa de reformas. Hasta ahora con excel y word se las ha apañado pero quiero introducir un sistema más decente, ya que le lleva mucho tiempo hacerlo así y hay mucho descontrol. He leido sobre anfix, billage, etc, pero no soy contable y me pierdo. Queremos sobretodo sistema de facturación integrado con sistema contable, que genere todo el tema de pago del IVA, IRPF, etc… O es mejor uno más sencillo y los temas de hacienda vamos a un gestor?
    También veo interesante el tema del escaner de tiquets, ya que tenemos muchos.
    Mi padre no tiene muy claro lo de tener el programa en la nube. Es de la vieja escuela… Es seguro? Se pueden hacer copias y tenerlas nosotros?
    O crees mejor buscar uno que sea en propiedad?
    Què me recomiendas?
    1000 gracias!

    1. Hola Anna
      Los archivos de tu ordenador estan MUCHO más inseguros que los de la nube. Es un cambio de chip que debemos hacer todos. Aunque nos parezca que lo que te tenemos en nuestros PCs está más seguro, las medidas de seguridad de los dispositivos domésticos o de pequeña empresa, no se pueden comparar con la seguridad de los grandes proveedores en la nube. cierto es que cualquier documento digital es hackeable y con esto tenemos que vivir. Hoy en día si necesitas que un documento sea 100% confidencial, hay que escribirlo a mano y guardarlo en el banco :)
      A la hora de decidir el mejor sistema para vosotros, es importante valorar el resto de sistemas que usáis para asegurar que no creamos un problema más que una solución. Como digo a todos mis clientes y alumnos, no hay un sistema perfecto para todo el mundo, se trata de buscar el más adecuado para cada caso.
      Si ya habéis mirado sistemas, es mucho más fácil llegar a una decisión y suelo resolverlo en una sola sesión de 2 horas de trabajo por Zoom. Puedes reservarla en este enlace: https://alba-delgado.mykajabi.com/offers/zeXfgeLS/checkout.
      Si lo que necesitas es acompañamiento en modernizar paso a paso tu negocio, puedes apuntarte al Motor infinito, donde encontrarás el método paso a paso para tomar la decisión por ti misma, además de tener los tutoriales para empezar a usar cada sistema, y la opción de preguntarme en directo en la sesión mensual de barra libre cuando tengas algún «poltergeist» en pantalla mientras arranques con el sistema elegido: https://alba-delgado.mykajabi.com/motor-infinito.
      Un abrazo
      alba

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