Sistemas contables para autónomos. ¿Cómo acertar al comprar?

¿Has probado a poner « sistemas contables para autónomos » en Google?

Es para deprimirse: salen centenares de proveedores diferentes y no sabes por dónde empezar. Te sientes solo ante la decisión y sin un criterio claro para poder elegir. Casi te decantas por usar el «pito pito».

¿Te suena la situación?

El objetivo de este post es darte criterios claros para que aciertes con la elección, sin invertir más tiempo ni dinero del necesario.

Igual estás pensando que esto no es para ti, que con tu Excel te apañas la mar de bien. Déjame que te cuente un caso real: hace unos meses recibí una factura con el IRPF mal. Como es de una proveedora a la que quiero mucho, le pregunté y me contó que ni se había dado cuenta, pero parece que había arrastrado una celda de Excel al sitio incorrecto.

Cuando empezamos con nuestros negocios, Excel y Word pueden ser una opción, pero arriesgarse a tener un problema con Hacienda del que no te has dado ni cuenta no es divertido.

Te recomiendo que como mínimo pruebes con un sistema de contabilidad (los hay gratis) y dejes que la máquina haga los cálculos por ti.

PRIMER CRITERIO DE DESCARTE: QUE SEA ESPAÑOL

Si presentas contabilidad en España, es mejor que compres un sistema español. Créeme que me duele escribir esto porque hay sistemas ahí fuera que me ENCANTAN, pero no realizan el modelo 390 ni el 311 (liquidación y resumen anual de IVA) y no tienen precargadas las cuentas del Plan General Contable.

El sobreesfuerzo de usar un sistema no español para llevar contabilidad española compensa en muy pocos casos cuando en tu negocio estás tú solo.

Además está el tema del IRPF. El IRPF es un impuesto «raro». La mayoría de sistemas contables anglosajones o del norte de Europa no son capaces de gestionar impuestos negativos del total de la factura.

Así que si cargas el IRPF, quedas 100% limitado a los sistemas made in Spain que son muchos menos. Aclaro: con «Made in Spain» quiero decir empresas con sede matriz en España, no que tengan el sistema en español, que es muy distinto.

Con este criterio acabamos de liquidar el 80% de sistemas contables para autónomos que salen en Google.

2 CRITERIOS PARA SABER CUÁL ES EL MEJOR PARA TI

Del 20% que nos queda, hay que elegir el que mejor nos encaja. Para hacerlo fácil, te propongo dos criterios. Piensa en los niveles que tienes de cada criterio y luego busca tu solución recomendada más abajo.

1/ Volumen:

No es lo mismo un sistema para hacer 10 facturas de servicios al mes, todas iguales y de una línea, que tener 5000 referencias en tu tienda online que se venden juntas o separadas a un ratio de 300 facturas al día. Cuanto más volumen tengas, más se encarece la solución porque necesitas proveedores con más capacidad. Si tienes poco volumen, puedes hacer más «inventos» con sistemas de nueva creación que en general tienen una relación calidad/precio excelente.

2/ Integración con el resto de lo que tienes (si tienes algo más que Excel y correo):

Por ejemplo con tu sistema de email marketing, tu CRM, tu sistema de encuestas online, tu tienda online, tu web, etc. Aquí es donde los sistemas españoles suspenden a lo grande. Hay sistemas muy buenos que no se integran con nada: un drama. De ahí que muchos autónomos busquen opciones no españolas que ofrecen la integración con todo, pero que sin embargo no cumplen con el primer criterio de descarte (adaptación a la contabilidad y fiscalidad españolas).

LOS 4 TIPOS DE SISTEMAS CONTABLES PARA AUTÓNOMOS

Ahora te propongo una solución según el volumen de ventas de tu negocio, y de la integración que necesites:

1# Poco volumen y poca integración:

Este es el primer paso. Vienes de Excel o acabas de empezar y prefieres hacerlo con buen pie. Como mucho, tienes un sistema de email marketing para captar suscriptores, pero no vendes online, y generas las facturas a mano.

• Qué debes buscar: sistema tipo QUIPU. Simple, preconfigurado y fácil de usar.
• Qué debes tener en cuenta: si vas a crecer rápido, se te quedará pequeño en breve. Sobre todo por la falta de CRM compatible.

2# Poco volumen e integración alta:

Tienes claro que no vas a vivir sin poder pasar datos de tu sistema de marketing online a tu CRM y de ahí al sistema contable. No quieres hacer nada en Excel o a mano y quieres llevar todo en el móvil.

• Qué debes buscar: un sistema integrado tipo BILLAGE. Tiene CRM, proyectos y contabilidad integrados en la misma aplicación. Te da control absoluto de tu negocio en un único sitio.
• Qué debes tener en cuenta: que la configuración puede resultar algo más compleja. Si no te aclaras con los sistemas informáticos, tendrás un coste inicial de configuración, pero el coste recurrente es altamente competitivo.

3# Mucho volumen y poca integración:

Tienes una empresa compleja, con muchas referencias, almacenes, etc. Necesitas un sistema robusto que «vaya solo» en el plano contable, pero no tienes que integrarlo con nada.

• Qué debes buscar: un sistema tipo HOLDED. Un sistema contable robusto como «los grandes», pero usable por «los pequeños».
• Qué debes tener en cuenta: ¿en serio no necesitas integración con este volumen? Me sorprende. Tu siguiente paso será tener la necesidad de integrar con tu tienda online o tu CRM, y ahí pasas al nivel 4.

4# Mucho volumen y mucha integración:

Estimado lector, esto no es barato. Si quieres un sistema sólido que sea capaz de gestionar mucho volumen de modo automático, leyendo datos de la tienda online y que luego te avise de los impagos, vas a tener que invertir. Veo muchos clientes que creyeron en un milagro y acabaron peor que antes.

• Qué debes buscar: si nunca has comprado un «gran sistema», busca ayuda. Cada vendedor quiere proporcionarte tu sistema. Necesitas a alguien que tenga claro lo que te conviene comprar, y te decodifique lo que dicen los vendedores. Un socio tecnológico que proteja tu dinero y te ayude a invertir en lo que de verdad necesitas.
• Qué debes tener en cuenta: es una inversión en el crecimiento de tu empresa. No es un «gasto» y, bien hecho, es la diferencia entre tener que contratar un contable extra o no, al duplicar la facturación.

Puedes descargar el cuadro resumen pinchando AQUI

¿Y tú qué usas para generar facturas y entrar gastos?