¿Cómo elegir un sistema de facturación para autónomos?

Parece que el paso de tu Excel a un sistema de facturación online es en momento de tomarte tu negocio en serio. Antes de este momento, te parece normal arriesgarte a un problema con Hacienda por ahorrar 10€/mes. Pero llega un momento en todo negocio en que entiendes que esto no vale la pena y te decides a elegir el sistema de facturación perfecto. 

Si vas a elegir el más barato o solo estás dispuesto a considerar sistemas gratis, ya puedes dejar de leer. Yo hablo de cómo elegir el sistema de facturación perfecto para tu negocio, ese que te quita trabajo, te da información de cómo vas de pasta y te ayuda en tu día a día. ¿Qué te cuesta 10€ /mes? No seas cutre, eso son 15 minutos de tu tiempo.

Si tienes claro que quieres el sistema más adecuado para ti, llega el momento de la gran duda: “¿cómo elegir el mejor?”.

En este artículo quiero facilitarte las claves para acertar con tu inversión en un sistema de facturación online para autónomos.

¿Debe ser online?

Respuesta corta: SI

Explicación del porqué: No concibo el mundo fuera de la nube. Hay quien te meterá miedo en el cuerpo y te dirá que con un sistema opensource que te descargues en tu ordenador, lo tienes todo arreglado. Si lo has intentado sabes que no es tan sencillo. 

Si no eres programador y no tienes un servidor propio en la nube, vas mucho más cómodo con un sistema cloud, accesible desde tu móvil en cualquier momento y desde cualquier sitio, sin hacer nada de nada y sin depender de ningún informático para modificar el sistema.

Si “infraestructura” te suena a chino, no te líes con inventos: un sistema en la nube de pago mensual es lo ideal para ti.

¿Debe ser español?

Respuesta corta: SI

Explicación del porqué: porque un sistema español, viene pre-configurado con el plan general contable legal en este país y eso te evita costes de gestoría. Tú le das los datos al gestor mucho más ordenados que en una montaña de facturas impresas, así que él/ella puede cobrarte menos y usar las horas para revisar tu contabilidad y no para picar tus datos.

Si se modifica el IVA o el IRPF, en un sistema español, viene actualizado y se generan los modelos impositivos correctos. En un sistema extranjero te tienes que hacer cargo tú de la actualización.

Además, los sistemas no españoles no puedes digerir ni gestionar el concepto de un impuesto negativo sobre el total, como sucede con el IRPF. Si trabajas con retenciones, aplicadas en tus facturas o recibidas de tus proveedores, vas mucho más seguro con un sistema local.

¿Qué más es importante, además de facturar?

Respuesta corta: depende. No hay respuesta corta :)

Respuesta larga: todos los sistemas facturan bien, si tu sistema no te permite crear una factura en menos de dos clics: déjalo, estás perdiendo el tiempo.

Lo complejo de elegir un sistema contable es “todo lo demás” que puede llegar a hacer el sistema. Hay tanto donde elegir que sin método, acabas comprando «a peso»: mayor número de funcionalidades por el menor precio aunque no las vayas a usar nunca. Es el «porsiaca» llevado al extremo. 

Aquí te cuento las funcionalidades extras más comunes y cuando vale la pena pagar por ellas:

• Facturas monas y chulas: los sistemas contables suelen tener un grupo de modelos de facturas predeterminado.  Si eres diseñador o similar, seguramente no te convenza ninguna. Si esto es una prioridad para ti, tendrás que pagar la adaptación a tu formato y eso no lo hace todo el mundo.

• Integración bancaria: poder importar los movimientos de tu banco y ver quien te ha pagado o no, es vital si tienes mucho volumen de facturas o muchos clientes remolones. Si tienes poco volumen, puede resultar incluso incómodo de usar, porque para pagar una factura tienes que completar un proceso de 5 o 6 clics.

• Integración con tu tienda online. Seamos realistas: si tienes 4 ventas al mes, puedes funcionar con exportar a Excel e importar al sistema contable. Necesitas una integración automática cuando tienes más de 10 facturas al mes. Las integraciones con sistemas de venta online como WooCommerce o PrestaShop son para grandes tiendas con mucho volumen (más de 100 ventas al mes). Si estás entre 10 y 100, puedes integrar usando Zapier sin coste adicional, pero pocas plataformas españolas están integradas con Zapier.

• Generar modelos de impuestos. Si controlas tus gastos y sabes algo de contabilidad, puede interesarte un sistema que te genere los modelos para presentar a Hacienda con los datos del sistema, para no pagar un gestor. Si no te enteras mucho o te da respeto cagarla, puedes tener un gestor “de consulta” para que lo revise. Si no te enteras de temas contables, vas a tener un gestor que se encargue y no vale la pena pagar extra por esto.

• Lector de tickets de gastos: si tu forma legal es autónomo, no SL, recuerda que no puedes desgravar el IVA de los tickets, así que no sé si vale mucho la pena pagar extra por esta funcionalidad. Si eres SL y tienes menos de 5 tickets al mes, tampoco. Si tienes una SL con comerciales que se desplazan mucho, no debes vivir más tiempo sin esta funcionalidad. Te salvará la vida y las horas.

• Informes detallados: especialmente si vienes de un Excel muy currado, la mayoría de informes que proporcionan los sistemas contables, te sabrán a poco. No hay demasiados sistemas con informes configurables y detallados, será que la mayoría de autónomos no se dedican tanto al análisis como una servidora…

• Gestión de stock/Compras de material: si tienes más de 1000€ en material en stock o generas más de 15 compras al mes, no necesitas un sistema contable sino un ERP (sistema integral de gestión contable de la empresa) y eso sube de precio. Si estás en este caso, me tomaría un minuto para darle una vuelta extra antes de elegir el sistema contable que te prometa arreglarte esto, porque tiene chicha extra y no todos los sistemas contables para autónomos son capaces de gestionarlo bien.

• Integración con otros módulos: como tu CRM, tu sistema de reservas online o tu agenda. Si eres dentista, psicólogo o parecidos, optaría por buscar un sistema especializado en tu sector, porque adaptar los generales será más complicado. Si tienes ciclos de ventas muy largos, una integración con el CRM te dará el total de tu coste de ventas. Sin coste de ventas, estás poniendo mal los precios de tus servicios. 

¿Cómo elegir un sistema de facturación para autónomos?

Para elegir un sistema que funcione, elige una sola (repito: UNA) de las funcionalidades que te he descrito en el apartado anterior. No existe el sistema que las cumple todas y vale 10€ al mes. Asúmelo. O aumentas el presupuesto a 50€/mes o empiezas a descartar cosas.

Es como describir la casa de tus sueños y compararla con tu presupuesto real: nunca coinciden. Acabas comprando la mejor casa que entra dentro del presupuesto. Cuando se trata de elegir tu sistema contable usas el mismo principio: compras lo mejor dentro de tu presupuesto.

Por eso solo puedes elegir una funcionalidad. Por ejemplo, si quieres que escanee tickets, no esperes que tenga buenos informes o que se integre con tu tienda online en WooCommerce. Si necesitas una buena integración con WooCommerce, no esperes facturas súper molonas o que te genere los modelos legales de impuestos. ¿Ves como funciona?

Es como buscar un restaurante BBB: o es bueno y bonito, pero no es barato. O es bonito y barato pero no es bueno, o es bueno y barato pero no es bonito. Tienes que elegir qué es prioritario para tu negocio.

Cuando hayas decidido lo imprescindible, puedes elegir una segunda funcionalidad importante. Así que tendrás DOS temas claves que debe solucionar el sistema contable elegido.  No hagas trampas al solitario, son solo dos y no tres, ni cuatro ni cinco.

Solo una funcionalidad imprescindible y otra importante. El resto no cabe si quieres elegir un sistema contable por debajo de los 15€/m.

¿Cómo valorar los sistemas que encuentres online?

La semana próxima hablaré del tema.

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