Empecemos por el principio: si tienes un negocio online y una agenda de papel, no vas a escalar. La integración papel-online aún no está ni en beta. Si vas a montar un  negocio online para crecer y sacarle rentabilidad, tienes que migrar a una agenda online. Yo te recominedo usar Google Calendar y aquí te cuento 3 trucos aprendidos después de años de ayudar a emprendedoras online a migrara a Calendar.  

Sé que algunos de estos 3 trucos son “anti-sistema” pero te aseguro que están basados 100% en la realidad de montar las tripas de negocios online desde 2016. Si piensas que Google Calendar “no te acaba de funcionar”, sigue leyendo, porque igual encuentras la respuesta que te hace «clic» y te ayudar a usar Google Calendar al máximo de sus posibilidades. 

 No uses calendarios compartidos

Google Calendar es maravilloso porque permite compartir múltiples calendarios. Si una cosa he aprendido en estos años es que tener tu agenda partida en 5 calendarios es un problema más que una solución a la hora de crecer y delegar. 

Cuando pasas de un negocio unipersonal a tener una asistente virtual, necesitas que lo sepa todo. Es así. Si gestiona tu agenda, necesitas tener acceso a la agenda completa. Si tienes un calendario personal, otro del despacho, otro de proyectos y otro de ventas… Tienes que gestionar el acceso a 4 calendarios a la vez. Un solo clic y se puede montar un desastre agendístico que te cueste una venta. 

Recomendación práctica: usa los colores en un calendario único. 

Cambiar el color de un evento es fácil (clic derecho) y no hace falta editar la cita. Para cambiarla de calendario, hay que editar en el editor completo: dos clics y aún no has cambiado nada. Desde el móvil ni te cuento. No es recomendable. 

Mi código de colores (por si te sirve)

1. Azul marino: facturable, horas de clientes
2. Verde: ventas, marketing y promociones
3. Lila: temas personales (horas no disponibles)
4. Amarillo: actividades no de negocio, como formación interna. 

No uses el “azul estándar”, de eso modo sabes que esa cita no está tratada. Cuando delegues y crezcas verás que esto te salva la vida!

Usa Citas, recordatorios y tareas

Cuando clicas sobre el calendario, tienes varias opciones: crear una cita, un recordatorio o una tarea. Cada una funciona diferente. Ponerse “citas con una misma” no es la mejor de las opciones y te cuento porqué. 

EVENTO/CITA: ocupa tiempo en tu calendario y no permite reservar esa hora desde herramientas externas

ATENCION: Si usas Calendly, por ejemplo, y te pones muchas citas contigo misma, tu agenda aparecerá bloqueada y tus clientes no encontrarán huecos disponibles. A no ser que tu estrategia de marketing sea la escasez extrema, no es una buena idea.

RECORDATORIOS: Lo que más me gusta de los recordatorios es que se mueven al día siguiente si no los completas. No están fijos en un dia ni ocupan horas de tu agenda disponible para clientes

Los recordatorios son mis favoritos. Si tiendes a los fallos de memoria, usar recordatorios puede ser la solución.

Imagina que tienes que actualizar un enlace de tu web. No es urgente pero no debes olvidarlo. Lo apuntas para dentro de 3 semanas. No se mostrará hasta que llegue la fecha, pero a partir de esa fecha se mostrará cada día hasta que lo completes.

A mi me encanta y me controla: si hay más de 10, toca sentarse y dedicar un par de horas a “liquidar temas”.

TAREA: se muestran en la barra lateral de Calendar. Es la versión digital de las 80 cosas que tienes en la lista de pendientes. Yo personalmente no las uso porque me agobia mucho ver la lista entera, pero si te relaja tener la lista y poder visualizar todo lo pendiente en el calendario, adelante!

Da acceso a tu calendario

Publicar no es compartir. Publicar es dar visibilidad a tu calendario único y actualizado a las personas que lo necesitan.
Mi recomendación es que uses una aplicación tipo Calendly que permite a tus clientes reservar citas sin tener acceso directo a tu Google Calendar. Parece increíble, pero aún hay mucha gente que no usa Google Calendar y no podrán ver tu disponibilidad ;)

Publicar tu horas disponibles te ahorrá centenares o miles de euros en llamadas, whatsapps, consultas, mails, etc, etc. Es un cambio para tu gente, lo sé y eso siempre da miedo por si alguien se pierde por el camino.

Piénsalo como clienta: buscar un masajista en tu zona o una peluquería porque te ha quedado un hueco en la agenda esta tarde. Llamas y llamas y nadie te contesta. ¿Cómo te hace sentir? No necesitas hablar con la persona responsable para preguntarle si está libre, solo necesitas acceso a su calendario.

Truco extra si usas calendly:

Usar un sistema de reservas online, te permite mandar a tus nuevos clientes directos a tu lista de contactos sin tener que hacer ni un solo clic extra. ¿mola?

Puedes lograrlo con integración directa o via Zapier. ¿Lo montamos?

¿Necesitas una visión más básica de Google Calendar para empezar con buen pie? ¿Quiere migrar y quieres ayuda para consolidar calendarios? ¿Calendly te suena interesante pero raro?

Nos sentamos juntas y en 2 horas, lo resolvemos aquí y ahora. No es un curso para que lo hagas sola, es un mano a mano para dejarlo funcionando

Si quieres una comparativa más extensa sobre Gsuite y Outolook puedes verla en este artículo. No es estéticamente mi mejor logro, pero es una comparativa extensa de los dos sistemas en varios aspectos.