La agenda de tu negocio es la línea de flotación te mantiene dentro de un cierto orden. Tal como analicé en el artículo anterior, usamos la agenda para mil cosas de las más diversas. Pero cuando hablo con emprendedores de cómo gestionan la agenda, surge siempre la “fatídica pregunta”

 

¿Es mejor Outlook o Google Calendar?

 

Hoy respondo con la mayor neutralidad posible, para autónomos superados, que sienten que han perdido el control de sus horas y a veces, de sus vidas, pero que andan siempre justos de presupuesto.

 

Outlook vs Calendar, en realidad es una comparación a cuatro bandas

 

Antes de empezar, te aclaro que la pregunta “ Outlook o Calendar” no es una elección entre 2 sino entre 4. Te cuento brevemente qué es cada opción para que comparemos justamente. No puedes comparar Outlook Server con Calendar gratuito porque no son equivalentes.

 

  1. OUTLOOK Server: este es el outlook que has tenido toda la vida si trabajabas en una gran empresa. Es el outlook donde puedes ver la disponibilidad de todos tus compañeros para ver cuál es el mejor hueco disponible para la reunión. Este es el outlook al que no puedes acceder desde tu casa por internet.
  2. OUTLOOK 365: es la versión en la nube de outlook. Funciona más parecido a calendar que al outlook clásico porque puedes acceder con usuario y contraseña desde cualquier lugar, con las mismas funcionalidades de outlook server.
  3. GOOGLE GSuite: es el “google de pago”, con el correo de tu dominio en vez de “gmail.com”.  Es la versión de empresa de google que te permite algunas funcionalidades adicionales para la gestión de equipo que no tiene un gmail gratuito, pero en cuanto al calendario las funcionalidad son muy parecidas.
  4. GOOGLE Calendar gratuito: es el calendar que viene con tu gmail gratuito.

 

Coste de instalación y puesta en marcha

 

¿Qué se valora en este apartado?

  • El dinero que debes pagar para tener acceso al calendario, ya sea en licencias, en pago por uso, en servidores, en formación, etc
  • Las horas que debes dedicarle a ponerlo en marcha hasta que queda configurado y funcionando

OUTLOOK Server:  🙁  

Debes poner en marcha un servidor, comprar licencias de outlook servidor y de outlook cliente, instalar el outlook en tu ordenador, configurar el sistema y asegurarte de que sabes mantenerlo. Montar esto si eres menos de 50 personas en la empresa es una locura.

Coste: se acercará a una cifra con tres ceros.

OUTLOOK 365:  😐 

Entrar comprar y agregar tu dominio. Es igual de fácil que gmail profesional en este caso, pero hay que hacer cambios en la configuración de tu dominio. Esta parte puede requerir ayuda técnica si no te aclaras. No he probado la linea de ayuda de microsoft, así que no puedo opinar. si lo has hecho, cuéntamelo please.

Coste 8,80€ al mes por usuario (incluye el paquete Office legal)

Gsuite Calendar: 😐

Igual que Outlook 365 es rápido pero requiere que configures cambios en tu dominio. Aquí google excelente. Te llaman en menos de 5 minutos, te ayudan a configurarlo y se aseguran que queda funcionando correctamente. No tengáis miedo. Solo necesitáis la contraseña de vuestro dominio a mano y ellos se encargan.

Coste: 3,33€ al mes por usuario (incluye la suite de herramientas google).

Gmail Calendar: 🙂

Más facil imposible. Lo descargas, creas tu cuenta y a funcionar.

Accesibilidad a tus datos:

 

¿Qué se valora en este apartado?

  • El acceso a tus datos cuando no tienes internet
  • La facilidad para acceder cuando no tienes tu ordenador a mano, ya sea desde un movil o un ordenador ajeno

OUTLOOK Server:  🙁  

en la mayoría de casos el outlook está instalado en tu ordenador, así que puedes acceder a todo sin conexión a internet. No puedes ver los calendarios de tus compañeros sin acceso a internet, pero puedes consultar tu agenda desde el ordenador offline.

La configuración de la aplicación móvil requiere que la haga un experto de la empresa ya que implica temas de seguridad y accesos a los servidores.

OUTLOOK 365:  🙂

la versión 365 es solo accesible por internet. Puedes configurar una copia local de la agenda, pero entonces estarás como en la versión server.

Por el contrario, la integración a movil es sencilla a través de la aplicación de outlook. Así que mientras tengas datos en el movil, tienes acceso a tu calendario

Gsuite Calendar: 🙂

: Google está pensado para trabajar con conexión y muy centrado en la facilidad de uso en movil, pero eso implica que sin conexión no eres nadie. Es una de las complicaciones de Google, te metes en el metro sin cobertura, y no puedes consultar la dirección a donde vas.

En mis dos años de uso, tengo que decir que el calendario a veces me hace cosas raras. Citas que creo desde el ordenador, no se ven bien en el movil y viceversa.

Gmail Calendar: 🙂

Para accesibilidad, tanto la versión de pago como la versión gratuita funcionan igual en google.

Compartir calendarios

 

¿Qué se valora en este apartado?

  • Capacidad de ver los calendarios de tus compañeros para buscar la fecha perfecta sin tener que cruzar 2000 mails
  • Capacidad de compartir tu disponibilidad online, por ejemplo para permitir reservas de citas directamente en las horas libres, sin que te tengan que llamar o escribir.

OUTLOOK Server:  🙁  

Outlook server es maravilloso para ver la disponibilidad de todo el mundo. Una ves lo has probado, siempre lo echas de menos. Eso de poner a todos los participantes, las salas y buscar la columna que queda libre, no tiene rival.

Ahora, estás bloqueado y sin opciones cuando tienes que invitar a alguien externo, porque no pueden ver tu calendario.

OUTLOOK 365:  🙂

al ser online, Outlook resuelve el problema eterno de compartir tu calendario con el cliente para que se ponga las reuniones cuando le vaya bien. I sigues teniendo el calendario combinado interno.

Si tienes clientes que sufren de “reunionitis” y sois varios en la empresa, más freelancers externos, más varias personas del cliente esta es posiblemente tu mejor opción para no volverte majara del todo gestionando por telefono o correo la cuadratura del círculo.

Gsuite Calendar: 😐

Si vives en la situación anterior, gmail no te acaba de dar todo lo que necesitas. Pero te permite publicar tu disponibilidad online para reservas directas. Si eres consultor, coach, o parecidos, resulta super util porque tienes la agenda lista en tiempo real y evitas las dobles reservas de la misma hora por error.

Gmail Calendar: 😐

La funcionalidad es parecida, pero no puedes ver la disponibilidad de “tu equipo” porque no lo tienes. Y pierdes la opción de reservas de salas y otros dispositivos.

Integraciones con otras aplicaciones

 

¿Qué se valora en este apartado?

  • Facilidad de traer información de otros sistemas a tu calendario (por ejemplo citas del CRM) para mantener un único calendario madre donde tengas todo lo que tienes que hacer
  • Facilidad para permitir que otros sistemas consulten tu disponibilidad en el calendario, para evitar quedar con dos personas a la misma hora.

OUTLOOK Server:  🙁  

No es factible. Si necesitas muchas integraciones, esta no es tu opción

OUTLOOK 365:  😐

poco a poco se van integrando más aplicaciones, pero Microsoft no se caracteriza por facilitar la integración, sino más bien lo contrario: intentan mantener un sistema cerrado en el que siempre tengas que comprar otro producto Microsoft.

Gsuite Calendar: 😐

Aquí google gana la batalla de largo. Su política pro-integración les hace los reyes de enviar citas a tu calendario y leer información de horas libres. Calendar se integra con la mayoría de sistemas online en la nube y te permite mantener la integridad de tu calendario sin mover ni un dedo.

Gmail Calendar: 😐

pemite la misma funcionalidad que Gsuite. De hecho muchas empresas disponen de un gmail gratuito a pesar de tener su correo en outlook para disfrutar de algunas de las ventajas de calendar

Resumen y recomendaciones finales

 

Si eres  autónomo y no tienes equipo, Google Calendar te da lo que necesitas en cuanto a movilidad, disponibilidad y facilidad de uso a un coste imbatible. Y, por favor, no uses Gmail gratuito para gestionar tu empresa. Da una sensación de “cutre”, de profesional que no puede ni gastarse 40€ al año, pagados mes a mes. No necesitas esa imagen de tu empresa.

 

Si sois un equipo de más de 5 y vivís de reunión en reunión o no vais a prescindir en la vida del paquete Office, valorad un Office 365, pero el coste sube bastante más de 40€ al año por persona.