Todo negocio tiene una agenda. Si además eres autónomo unipersonal, esa agenda es tu vida: citas de médico, visitas de profes del cole, cafés con los amigos, eventos de networking, citas con proveedores, citas con clientes…. ¿Te suena? Si tienes un calendario lleno de colorcitos y notas y aún así no te aclaras, no dejes de leer.

Hoy estoy de vuelta con una rueda. La rueda de hoy es de sistemas de gestión de agenda para tu negocio. Si eres nuevo en las “ruedas”, se trata de ordenar varios de los sistemas posibles en los cuatro cuadrantes que forman dos ejes. Una rueda es un gráfico como este:

Los dos criterios de hoy son: el número de agendas y el uso que les das.

Criterio 1: ¿Para qué usas la agenda?

Puede parecer una pregunta tonta, pero después de tantos años he visto a los autónomos usar la agenda para mil cosas. Te cito alguna de las más frecuentes:

• Para apuntar citas con otras personas. Esta es la razón de existir de una agenda. Lo básico. Se crearon para esto. No lo olvides cuando leas las demás.
• Para acordarse de llamadas pendientes: te pones una cita a tu mismo en la agenda para reservarte tiempo de llamar. Además la mayoría de sistemas te avisan de que deberías llamar y resulta muy práctico.
• Para reservarte tiempo, por ejemplo para crear un curso o para ponerte a pasar facturas a final de trimestre. Te lo reservas para no ponerte otras citas.
  Para facturar horas: si eres consultor, profesor, coach, etc. te apuntas de un color concreto las horas facturables y las cuentas a final de mes.
• Para planificar lanzamientos y proyectos: recuerdo verlo en un curso de pago de Laura Ribas y ¡casi me da un pasmo! Pero si ella lo promueve, será que hay mucha gente usando la agenda para planificar el año.

¿Le das otros usos? Cuéntamelos que siempre es bueno ampliar la lista :)

Cuántos más usos le des a la agenda, menos adecuado es Google Calendar o el calendario de Outlook.

Criterio 2: ¿Cuántas agendas usas?

Si eres de agenda única con colores te sorprenderá la pregunta, pero si manejas varios proyectos, reservas de varias salas o parecidos, es un criterio relevante. Por ejemplo, si manejas proyectos grandes con clientes, tienes una agenda para cada proyecto. Si tienes un centro de terapias o un coworking, cada sala tiene su agenda.

Cuántas más agendas gestiones, más complejidad al configurar el sistema de agenda de tu negocio.

¿Qué sistema de agenda es mejor para tu negocio?

1 sola agenda, con 1 solo uso (citas con otras personas): Agendas clásicas

Clásico autónomo con empresa de servicios (como la que suscribe). Aquí te sirve casi cualquier sistema de agenda. Los reyes del lugar son Google Calendar y Outlook.

Se trata de agendas sencillas sin excesivas prestaciones más allá de colores y comentarios.
Si dudas sobre cuál es la adecuada, la próxima semana dedicaré todo el artículo a comparar estas dos opciones.

1 sola agenda, con múltiples usos: no es una agenda

Con cariño, pero estás usando el sistema equivocado. Si usas la agenda para citas, llamadas, facturar horas a clientes, programar lanzamientos, etc. estás estirando la agenda más allá de sus límites naturales y por eso vas perdido.

Si la usas para apuntar muchas llamadas y recordatorios, un CRM te va a solucionar el problema mucho mejor (y todos llevan agenda de citas). Algunos de mis favoritos:

• SumaCRM: gratuito: el sistema de recordatorios está muy logrado
• ZohoCRM: gratuito: me gusta mucho la integración de llamadas sobre móvil
• TeamLeader: de pago y caro, pero el sistema para agendar tareas en tu calendario es lo mejor del mercado de largo.

Si la usas para planificar lanzamientos, proyectos, facturación a clientes, pásate a un sistema de gestión de proyectos y tu vida mejorará de golpe. Aquí van algunas opciones:

• Billage: si usas la agenda para contar horas a facturar, Billage te da proyectos y facturación integrados. A mí me salva la vida.
• Wrike /Asana: si estás habituado a planificar proyectos colaborativos con varios proveedores, verás la luz.
• Trello/TribeScale: si eres más de compartir comentarios y documentos estos sistemas son más flexibles y adaptables.

Múltiples agendas para 1 solo uso (citas con otras personas): sistema de reservas

¿Puedes tener múltiples calendarios de Google públicos? Puedes. ¿Es un apaño que funciona? Funciona, pero te da más trabajo administrativo que servicio. Si usas un sistema de reservas verás que el excel y el boli se alejan de tu vida a la velocidad de la luz, y al final de mes cuadra todo al céntimo.

Hace tiempo que ando investigando para encontrar un buen sistema de reservas con pago online seguro y fácil, y no he encontrado nada que me convenza mucho.

Para reservas de salas/consultas/horas/formaciones sin pago online:

• Calendly: si tienes varias salas necesitas la versión de pago, pero se integra con tu Google calendar casi sin esfuerzo.
• Reservio: es bonito, funcional, uno de mis favoritos

Para reservas de salas/consultas/horas/formaciones con pago online:

• Bookitit: muy enfocado a negocios tipo centros de salud, la parte de facturación y cobro no es del todo intuitiva.
• Inscribirme: esta gente tienen un sistema para reserva y pago de pistas de padel que me gusta mucho y es 100% adaptable a una consulta o a un coworking, pero de momento no tienen la adaptación hecha.

Múltiples agendas con múltiples usos: hora de invertir

Perdona la sinceridad, pero lo que tu tienes no es una agenda, es un follón. Si tienes un negocio que crece, te volverás majara gestionando esto. Ha llegado el momento de invertir en un software más robusto que automatice toda la parte de reservas, pagos, facturación, etc. para que tú te dediques a vender más y no a cuadrar excels.

Elegir la combinación de sistemas correcta en este caso es vital para no frenar el crecimiento de tu empresa. Si te apetece le damos una mirada juntos.

¿En qué cuadrante estás? ¿Qué sistemas estás usando para gestionar la agenda de tu negocio?