Este artículo te enseña mi método para elegir el sistema de facturación para autónomoms y pequeñas empresas que mejor se adapta a ti. Si quieres el método completo, con plantillas y explicaciones detalladas, lo puedes descargar al final del artículo.
Es obvio que un sistema de facturación debe facturar, así que no valoraré esa funcionalidad sino todas las complementarias que tanto complican la decisión.
PASO 1: ELEGIR TU IMPRESCINDIBLE.
¿Qué es un imprescindible?
Es una funcionalidad sin la cual tu empresa cierra en menos de 6 meses y tú mueres en el intento.
Debes elegir una sola cosa que tu nuevo sistema tiene que hacer sí o sí. Ese dolor que te duele cada día, que no te permite avanzar.
Aquí tienes un par de ejemplos de imprescindibles:
- Gestión de stock si tienes mucha rotación o mucho dinero invertido en stock. Necesitas saber si esta área está matando la rentabilidad de tu negocio
- Integración con tienda online, si tienes más de 10 ventas al mes.
Ejemplos de NO imprescindibles en sistemas de facturación:
- Facturas más bonitas: salvo que tu trabajo sea crear modelos de factura preciosas.
- Informes más detallados: salvo que uses el sistema para analizar negocios ajenos como consultor.
PASO 2: ELIGE UN SOLO IMPORTANTE
¿Qué es un importante?
Es una funcionalidad sin la que podrías aguantar hasta 12 meses, pero que vas a necesitar en el próximo año para poder mantener a flote tu negocio.
Si por ejemplo ahora vendes poco online, puedes sobrevivir con un sistema gratis que no se integre con tu tienda online, pero si escalas volumen, necesitarás de esa funcionalidad en los próximos 12 meses. No elijas un sistema que no sea integrable con tu sistema de generación de pedidos y pagos online. O no elijas un sistema de pagos y pedidos online incompatible con tu sistema de facturación. En cualquier otro caso en un año tendrás que cambiar uno de los dos.
¿Por qué solo un importante?
Porque para ti TODO es importante. Aunque sea complejo, debes elegir solo un dolor importante que vas a solucionar aquí y ahora. Más adelante puedes ir solucionando los siguientes. Si no tomas esta decisión, no podrás empezar a progresar y crecer como te mereces.
PASO 3: BUSCAR EN GOOGLE
Cuando tienes un imprescindible y un importante, puedes afinar la búsqueda en google.
Ejemplo:
Antes del paso 1 y el paso 2, buscabas: “sistema contable para autónomos” y te salía este artículo mío :)
Cuando tienes un imprescindible y un importante buscas:
“sistema de facturación para autónomos español con gestión de stock e integración con Woocommerce”
Haz la prueba. Verás que el resultado es distinto. El resultado de la segunda búsqueda te dará sistemas cuya misión y diferenciación es cubrir tus mayores dolores. Será mucho más fácil entenderse con ellos.
PASO 4: VALORAR LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN PARA ELEGIR EL MEJOR
Si quieres usar la plantilla puedes descargarla aqui
Realiza la búsqueda en google tal como te he mostrado en el paso 3.
Apunta el nombre de los sistemas de facturación que te muestre Google en las páginas 1 y 2 de la búsqueda.
Apunta el nombre, el precio para ti y valora cómo cumplen tu imprescindible y tu importante. Si tienen 15 días gratuitos de prueba, date de alta y prueba a realizar un par de transacciones de las que consideras imprescindibles e importantes.
ATENCION: no te lies a generar todo lo que harías en tu día a día de tu negocio. Céntrate en 2 cosas: tu imprescindible y tu importante. Sino, este ejercicio puede durar días. Debes cerrar este tema en máximo 3 horas.
¿Cómo valorar cada sistema?
Esta es la escala que recomiendo a mis clientes:
- Lo he completado sin consultar la ayuda, me ha sido super natural y el resultado me cuadra tal como está.
- He tenido que consultar la ayuda, me ha costado algo, pero me podría adaptar. El resultado me cuadra tal como está.
- Me ha costado un huevo completar la transacción, he tenido que recurrir a video youtube o el chatbot del proveedor. No sé si me acordaría de hacerlo solo, pero el resultado me cuadra tal como está.
- Lo he completado (con o sin ayuda) pero el resultado no me cuadra con lo que necesita mi negocio.
- No he logrado completarlo. No sé si me cuadra.
PASO 5: ELEGIR EL MÁS ADECUADO
Si encuentras uno que tengo 1 y 1 en tu imprescindible e importante y te cuadra por precio, quédate con ese. No le des más vueltas. No será perfecto para TODO lo que quieres mejorar en tu negocio pero te resolverá los dos temas más vitales que necesitas resolver este año.
Recuerda: un sistema online de 15€/mes no es una hipoteca de 300.000€ a 35 años. Es un alquiler temporal de una habitación de hotel sin fianza ni depósito. Si dentro de un año necesitas cambiar, puedes cambiar sin palmar pasta.
RECOMENDACIONES FINALES:
Si es tu primer sistema contable pruébalo con todo lujo de detalles: factura, cobra, compra, paga, remesa, mide rentabilidad, añade productos, añade clientes, da de baja clientes, da de baja productos, cancela pedidos, devuelve compras, etc etc. Este ejercicio te ayudará a darte cuenta de cuánto puede hacer un sistema contable online por ti y de qué es imprescindible e importante.
Y sobre todo: NO LE PREGUNTES A TU VECINO QUÉ USA. Su negocio y el tuyo no tienen NADA que ver. Es como comprarte la misma talla de pantalón que tu vecina: si te queda como un guante es pura chiripa. Lo más normal es que ni te abroche o se te caiga. Lo mismo con tu sistema contable. No aceptes recomendaciones por la pereza de seleccionar tú mismo.
Si tienes una pereza enorme, puedes pásate por mi web, contrata un pack de horas y te compro el sistema que te quede como una segunda piel. No hagas el tonto con los números de tu negocio. No vale la pena.