Me reí mucho con este anuncio porque me recuerda a mí misma y mis manías de vivir sin papel:
Cuando la abogada que me gestiona el tema LOPD me preguntó si tenía archivos físicos de mis clientes, le contesté: «No tengo impresora». La pobre se quedó a cuadros.
No tener impresora ha sido el nivel 4.0 de mi propósito de eliminar el papel. ¿Quiere decir que no imprimo nada de nada? No. Para mi desgracia, aún me obligan a usar papel para algunas cosas.
Pero si tengo que imprimir algo, voy un momento a la papelería de debajo de casa y lo imprimo. Es como no tener coche. No es que nunca lo uses, es que haciendo números no te sale a cuenta que sea de tu propiedad los 365 días del año.
Trabajo desde casa, y no vivo en una mansión, así que no tener impresora me ahorra un espacio muy importante en mi mesa de trabajo. Hace unos 3 años cuando empecé con ITSGlobal, lo primero que hice fue comprar una multifunción (fax, impresora, escáner, copiadora). La verdad es que la usé poquísimo y sobre todo como escáner. La siguiente vez que tuve que imprimir algo, la tinta estaba seca y el aparato no funcionaba. Así que decidí dar el paso: no comprar otra.
Además de ayudar a reducir la basura del mundo y la tala de árboles, no usar papel tiene otras ventajas para tu negocio: ahorro de tiempo (mucho) y dinero.
Hoy te traigo mis 5 trucos básicos para empezar a gestionar tu negocio sin papel. ¿Te atreves a probar alguno? ¡Cuéntame cómo te ha ido!
Juro que no dañan la salud, pero sí advierto que, cuando empieces, no podrás parar de eliminar papel :-)
Tarjetas de visita
QUÉ HORROR. Vas a algún evento y vienes con un taco que quieres guardar como contactos en algún sitio para convencerles de que tus productos son lo que necesitan.
- Para empezar: Usa Gmail profesional (es decir, con tu dominio) y, cada vez que mandes un correo, el destinatario se guardará como contacto. Así, a medida que envíes los correos para ofrecer tus servicios, se irán añadiendo a tus contactos.
- Si te animas: Usa una app de lectura de tarjetas. La que mejor funciona es ABBYY. Yo hago las fotos directamente en el evento/feria y subo los contactos a Gmail, y de ahí al CRM donde se genera una tarea pendiente de «contactar esta semana». Tardo 2 segundos y, aunque se me pierdan las tarjetas físicas, no pierdo nada de información.
Generar Facturas
¿Cuánta gente te pide que les envíes la factura en un sobre por correo postal? Alguno hay, pero cada vez quedan menos.
- Para empezar: Si generas facturas «manuales», o sea en un Word, genéralas en Google Docs. Eso te permitirá enviarlas automáticamente cada vez que las dejes en una carpeta concreta.
- Si te animas: Genera las facturas con un sistema contable, como QUIPU o Billage, y estarán siempre ahí, guardaditas y ordenadas. Si tienes pagos recurrentes, como los míos, déjalas programadas y se generarán y se enviarán sin mover ni un dedo.
Archivar facturas recibidas
La norma es no guardarlas en papel. En el 90% de los casos tienes acceso a la factura en formato PDF. Si aún te llegan facturas de luz, agua o gas en papel, sácales una foto con el móvil y súbelas directamente (¡te animo a registrarte en las oficinas virtuales!).
- Para empezar: Guarda todas las copias digitales en una carpeta que se llame «facturas proveedores». Si eliges bien el nombre de la factura, encontrarlas no te supondrá ningún problema. Yo, en general, pongo: PROVEEDOR_fecha_concepto. Por ejemplo: «mailchimp_enero16_suscripción» o «Laura_20160310_ruedacrm».
# Importante lo de las fechas: Si pones el año primero, luego el mes y el día, cuando ordenas los archivos por nombre, te quedan ordenados por fecha a la vez.
2. Si te animas: Cuando te llega una factura, la subes directamente al sistema contable, aunque solo sea con la foto y el número. Si tienes un buen sistema contable, como QUIPU, puedes hacerlo en 5 segundos sacando una foto desde el móvil. Así tu contabilidad está siempre al día y pasas menos tiempo con «tareas basura» (o le pagas menos horas a tu gestor).
Presupuestos y propuestas
¿En serio las imprimes? ¿Para qué? Esto es una reflexión personal que cada uno hace a su ritmo. Escribes la propuesta en el ordenador, ¿correcto?, luego la imprimes para revisarla en papel y vuelves a editarla en el ordenador… ¿Ves algún paso prescindible?
- Para empezar: Tienes propuestas estándar en la que ajustas el precio y la descripción del producto. Pues genéralas automáticamente desde una plataforma como Holded o Billage y te ahorrarás horas y horas.
- Si te animas: Si trabajas con proyectos, ¿por qué no das acceso a tus clientes al documento para elaborarlo conjuntamente? Puede ser un gran valor diferencial y te dará una información muy valiosa en el proceso de ventas.
Listas de tareas
Gran controversia es la que hay con este tema (de ahí el video). Si eres una persona disciplinada, ordenada y estructurada, puedes saltarte este truco. Por el contrario, si tu cabeza se despista con cada idea, te asalta la falta de memoria en el momento menos propicio y sientes que no tienes claro lo que toca esta semana, sigue leyendo.
- Para empezar: Pásate a las listas de tareas digitales. ¿Por qué? Porque van siempre contigo. Es como la lista de la compra, la llevo en el móvil porque así puedo hacer la compra correcta en cualquier momento. Lo mismo con las tareas. Si tengo un rato «suelto» y mi lista de tareas pendientes a mano, puedo resolver en vez de esperar.
- Si te animas: Agenda digital. Este es un gran reto si eres de los amantes de la agenda de mano. Pero migrar a la agenda digital te da la posibilidad de que tus clientes reserven sus citas online sin que muevas ni un dedo. ¿Te imaginas? Te ahorrarías todas las llamadas de «¿A qué hora tienes libre?»
¿Para qué sí uso el papel? Para pensar. Cuando necesito estructurar un curso, pensar una solución para un cliente, dibujar el flujo de información para un negocio, etc. Luego lo paso a «limpio» y ese papel se recicla.
Piensa por un momento: ¿qué le pasaría a tu negocio si te roban la mochila/bolso con el ordenador, el móvil, la agenda y todos los papeles? Si te estresas solo con pensarlo, elige uno de los 5 trucos y empieza hoy mismo.