Hace dos semanas que hablamos de efectividad. De qué es y cómo conseguirla. Hoy hablamos de cómo medir si eres efectivo en tu trabajo. Ya sabes que medir significa usar tecnología, pero no temas: te lo cuento paso a paso. Como siempre, empecemos por las definiciones.

¿Qué es un timer?

Timer es una palabra inglesa que deriva de time (tiempo) y tiene esa gracia del idioma inglés de condensar toda una frase en 5 letras. Un timer es un sistema para medir las dedicaciones de tiempos a tareas, pero timer es más fácil de usar y decir.

Un timer es un espacio donde apuntas una tarea y los minutos/horas que le has dedicado.ç

¿Qué tipos de timer existen?

Si tienes un pasado oscuro de consultor, como la que suscribe, habrás pasado por todo tipo de “timers” para contarle a tus jefes qué cliente va a pagar tu sueldo este mes.

Para facilitar la decisión, vamos a distinguirlos por funcionalidades. Todas las opciones están disponibles en físico y digital.

Si apuntas los minutos en una libreta, eso es un timer físico. Si lo apuntas en una app del móvil, puedes hacer unos gráficos muy chulos. Y si lo tienes en la nube, es 100% resistente a la lavadora.

• Timer simple:

  se trata de apuntar los minutos al lado de una tarea. Como si fuera una hoja de Excel. No lo has planificado por adelantado. Lo apuntas a medida que vas terminando tareas.

• • Este tipo de timers son fabulosos si nunca has usado uno. En una semana te hacen una radiografía completa de tu pérdida de tiempo.

• • El problema es que como no entras los datos de modo muy ordenado, cuando intentas sacar conclusiones tienes que limpiar datos. Por ejemplo, si has puesto “preparase para ir al cole – 45min” y en la siguiente linea “batalla matinal – 45m”, no podrás sumar esos tiempos juntos.

• Timer con planificación:

  en este tipo de timers, además de apuntar lo minutos reales que dedicas a una tarea, introduces los minutos que tenías previstos dedicarle a esa tarea. Así, al final del día puedes ver si has cumplido tu plan o no.

• • Son muy prácticos para gente con un grado de disciplina elevado. Es decir, que se ponen a una tarea y no se despistan. En estos casos, te proporcionan mucha información valiosísima sobre tus tarifas y su ajuste a la realidad.

• • Son terribles si eres de los que se despistan mientras trabajas. No hay nada peor que enfrentarse a un plan no cumplido cada día. Pasa a este tipo de timers cuando lleves un tiempo largo usando timers simples. El simple ya te dice si te has despistado, no hace falta que encima te recuerde lo que no has hecho…

• Timers con ingresos y gastos:

  este es el summum de los timers. Son como mini sistemas de gestión de proyectos. Te permiten asignar horas a un cliente, pero también ingresos y gastos, de modo que puedes ver rápidamente qué clientes son más rentables. Se trata de introducir gastos de gasolina, metro, parking, comidas, etc. a cada cliente en concreto.

• • Son ideales para consultores, médicos, terapeutas que tenemos bloques de horas grandes dedicados a un cliente concreto. Si los usas en una app de móvil tienes tus datos de rentabilidad actualizados en tiempo real.

• • Hay muy pocos enlazados a contabilidad válida en España, de modo que este tipo de sistemas son meramente informativos. Tendrás que pasar los datos a tu sistema contable después, muy probablemente a mano.

¿Qué timer es mejor para ti?

Como es habitual en el blog, te doy dos criterios y cuatro cuadrantes para que decidas.

Criterios para decidir:

• Necesidad  de datos en tiempo real:

Si necesitas tenerlo todo al día para poder funcionar, estarás más a la derecha. En este caso, no puedes esperar a mirar tu excel para saber si un proyecto está pasado de horas. Si estás en la mitad izquierda, puedes vivir hasta final de mes para tener el dato de rentabilidad.

• Número de gente que usa el timer:

Cuando entras horas tuyas para ti mismo, es fácil entenderte y acordarte de esa hora que has olvidado. Si sois 2 o 3, podéis hablarlo juntos para cuadrar horas que falten. Si sois más y encima no estáis en la misma oficina, necesitas una estructura algo más rígida para poder sumar las horas de todos.

Cuadrantes posibles:

• Baja necesidad de datos en tiempo real y equipo pequeño:

Puedes hacerlo en Excel o en un papel, si estas tú solo. Este es el cuadrante de inicio de toda empresa. Crear el hábito de medir horas desde el principio te hará crecer más deprisa, porque evitará que pierdas dinero sin saberlo.

• Baja necesidad de datos en tiempo real y equipo más grande:

Necesitas algo simple que todos podáis usar del mismo modo. Ya sean apps para equipos o pequeños sistemas de proyectos como Billage, Teamleader o Air Table.

• Alta necesidad de datos en tiempo real y equipo pequeño:

Una app de móvil te dará lo que necesitas. La puedes actualizar rápido y te da datos acumulados. Una de las que más me gusta es TimeSheet o Timely si usas Mac.

• Alta necesidad de datos en tiempo real y equipo más grande:

Aquí tienes que plantearte una inversión en un sistema de proyectos con timer. ¡Atención, porque no todos los sistemas de proyectos tienen buenos timers! Wrike o Avaza son de los que más me gustan. Para los fans de Asana, también es una opción.

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