¿El backstage de tu negocio es un caos de tareas pendientes? ¿Los sistemas de gestión de proyectos pueden ayudarte a organizarte?

¿Empiezas 15 nuevos proyectos y no terminas ninguno? ¿Puedes mejorar tu eficacia con los sistemas de gestión de proyectos?

Tu capacidad para enfocarte va a reflejarse de un modo u otro en los resultados que verán tus clientes.

En un pequeño negocio, no basta con tener buenas ideas: hace falta llevarlas a la realidad para que generen ingresos. Pasar de una idea a un producto requiere coordinar tareas múltiples y diversas que tu cabeza no puede recordar junto con el otro millón de cosas que te piden tus clientes.

Si sientes que tu negocio se descontrola, es el momento de organizarse con alguno de los sistemas de gestión de proyectos.

¿Qué son los sistemas de gestión de proyectos?

Digo sistema y no software porque un software en sí no arregla nada. Cambiar el modo en que gestionas tus tareas pendientes para conseguir tus objetivos es un mix entre pensamiento y software. Requiere método a la hora de planificar y la selección del software que encaja.

Si quieres saber más sobre cómo elaborar un plan de proyecto paso a paso, puedes consultar este artículo que saldrá la próxima semana en el blog de Billage.

Si quieres saber cómo seleccionar la herramienta correcta, ¡sigue leyendo! De esta manera conocerás los sistemas de gestión de proyectos y sabrás cuál es el más adecuado para tus necesidades.

¿Qué puede hacer por ti una herramienta de gestión de proyectos?

La tecnología de lectura de mentes está aún muy verde, así que las herramientas solo saben lo que les dices tú. Las herramientas o sistemas de gestión de proyectos son maravillosas si les das información en tiempo real. Si no las alimentas, mueren y se convierten en un gasto inútil.

En cualquier herramienta de gestión de proyecto del mercado, encontrarás en concepto «proyecto» como un cajón donde se encuentran diferentes tipos de información. Según la información que necesites, elegirás un sistema u otro:

• Estado del proyecto y fechas claves:

Si tienes muchos proyectos y necesitas una visión global, este dato es el más relevante de todos.

• Tareas pendientes:

Dentro de todo proyecto hay acciones. Esas acciones se convierten en tareas pendientes que puedes asignar a una persona de tu equipo o de fuera para que la complete en un día concreto.

Los softwares de proyectos son como pequeños «chivatillos» que avisan a todo tu equipo si no haces tus deberes. Pero también son madres responsables que todas las mañanas te dicen lo que te toca hacer ese día.

• Calendario:

Para las personas muy visuales o con calendarios muy complejos, pasar la lista de tareas a un formato calendario puede ser vital para no olvidar nada o no sobreplanificar. No todos los sistemas de proyectos llevan un calendario, pero la gran mayoría se integran con el calendario de Google o Ical.

• Gestión documental:

Si el resultado de tus proyectos son documentos elaborados por varias manos, tener esos documentos dentro de los proyectos te ahorrará muchos correos y confusiones.

• Espacios de colaboración:

Se trata de espacios al estilo muro de Facebook donde el equipo puede hablar, comentar y aportar ideas dentro de cada proyecto o de un espacio reservado. Lo bueno es que todas las conversaciones quedan en el sistema y puedes buscarlas después, cosa que no puedes hacer con correos individuales.

• Facturación y gastos:

Si eres consultor o asesor, te interesa saber si tus proyectos te salen a cuenta o no. Yo no podría vivir sin esta información integrada al sistema de proyectos. Esta es una funcionalidad poco frecuente en las herramientas de gestión de proyectos, pero muy útil si vendes tu tiempo.

¿Cómo elegir un sistema de gestión de proyectos adecuado?

Como en otros casos, la decisión recae sobre dos ejes:

1. El número de personas que participa en un proyecto
2. Su grado de autodisciplina.

¿Qué entiendo por grado de autodisciplina?

¿Eres capaz de cerrar el correo, meter el móvil en un cajón y concentrarte en una tarea importante durante 1 hora? Si la respuesta es SÍ, tu grado es alto. Si te lo propones y no lo consigues, tu nivel es más bajo. Es importante ser honesto con uno mismo en este punto o acabarás tirando tu dinero con el software equivocado

Tal como ves en el gráfico, hay 4 tipos de herramientas de gestión de proyectos

Nivel de disciplina bajo con poca gente:

Es decir, entre 1 y 4 participantes que no planifican. El sistema está enfocado a obtener información para poder planificar mejor la siguiente vez. Se trata de sistemas tipo «cronómetro». Cuando empiezas una tarea, no puedes realizar ninguna otra tarea durante  el tiempo que hayas marcado. El objetivo de este cuadrante es saber a qué dedicas el tiempo y a ganar foco.

Aquí encajan sistemas de registro de tiempo como TomatoTimer y parecido

Nivel de disciplina bajo con más participantes:

Se trata de añadir una capa de «gestión de proyectos» flexible encima del cronómetro (que sigue existiendo). Son sistemas poco estrictos, donde puedes conversar, añadir documentos, pantallazos, notas, a medida que suceden las cosas.

No tienes un formato específico de notas de reunión, pero tu equipo puede mandar 3 líneas de actualización desde el móvil. No es perfecto pero la información sin formato concreto es mejor que no tener información.

Estos son los sistemas más populares hoy en día, como Trello o Basecamp. La ventaja de estos sistemas es que son fáciles de usar y de adaptar, así que crean poca resistencia en un equipo con poca disciplina.

Nivel alto de autodisciplina con pocos participantes:

Si sabes lo que tienes que hacer y cuándo lo harás, estos sistemas te ayudan a gestionar tu agenda. Se trata de la versión digital de la famosa «lista de tareas». Te evita tener que tachar, apuntar en el margen o recopiarla entera. Algunos como TeuxDeux o ToDoList permiten arrastrar las tareas de manera muy práctica.

Los calendarios de Google o Outlook y sus funciones de notas/comentarios también dan resultados en este cuadrante. El nivel alto de disciplina suple la falta de visión global de cómo van los proyectos.

Nivel alto de autodisciplina con más participantes:

Son los sistemas clásicos de gestión de proyectos, muy rígidos, pero con muy buena visibilidad de la situación. Están enfocados a saber medir el retraso acumulado. Hay que dedicar tiempo en configurarlos al inicio correctamente y dar formación al equipo sobre cómo usarlos.

MSProjects es el rey de este cuadrante. A mí no me ha funcionado nunca. Me aburro en el tercer error de dependencia y lo cierro. Dada la complejidad de estos sistemas, a veces acaban «pasándose a Excel para poder entenderlo» y ahí es donde se produce el desastre.

Para pequeños negocios, este tipo de sistemas es matar moscas a cañonazos, francamente. Da mejor resultado estirar las funcionalidades de sistemas como Wrike en vez de pasar a MSprojects y parecidos.

¿Por dónde empezar?

Empieza por analizar tu grado de disciplina. Si tienes un grado bajo, empieza por registrar el tiempo que dedicas a cada proyecto/tarea. Nada más. El registro tiene un doble propósito: darle información real y iniciarte en la disciplina de entrar datos en una herramienta. Es como hacer dieta: si apuntas todo lo que comes, tienes información real y te autocontrolas más.

Si tienes un nivel de disciplina más alto, prueba a integrar proyectos con tu sistema contable. La información que obtendrás cambiará tu negocio para siempre.

Mejorar la organización y planificación de tus tareas se traducirá en más calidad para tus clientes y más tiempo para ti.

¿En qué nivel de disciplina te ves? ¿Qué sistemas has probado? ¿Tienes dudas? Ya sabes, aquí abajo para obtener respuesta.