El inicio de año es un momento mental ideal para planificar y ordenar. Te pones con entusiasmo, te apuntas a algún reto y haces un plan perfecto. Pero luego llega el día a día y te lo destruye. Las tareas se pierden en el olvido o en el “el mes que viene que no me da la vida” y llegan al año siguiente intactas. Un sistema de gestión de proyectos puede ayudarte para evitar el desmadre que sucede en tu super-plan a partir de febrero/marzo

Si buscar sistema de gestión de proyectos en Google verás que la oferta es amplia y variada. El objetivo de este artículo es darte un criterio para elegir y darte opciones concretas que funcionan para pequeños negocios como el tuyo. 

Si no tienes claro qué es un sistema de gestión de proyectos, te lo cuento en este artículo.

Criterio para elegir el mejor sistema de gestión de proyectos

Después de más de un año de experiencias y pruebas, te presento la nueva versión de la rueda, con nuevos criterios y nuevos sistemas recomendados.

Criterios:

• Uso de la línea temporal
• Número de personas que lo usan; los precios por mes por usuario pueden ser un problema dependiendo del número

¿Qué es una línea temporal?

Una línea temporal es una secuencia de tareas encadenadas y dependientes que llegan a una fecha de fin de proyecto acordada.

Hay dos grandes grupos de sistemas de gestión de proyectos: los que mantienen la línea temporal y los que no. Te lo cuento con un ejemplo.

Quieres lanzar tu web el 21 de marzo, planificas todas las tareas en diferentes fechas: escribir textos, buscar fotos, primeras pruebas, etc etc. Si necesitas los textos el 20 de enero y llegas el 30 de enero sin textos….

• Con un sistema de gestión de proyectos sin linea temporal: tendrás un aviso en rojo y recordatorios de que vas tarde
• Con un sistema de gestión de proyectos con linea temporal: tendrás una nueva fecha de arranque de la web el 5 de abril, porque habrá calculado el impacto de tener los textos el 1 de febrero, más vacaciones, más otras tareas y te da una fecha realista.

Mantener una linea temporal requiere mucha disciplina y una entrada de datos constante, pero da un resultado espectacular.

¿Cuál es el sistema de gestión de proyectos adecuado?

Sin linea temporal y muchos usuarios (más de 10): Grandes y funcionales

Estos son los sistemas grandes y colaborativos. Su fuerza es la plataforma para colaborar, comentar, interactuar, etc. Son un mix de facebook y un sistema de gestión de proyectos.

• El dominador de mercado: Basecamp: su estructura de precios es simple: 99$ al mes sin limites y sin incrementos por usuarios. Uno de mis favoritos. Si tienes un equipo que crece, es una apuesta segura.
• Otra buena opción es JIRA, aunque requiere algo más de configuración y formación. La ventaja es que JIRA te sirve para gestionar toda la empresa y Basecamp se limita a la gestión de proyectos. Jira está muy especializado en negocios de desarrollo de software, si tu negocio es del sector encontrarás un lenguaje muy natural en JIRA
• Bitrix24 ; una opción menos conocida para combinar gestión de tareas en proyectos y entorno colaborativo con una estructura de precio único muy interesante. Si trabajas con mentores, grupos de debate, o lobbies, es una buena opción.
• TribeScale: otra opción poco conocida y made-in-Barcelona. Me encanta su sistema de preguntas automáticas: te ahorra horas y horas de informes sobre el estado de un proyecto. En grupos que funcionan y se organizan solos, donde quieres tener visión rápida de cómo van las cosas, esta es una apuesta ganadora sin rival. 

Sin linea temporal con pocos usuarios (entre 1 y 9): Para empezar.

Los sistemas de gestión de proyectos de este cuadrante están aquí porque sus precios no son compatibles con equipos grandes, o porque su modo de funcionar no se adapta bien a equipos numerosos

• Dominador del mercado: Trello. A pesar de que a mi no me gusta para gestionar proyectos en colaboración, la facilidad de uso le convierte en el referente. Si nunca has tenido un sistema de gestión de proyectos, empieza aquí hasta que se te quede corto. 
• Insightly: combina gestión de proyectos con CRM, y tiene bien resuelto el tema de las plantillas de proyectos, pero la visualización y la aplicación móvil no están al nivel
• TeamLeader: es caro, pero es bueno. Interesante la posibilidad de integrar CRM, facturación y proyectos en una sola aplicación. Lo mejor el sistema de arrastre de tareas al calendario. Imbatible, pero el precio lo pone fuera del alcance de la mayoría de autónomos. 
• Billage: este es el que uso yo. CRM, proyectos y facturación en uno. Y ahora por fin con aplicación móvil. La relación precio-calidad, lo conviertes en una buena compra made-in-barcelona.
• SocialShared: otro producto local, pero mucho más completo. Es un sistema de gestión global. Si eres un autónomo te queda muy grande, pero si sois 8 y creciendo, lo valoraría porque os resolverá otros problemas más allá de la gestión de proyectos.

Con linea temporal y muchos usuarios (más de 10): grandes y complejos,

Estos son los sistemas complejos, donde todo se base en la capacidad de cada usuario y sus días asignados. Son difíciles de mantener. Si nunca has tenido uno, la puesta en marcha puede ser una montaña algo escarpada y vas a necesitar un sherpa. 

• Dominador del mercado: MSProjects de Microsoft. En la nube o en local. En los proyectos de más de 20 personas, se suele presupuestar mínimo el 50% de una persona para actualizar el MSProjects. Esto te puede dar una estimación de la complejidad de uso. 
• Projectmanager.com: es un MSProject simplificado, en la nube que funciona bien. A nivel de precios no es barato, pero con el lavado de cara del último año, es más amigable que antes. La integración con Zapier permite enlazar con otros sistemas de la empresa de manera automática, ahorrándote parte de las horas que deberías dedicar a MSProjects. 
• Wrike: uno de mis favoritos. No llega al nivel de complejidad de MSProjects, pero su app móvil está muy bien resuelta, y la entrada es más suave. Si no tienes un cliente que te exija MSProjects, es una opción a considerar. Además tiene versión en castellano.

Con linea temporal y pocos usuarios (de 1 a 9): pequeños y robustos

Esta es una combinación extraña para un sistema de gestión de proyectos. Los incluidos en este cuadrante son sistemas con suficiente robustez pero sin llegar a la complejidad del cuadrante anterior. Puedes configurarlos tú mismo para empezar pero para sacarle el máximo partido, necesitarás que te ayuden.

• Dominador del mercado: Asana. La posibilidad de tener un sistema de gestión de proyectos completo y gratis es demasiado bueno para ser cierto. Se han comido el mercado. A mi personalmente no me funciona y me molesta el color rosa, pero es un tema personal. Conozco muchos autónomos que no podrían vivir sin Asana.
• ProWorkFlow:  un hallazgo reciente. Insuperable la visualización de los datos. si eres de los que te gustan los colores y los gráficos y sientes que no te aclaras con listados de tareas, pruébalo que te gustará. Tienen muy bien resuelto la creación automática de tareas asignadas a un día concreto del mes. Si eres gestor, abogado o parecidos, donde cada mes tiene unas tareas concretas, te resolverá muchos temas. 
• TeamWork: parecido a ProWorkFlow pero no tan gráfico. tiene versión gratuita muy limitada, pero te permitirá ver si tu lógica y la del sistema encajan bien. Si Asana no va contigo, es una buena alternativa.

Si no sabes si necesitas linea temporal en tu sistema de gestión de proyectos: no la necesitas. La mayoría de pequeñas empresas, salvo constructoras, fábricas, y similares, donde las fechas de entrega son la justificación para un pago, no necesitan linea temporal.

Te recomiendo que empieces por un sistema de gestión de proyectos sin linea temporal gratuito.

¿Y tú qué usas? ¿Nos lo cuentas?