Sistema de reservas online: ¿cuál es el mejor a bajo coste?

La reserva de horas es un follón en todos los negocios que venden horas. Ya seas profesor de inglés, coach, terapeuta, masajista, peluquero, psicólogo o consultor, los cambios de agenda son una locura. En especial si todo tu negocio eres tú, el nivel de estrés puede llevar a límites elevados. Además, cuando atiendes a un cliente no respondes al teléfono, así que estás perdiendo clientes que no saben cuándo estás libre. Por eso hoy, analizo cuál es el mejor sistema de reservas online de bajo coste.

NOTA IMPORTANTE: el sistema de reservas online solo funciona si tu agenda es digital. Si apuntas en la de mano, sigue leyendo para convencerte de que ha llegado el momento de tirar la libreta y pasarte a Google Calendar.

¿Qué contiene un sistema de reservas online?

Vamos por entender qué compramos al adquirir uno de estos sistemas, para poder decidir cuál se nos ajusta mejor.

• Un calendario de la aplicación: todos tienen un calendario propio, pero algunos toman la información de disponibilidad de tu calendario habitual y mandan las citas a tu calendario habitual, de modo que todo queda sincronizado. Este intercambio de citas suele esconderse tras la frase “sincronización bi-direccional”.

• Una web personalizada para que enlaces a tu web o facilites a tus clientes: este es el frontal que verán al reservar. En la mayoría es personalizable con tus colores y tus logos para que parezca parte de tu página web. En esta página aparecen tus horas libres y el cliente puede reservar directamente.

• Pasarela de pago: no todos permiten pagos, pero si cobras por adelantado o no quieres arriesgar con los clientes desconocidos, céntrate en los que tienen pagos integrados.

• Un listado de productos con diferentes precios y diferente duración. Algunos vendéis siempre una hora de vuestro tiempo a un precio fijo, pero en otros casos como peluquerías o centros de estética es importante poder tener varios productos con duraciones y precios diferentes.

• Emisión de facturas: por mucho que te lo vendan, en la mayoría de casos no te va a servir. Si facturas otros conceptos que no sean horas, deberás pasar las facturas del sistema de reservas al sistema contable. Si solo facturas horas, debes asegurar que el sistema gestiona bien los impuestos locales. En el caso de España lo del IRPF es un drama y hay muy pocos proveedores que lo puedan añadir a las facturas.

¿Cómo valorar un sistema de reservas online?

Como siempre te proporciono criterios sencillos para valorar este tipo de sistemas:

CRITERIO 1: IDIOMA DEL SISTEMA

Existen sistemas de reservas online buenísimos que solo existen en inglés. Es decir, la web que ven tus clientes está en el idioma que tú quieras, pero los menús de configuración del sistema solo están en inglés. Si no te ves tirando de Google translate y no te apañas con el inglés, debes descartar varios de los mejores. Snif.

CRITERIO 2: NÚMERO DE PERSONAS

Si tienes un centro donde trabajan varias personas y cada una debe tener su agenda, la cosa del bajo coste se complica. Si tienes un centro de estética con varias cabinas, o una peluquería con varias empleadas, vas a tener que subir un poco el listón del coste. Gratis no va a darte lo que necesitas.

CRITERIO 3: VARIEDAD DE PRODUCTOS

¿Todos tus clientes reservan 1 hora de tu tiempo? En este caso los sistema más simples se adaptarán mejor. Si necesitas diferentes duraciones para diferentes servicios o productos, algunos de los productos más fáciles de usar no te encajarán.

CRITERIO 4: INTEGRACIÓN CON CALENDAR

Si ya tienes una agenda en la que apuntas toda tu vida (no solo las citas de tu negocio) el sistema debe leer de tu calendario las horas ocupadas o libres para evitar que un cliente reserve su cita a la hora que llevas los niños al cole o vas al gimnasio.

Si no quieres leer todo el detalle, al final de la página tienes un resumen para personas atareadas, con mis recomendaciones :)

Listado de sistemas valorados y comentarios

Proceso de valoración: He creado dos servicios de duraciones diferentes en cada sistema y he sincronizado la agenda con mi Google calendar real. Os mostraré (donde pueda) cómo se ve la disponibilidad real online.  

SIMPLYBOOK.ME:

Valoración general:  qué bajón. Lo tenía todo, multi-servicios, multi-calendario, una interfaz amigable, buena usabilidad, versión gratuita… pero la sincronización con Calendar es una BIRRIA. No me compensa el tema del idioma.

• Idioma del sistema: en español
• Multi-agenda: disponible
• Multi-producto: disponible
• Integración a Calendar: No sirve. Me deja horas libres donde no las tengo.

YOUCANBOOKME:

Valoración general: Espectacular. Fácil de configurar y de usar. Sincronización perfecta. Además está enlazado a Zapier lo que te permite llevar tus datos donde los necesites.  

• Idioma del sistema: en inglés
• Multi-agenda: disponible solo en la versión de pago
• Multi-producto: no disponible
• Integración a Calendar: Impresionante, si haces login con Google ya se sincroniza

10to8:

Valoración general: Es el que mejor encaja para consultores freelance con varios servicios. Tiene versión gratuita hasta 100 reservas (que para un consultor es más que suficiente) y tiene muchas opciones de configuración interesantes, como diferenciar las citas online de las presenciales, o aceptar pagos con Paypal o Stripe.

• Idioma del sistema: en inglés
• Multi-agenda: disponible en la versión de pago
• Multi-producto: disponible
• Integración a Calendar: perfecta

CALENDLY:

Valoración general: se nota que fue de los primeros. La página que ven los clientes es un pelín prehistórica además de estar solo en inglés, cosa que incomoda a un público hispano-parlante. El gran problema es que no te muestra las horas hasta que clicas en el día y  te obliga a ir adelante y atrás.

• Idioma del sistema: en inglés
  • Editado el 27Sept18: A partir de hoy Calendly está disponible en español y pasa a ser una buena opción gratuita
• Multi-agenda: disponible solo en versión de pago
• Multi-producto: disponible solo en versión de pago
• Integración a Calendar: perfecta

VCITA:

Valoración general: es un sistema integral de gestión de un negocio. Usarlo solo como un sistema de reserva online sería una pena. Si estás pensando en digitalizar completamente tu consulta (salvo la facturación), sería una gran opción a valorar.

• Idioma del sistema: en español
• Multi-agenda: disponible
• Multi-producto: disponible
• Integración a Calendar: no está pensado para integrar sino para ser el sistema de referencia él mismo. Es decir, si usas VCita, abandonas tu Calendar

TIMIFY:

Valoración global: sin pago no hay integración a Calendar. La versión gratis no tiene razón de ser para un autónomo. Si tienes un centro con 8 personas trabajando te puede compensar el coste del premium.

• Idioma del sistema: español
• Multi-agenda: disponible
• Multi-producto: disponible
• Integración a Calendar: solo en la versión de pago

RESERVIO:

Valoración general: tenía un login antiguo de alguna prueba anterior que había hecho para un cliente y no recordaba la contraseña. Le di a recuperar la contraseña y  se cayó la plataforma… Lo volví a probar al cabo de 5 minutos y tuve el mismo resultado. ¡Ni de coña me arriesgo a que mis clientes tengan la misma experiencia! Descartado.

BOOKITIT:

Valoración general: es el único made in Spain, así que con este te puedes liar a facturar. Es un sistema súper robusto más enfocado a centros multi-agenda que a consultores freelance. Manda SMS de recordatorio a tus clientes y todo.

• Idioma del sistema: en español
• Multi-agenda: disponible
• Multi-producto: disponible
• Integración a Calendar: no está pensado para integrar sino para ser el sistema de referencia. Como en Vcita, el objetivo es abandonar Calendar y pasar solo a Bookitit

DISCLAIMER: ninguno de estos sistemas me paga por aparecer en esta selección. Por eso tengo la libertad de opinar según mi experiencia, sin deberle nada a nadie. Si tienes una experiencia diferente, comenta y enriquece el debate!

Resumen para los atareados:

Si no te apañas con el inglés, dale al Google translator, porque las dos opciones top para un sistema de reservas online son en ese idioma: 10to8 y Youcanbookme. No veo más opciones que me convenzan como para usarlas yo.

Si tienes un centro grande con varios empleados en España, no me haría inventos y elegiría Bookitit porque te permite la gestión completa.