En un equipo de menos de 10 personas, el acceso a la información actualizada en tiempo real es la diferencia entre el caos y la eficiencia. Existen en el mercado muchas opciones populares como Trello, Asana, Monday o ClickUp. En mi empresa llevamos desde 2020 usando esta última.
En este artículo te voy a contar los pros y contras de ClickUp desde mi experiencia y la de mis clientes, para ayudarte a decidir si ClickUp es la herramienta perfecta para tu equipo y cómo sacarle el máximo partido.
Empecemos por el principio:
Qué es ClickUp y cómo está organizado: listas y espacios
La información dentro de la aplicación está organizada en tablas, como si fueran hojas de Excel. Cada columna es un tipo de dato (nombre, dirección, código postal, etc…) y cada fila es una entrada: un suscriptor, un cliente, una publicación de redes… lo que tú quieras.
Estas hojas de Excel se llaman LISTAS. Las listas son la unidad básica para organizar la información. Es la lista quien controla nuevos campos, estados y orden de la información. Si tienes datos en listas separadas, no será fácil consolidar esta información.
Recomendación rápida: usa el mínimo posible de listas.
Por ejemplo, nosotras tenemos una lista que se llama CONTENIDOS, donde están anotados todos los contenidos de los cursos que hay que grabar, editar y publicar. Estos contenidos están ordenados por cursos y por estado.
Las listas pueden agruparse dentro de diferentes ESPACIOS. Un espacio es un grupo de trabajo para gestionar permisos a diferentes personas. Para entendernos rápido: si fuera un Drive, los ESPACIOS serían las carpetas y las LISTAS los documentos dentro de ellas.
Nosotras usamos espacios diferentes para elementos que compartimos con personas diferentes. Por ejemplo nuestro plan de redes sociales está compartido con nuestra Community, de modo que está en un espacio diferente de la información de clientes.
¿Qué son las VISTAS y porqué te ayudan a trabajar en equipo?
Una de las cosas que más me gusta de ClickUp es que cada persona puede visualizar la información según su personalidad. Forzar a las personas a usar un sistema que les es incómodo, es el motivo principal por el que fracasan el 50% de las implantaciones de sistemas de gestión de proyectos: personas diferentes tienen la cabeza ordenada diferente y eso es muy complejo de cambiar.
Por ejemplo: yo soy una persona muy de vista calendario, necesito ver más allá de mis tareas de hoy mismo. Mi mano derecha es una persona estructurada y prefiere la visión lista ordenada por fecha de vencimiento. ClickUp nos permite trabajar juntas y contentas porque si yo muevo un evento en la vista calendario también se cambia la fecha de entrega en el listado de tareas pendientes ordenadas por fechas. De este modo conseguimos tener información actualizada en tiempo real.
Te lo muestro en acción:
Todo tu negocio en una sola aplicación: documentos y control de costes
Aparte de tener todos tus listados de clientes, tareas, pendientes, contactos y lo que puedas imaginar, ClickUp es una solución para guardar TODA la información de tu empresa. ¡Por eso nos gusta tanto!
- Documentos: puedes crear un documento privado o compartido dentro del mismo ClickUp. Se acabó eso de escribirlo en Google Docs y compartir el enlace para ir moviéndote entre dos entornos. Dentro de los documentos puedes citar a otras personas, enlazar tareas, y hacer un resumen de situación con los enlaces correspondientes.
- Control de Costes: ¿Cómo calcular los costes de tu equipo si eres una empresa de servicios? Pues calculando las horas que invierte cada persona de tu equipo en un proyecto. En ClickUp puedes entrar las horas de manera manual o darle al contador cada vez que empiezas una tarea asignada. Si has entrado la estimación de horas, tendrás la rentabilidad a vista rápida sin tener que hacer excels complejos, descargas ni nada parecido.
¿Te ha picado el gusanillo de probar ClickUp? Antes de que empieces a migrar toda tu empresa, déjame que te dé 5 consejos prácticos que te ahorrarán problemas a futuro.
5 tips esenciales para empezar a trabajar en ClickUp con orden
Lo mejor y lo peor de ClickUp es su absoluta flexibilidad. Es maravillosa para montar lo que tú quieras, pero puede generarte un caos organizativo peor que el que tenías antes de ponerlo en marcha. Después de años de uso y de implantarlo en múltiples clientes, te doy mis 5 tips esenciales para empezar con buen pie.
Empieza en un solo espacio y una sola lista
No te vuelvas loca dividiendo. Si eres un equipo de 2 o 3 personas y empiezas hoy, trabaja en un solo espacio. Dividir información en varios espacios es bastante más fácil que consolidar información de espacios diferentes.
Trabaja como si solo tuvieras una lista. Consolida formatos y nombres de campos. Si tienes listados de clientes y proveedores, no crees dos listas: crea una sola lista con etiquetas de cliente/proveedor y cuando tengas una empresa que actúa bajo ambos roles, no tendrás que duplicar datos.
Crea el mínimo de campos
Por lo que decía en el primer punto. Si te vuelves loca creando campos, a parte de que vas a tener que pasar a la versión de pago, cuando quieras consolidar listas, te va a dar errores. Si en una lista tienes como estados “Open, Ongoing, Complete” y en otra tienes “Abierto, En curso, Completado”, no vas a poder mover elementos de una lista a la otra.
Nosotras cometimos este error cuando teníamos 2 cuentas de Instagram y 2 Communities y cada una puso los estados que le gustaban a ellas. Un drama más adelante para que una sola persona se hiciera cargo.
Instala la extensión de Chrome
Es mi salvavidas (y el de mi equipo). Es tan sencillo darle clic y subir un correo, que lo hago.
Si tuviera que hacer una captura, subirla a otra app, clasificar el correo para no perderlo… no lo haría. Luego viene aquello de: «¿Oye, cual era la ultima versión de la propuesta?
No te arriesgues a perder información valiosa en las profundidades de tu bandeja de entrada, instala la Extensión: es gratis y es MARAVILLOSA.
Usa la inteligencia artificial
ClikUp ha desplegado inteligencia artificial dentro de la propia aplicación. ¡Úsala para ahorrar tiempo!
Por ejemplo dentro de la tarea “Escribir el post de ClickUp” puedes pedirle que te escriba una primera versión del texto. Puedes hacer lo mismo con tus post de redes directamente dentro de la planificación. ¡Ahorrarás miles de horas y serás mucho más productiva!
Además como ClickUp está muy bien integrado con miles de otras aplicaciones, puedes traer información de un Excel alimentado por ChatGPT y crear todo tu plan de publicaciones en literalmente 1 minuto. Si las redes te agobian, ¡esto te va a encantar!
Usa la App Móvil y elimina tu grupo de WhatsApp
Se acabó el grupo de WhatsApp donde todo está desordenado y donde hay tantos mensajes que nadie los lee.
La app de ClickUp es fácil de usar, funciona sin fallos y te permite actualizar lo que necesites en cualquier momento. Puedes subir notas de voz (si eres de las que abusan de este medio), fotos desde la cámara de tu móvil o fotos que tengas guardadas en tu dispositivo. Igual que WhatsApp pero dejando cada tema ordenado en su proyecto, propuesta o cliente.
Y finalmente, la cuestión que llevas unos cuántos párrafos preguntándote.
¿Vale la pena pagar ClickUp?
Si eres un equipo radicalmente SI. El pago es muy poco para los beneficios que te da. Por 84$ al año no hay color. Con el pago de un solo usuario tienes 3 personas del equipo y 5 invitadas. Para un equipo de 3 personas como el nuestro es ideal: podemos trabajar todas, y dar acceso a la community y a la trafficker, así como personal de apoyo puntual. Solo el espacio de almacenaje ilimitado, vale más que 84$ al año.
De ese modo TODA la información de los clientes está almacenada en un solo espacio: propuestas, mails, fotos, capturas, versiones de logos, etc..
Si trabajas sola, quizás puedes empezar con la versión gratuita, para ir familiarizándote, pero ya verás que cuando empieces a verle ventajas, esos 84$ te parecerán poco dinero.
Espero que este post te haya ayudado a descubrir una manera flexible y rápida de tener toda tu información centralizada y ordenada. ¿Quieres que te ayudemos a ponerte en marcha o a migrar desde otra aplicación que no haya tenido éxito en tu equipo? Escríbeme a contacto@albadelgado.com y cuéntame tu caso.
¿Te apetece aprender sobre herramientas y cómo ganarte la vida montando sistemas fascinantes como estos? Te invito a formar parte de mi newsletter donde todos los martes desde 2015 mando contenido práctico sobre esto de tener un negocio de montado técnico. Si la tasa de baja está por debajo del 2% por algo será, ¿no?