OCR : qué es y cómo saber si necesitas uno en tu empresa

La tecnología también tiene modas. son olas de “palabras mágicas” que deben resolver todos tus problemas: OCR, ERP, CRM etc.  Hace unos años era “ERP”, luego fue “CRM”. La actual está por definir pero rondará el mundo de la “IA” (Inteligencia Artificial). “OCR” es una de esas palabras que pensé que pegarían fuerte, pero no acabaron de arrancar. Algo así como los pantalones de campana, que nunca acaban de volver a lo grande, pero cada cinco años vuelven a resurgir tímidamente.

¿Qué es un sistema de OCR?

OCR significa “Optical Character Recognition”. Es el software reconoce las letras y es capaz de identificar palabras, por ejemplo “FACTURA”.

Quiero aclarar que el sistema no “lee” las facturas, solo lee letras sueltas de una imagen, y las convierte en texto editable. Los sistemas más complejos disponen de programas adicionales que interpretan los símbolos, emulando la función de «lectura» humana.

Algunos casos prácticos de la vida real que usan tecnología OCR:

• Los radares de carretera: leen los “símbolos” de tu matricula en una foto y la mandan a la central para que te genere la sanción correspondiente
• La conversión de un documento PDF (una imagen) a Word.
• Las apps de lectura de tarjetas de visita con solo echarle una foto

Ahora te estarás preguntando, ¿por qué el de las matrículas no falla nunca y cuando necesitas convertir un PDF en Word te sale un churro?

¿Para qué sirve un OCR?

Para transformar documentos de papel o imágenes en datos usables. Es decir, si tienes muchas facturas de papel, un OCR podría entrarlas al sistema contable por ti con solo escanear el documento físico. Pero antes de que vayas corriendo a buscar un OCR, acaba de leer el artículo.

La puntualización anterior es la clave: OCR no “lee” documentos, solo lee “letras sueltas”. Es decir que cuando pasas tu PDF a word te queda un documento inservible, porque lee las letras no la estructura y el contenido.

Si tu PDF es la página de una novela con solo letra, la conversión funciona muy bien, pero si tienes esquemas, pies de página, notas, dibujos, tabulados, etc, los sistemas de OCR no los ven porque solo buscan “letras”.

Esta diferencia es importante para evaluar si te vale la pena la inversión en un sistema de OCR.

Deberías pensar en comprar un OCR si…

Tienes mucho papel que te llega de pocos proveedores. Es decir, eres un especialista en ahorro de costes, y tienes la factura del gas de todos tus clientes. La estructura de la factura es siempre la misma, pero varían las cantidades y los clientes.

Otro caso: tienes tienda física y compras todo tu material a uno o dos proveedores, pero ellos te mandan una factura por compra o por elemento, de modo que te generan mucho papel que tienes que entrar en el sistema contable.

Muy importante el concepto de “mucho papel”. Si eres un autónomo con 15 facturas de proveedores al mes, por mucho que odies el papel, un OCR es tirar tu dinero por la ventana. Incluso si tienes 100 facturas al mes, no lo vería claro. Cuando hablo de “mucho” quiero decir más de 500 facturas al mes.

¿Por qué tantas?

Porque la tecnología OCR va atada a un escáner, con lo cual no es una aplicación en la nube que pones en marcha en menos de un minuto. Tienes que invertir en un escáner profesional, con escaneo a doble cara y buena calidad. Además tiene que ser de una marca y modelo compatible con la tecnología OCR que vayas a comprar.

Una instalación de un nuevo dispositivo en tu red local siempre tiene complejidades, porque el técnico tiene que enchufar el escaner nuevo a los ordenadores y/o al servidor donde está el programa de OCR.

Recuerda que todo lo que está en local, se deteriora, se estropea y muere. Así que en tu presupuesto tienes que preveer el mantenimiento y reemplazo del nuevo escaner.

Y antes de que lo preguntes: no, las fotos desde el móvil no sirven como digitalización de documentos para pasarlos por un programa de OCR.

No dejes que te vendan un OCR si….

Tienes formatos muy diversos de documentos. Por ejemplo gestorías, que reciben muchas facturas de sus clientes, pero cada factura es de su padre y de su madre.

El software OCR puede “aprender” formatos nuevos, pero se los tienes que enseñar. Pongamos un ejemplo.

En las facturas de Vodafone el número de factura es lo que hay a la derecha de la palabra “FACTURA”. Esto el OCR lo puede encontrar y leer. Pero si en las facturas de Movistar, el número de factura está debajo de la palabra “NUMERO DE FACTURA”, tienes que configurar el sistema de un modo diferente.

Si todos tus clientes son de Vodafone,  ahorrarás mucho tiempo porque solo tendrás que programar un formato de factura para todos. Si piensas por ejemplo en las facturas de papelería, es difícil que dos clientes usen al mismo proveedor y ahí pierdes muchas horas configurando formatos de factura que pensabas que ibas a ganar escaneando.

Además cada vez que Vodafone, por seguir con el ejemplo, cambia el diseño de sus facturas, tienes que reconfigurar el OCR. Por eso te dejan descargar la factura en excel directamente. Es más fácil para todos.

Esta es la razón por la que el escaneo de matrículas es impecable: mismo formato en el mismo sitio de un coche. Acierta siempre.

¿Si lo leo una factura con OCR, se contabiliza sola?

No. Esta es la segunda moto que no te tienes que dejar vender.

El OCR solo reconoce letras en una estructura concreta. Entrar esos datos leídos al sistema contable es otro proyecto a parte. Lo ideal es que el sistema OCR sea del mismo fabricante que el sistema contable, porque la integración es más simple, pero puede que tu sistema contable no tenga OCR.

Aunque sean del mismo fabricante, la contabilización requiere que valides los datos antes de darlos por buenos. Es decir, el OCR te sugiere el NIF y dirección del proveedor. Pero en la mayoría de casos es necesaria la validación de un humano. Sin esa validación antes de pasar los datos a la contabilidad que presentas a Hacienda. No creo que los inspectores acepten «el OCR se equivocó» como excusa. 

De ahí que cuando tienes poco volumen de papel en tu negocio, sea más rápida la entrada manual, que repasar un documento procesado por OCR.

¿Pensando en comprar un OCR? ¿Has comprado uno hace un tiempo? Si te apetece contar tu experiencia, seguro que ayudará a otros en tu situación