Has decidido poner en marcha esa idea de negocio que te ronda. Tienes claro que necesitas «algo» de tecnología para empezar, pero ¿qué significa «algo»? ¿Cuáles son las herramientas básicas para emprendedores?

Hoy voy a intentar responder a esta pregunta.

¿Cuáles son las herramientas básicas para emprendedores?

Google no te ayuda. Parece que todo es imprescindible: ERP, CRM, gestor de email marketing, proyectos, correo, gestor de contenidos, planificador de contenidos, videoconferencias, editor de vídeo, editor de imágenes, gestor documental… ¡lo quieres todo!

Pues hoy te interesará leer este artículo. A continuación te hablo de las herramientas básicas para emprendedores y te cuento en qué consiste cada una de ellas. Además, sabrás cómo diferenciar lo imprescindible de lo deseable.

¿Para qué sirve la tecnología en tu negocio?

En dos palabras: para medir y mejorar. Lo que no se mide no se puede mejorar. Por ejemplo, si no sabes cuál es el cliente que peor te paga, no podrás argumentarle una subida de tarifas o explicarle incluso que ya no quieres trabajar más con él. En este caso necesitas un sistema contable para controlar los pagos, y para que te avise cuando se rebasen los límites de la salud financiera de tu negocio.

Está claro que creo que la tecnología es necesaria para tu negocio y me gustaría arrojar luz sobre este tema para que lo veas con más claridad. Pero antes de invertir en sistemas informáticos debes plantearte dos cuestiones:

1] La más importante no es cuánto cuesta sino «¿Qué me está matando?» ¿Qué tarea es la que consume tus horas y te impide alcanzar la vida que soñabas?

Si tienes tus finanzas muy bien controladas en tu excel, es posible que un sistema contable no sea tu prioridad. Pero si no recuerdas a qué contacto del último evento has llamado y a cuál no, necesitas con urgencia un CRM.

2] ¿Cuántas horas dedicas a recabar datos?

Lo bueno de los sistemas digitales es que realizan cálculos y métricas por ti. Pero no te leen la mente. Si no entras datos, estás tirando el dinero doblemente: porque no puedes mejorar y porque estás pagando un sistema que no usas.

Advertencia a navegantes: Si eres de los que no tiene nada digital y buscas las facturas en una montaña de hojas impresas sin un orden concreto… no inviertas. No vale la pena. Usar sistemas digitales tiene muchas ventajas, pero debes tener la disciplina de entrar los datos una vez a la semana para sacarle todo el partido. Te recomiendo la sección «Por dónde empezar» de este post.

Qué tipo de herramientas existen para un negocio?

A grandes rasgos podemos distinguir 9 tipos de herramientas. Esto no significa que necesites 9 sistemas diferentes, ya que muchas plataformas para autónomos y pequeños negocios agrupan varias de estas herramientas en un solo sistema.

Ahora te las explico por separado para que entiendas qué te aporta cada una, y te doy algunos ejemplos:

Gestor de correo electrónico:

Permite enviar y recibir correos electrónicos, de manera individual o masiva

Ejemplos: Gmail, Outlook, Mailchimp, Aweber

Sistemas contables:

Son sistemas que generan facturas y contabilizan gastos. La mayoría también son capaces de generar modelos oficiales de IVA.

Ejemplos: Quipu, Contasimple, Billage

CRM:

Son sistemas para capturar la actividad con clientes y posibles clientes. Gestionan las oportunidades de ventas y los contactos. Te dan el perfil de tu cliente.

Ejemplos: Zoho, Vigtige, Infusionsoft, Billlage

ERP:

Sistemas de control de producción y de contabilidad analítica de los recursos de la empresa. En su mayoría incluyen sistemas contables.

Ejemplos: Sage, A3, Holded.

Gestión de Proyectos/Tareas:

Son sistemas para controlar tareas pendientes y plazos para conseguir completar proyectos. En su mayoría incluyen espacios de colaboración de equipos.

Ejemplos: Trello, Basecamp, Wrike.

Gestión documental:

Incluye un procesador de textos y una ubicación donde guardar los documentos. Tienes más detalles aquí.

Ejemplos: Drive, OneCloud, Dropbox.

Gestor de contenidos web:

Permite crear tu web y gestionarla.

Ejemplos: WordPress, Joomla.

Herramienta de edición de imágenes / vídeos:

Para crear imágenes de tu web o de tu material promocional.

Ejemplos: Canva, Adobe, Photoshop.

Sistema de comunicación en remoto:

Permite dar servicio o tener reuniones en remoto.

Ejemplos: Skype, Gotomeeting.

Gestión de redes sociales / reputación:

Se trata de herramientas que permiten programar las entradas en redes sociales y ver su repercusión.

Ejemplos: Buffer, Hoootsuite

Existen otros sistemas que pueden resultarte necesarios, como una plataforma de pago online tipo Paypal, una pasarela de entrega tipo Owly o un gestor de tiempos. La lista es larga y se amplía cada día, de modo que solo te cito los más comunes.

¿Cuáles son las herramientas básicas para emprendedores?

Como canta Pau Donés, «según como se mire, todo depende»:

# En primer lugar  del tipo de negocio que quieras montar.

# En segundo lugar de la imagen que necesites para captar y vender.

# Y finalmente depende de tu perspectiva de crecimiento.

Vamos a ver ahora, según tu situación, qué herramientas son las que necesitas.
 
 

1] HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA EMPRENDEDORES QUE EMPIEZAN:

El básico de todos los básicos es el correo electrónico. Conozco negocios que funcionan muy bien solo con un Gmail gratuito, pero si quieres dar una imagen más profesional, es mejor tener un correo con tu dominio, del estilo: micorreo@minegocio.com

Cuando tengas algo de fondos para invertir, crea una web sencilla (no hace falta que te dejes 2000€ en ella) y enlázala a Google Analytics. Así podrás tener datos desde el día 1 sobre quien te visita y cómo te encuentra. Estos datos son vitales para un plan de marketing.

2] HERRAMIENTAS BÁSICAS PARA UN NEGOCIO QUE CRECE:

Un sistema contable online que puedas controlar desde tu móvil. Da igual quién entre los datos (puede ser tu gestor, si así lo decides), pero tienes que poder consultar los impagos desde cualquier lado. ¡Es tu pasta!
Si tienes o necesitas adquirir muchos más clientes, un CRM sencillo será el siguiente paso. Te ayudará a adoptar el hábito de entrar los datos y podrás obtener información que te permitirá vender aún más.

Se trata de información como: ¿Cuánto tarda un suscriptor en convertirse en cliente? ¿Cuántos cursos compra la misma empresa? ¿Cuál es la época del año con mayor venta o mayor entrada de potenciales clientes?

Y lo más importante: ¿Por qué te compran tus clientes?

Como ves, el objetivo de estas inversiones es diseñar un negocio que funcione solo, de modo que puedas escalar en beneficios sin aumentar las horas que le dedicas. Si no inviertes en construir esta base, cuando crezcas vas a necesitar pagar muchos sueldos.

Espero haberte ayudado a empezar a dar tus primeros pasos junto a la tecnología o haberte aclarado qué herramientas son las que realmente necesita tu negocio :) Te dejo un resumen en formato infografía al final para ayudarte a recordar y decidir.

Cuéntame, ¿qué es lo primero que compraste para tu negocio?