Todos empezamos nuestro negocio con poco presupuesto. Esta es la cruda realidad. Si tienes cero para invertir, empiezas con la web en Blogspot o Wix y el correo electrónico en Gmail o Hotmail. Son herramientas gratis que te permiten empezar a funcionar.

Al cabo de un tiempo, tu negocio se ha asentado, tienes un dominio propio, pero sigues usando el Hotmail original que tenías. ¿Por qué? Te cuento algunas de las respuestas que me dan mis clientes:

• No quiero tener más gastos después de pagar la web, y Gmai/hotmail funciona bien.
• Soy incapaz de configurar el correo de mi dominio.
• No sé cómo traspasar los contactos que tengo en Hotmail, y sin eso no puedo trabajar.
• No quiero perder el histórico de correos.
• Estoy acostumbrado, me va bien y ahora no necesito cambiar.

¿Eres de los que siguen en Gmail o Hotmail por alguna de estas razones?

Hoy te cuento cómo migrar a un correo profesional de manera fácil, y a elegir el sistema de correo electrónico que mejor se adapta a ti.

Si tienes dominio tienes correo gratis

Si tienes tu web al estilo mipaginaweb.com en marcha, tienes como mínimo 2 direcciones de correo gratuitas que te proporciona el proveedor de hosting. Tener un correo del estilo micorreo@mipaginaweb.com no te costará nada y ofrece una imagen más profesional de tu negocio.

Incluso si tu web aún está en proceso de construcción, puedes tener el correo igual.

Elegir el gestor de correo electrónico perfecto

Crear la dirección de correo es como una caja vacía. Para rellenarla tenemos que decidir cómo nos van a llegar los correos que la llenarán. Ese «cómo» es un gestor de correo electrónico. Los más conocidos son Outlook y Gmail Profesional, así que me voy a centrar en facilitarte la elección entre Microsoft y Google.

Esta es la parte que no es gratis, pero si ya has invertido en una página web, no te va a venir de 40€ al año.

¿Puedes quedarte con el gestor de correo gratuito que te ofrece tu hosting? Sí. La mayoría funcionan bien y son prácticos, pero si estás acostumbrado a Outlook o Gmail echarás de menos muchas funcionalidades.

Criterio básico para elegir entre Outlook y Gmail Profesional

• ¿Has usado Gmail gratuito alguna vez?
  • Si tu respuesta es no, quédate con Outlook.

• Si has usado Gmail ¿te ha gustado? ¿Te ha sido fácil adaptarte?
  • Si tu respuesta es no, te recomiendo Outlook.

¿Por qué te hago estas preguntas?

Porque los usuarios de Gmail adoramos cómo funciona, pero si nunca has tenido un Gmail o llevas muchos años con Outlook, la adaptación puede ser más lenta.

La gran diferencia entre Outlook y Gmail es el modo de agrupar y archivar los correos:

• En Outlook cada correo es un correo individual que puedes archivar en una sola carpeta. Por ejemplo, si el fotógrafo te manda unas fotos por correo, tú le respondes que están muy bien y él te responde adjuntando la factura, en Outlook se generan 3 correos diferentes. Puedes archivar el primero en la carpeta de «fotos», borrar el segundo y mover el tercero a la carpeta de «facturas».

• En Gmail los correos se agrupan en conversaciones a las que les pones etiquetas. En el mismo caso, los 3 correos de tu fotógrafo pertenecen a la misma conversación y están archivados juntos. Siempre aparecen todos cuando los buscas. Es como si fuera un solo correo, pero tiene una etiqueta de «fotos» y otra de «facturas» al mismo tiempo.

¿Cuánto vale cada uno?

Google Apps cuesta 3,33€ al mes por dirección de correo (ver todos los precios).

Outlook 365 cuesta 4,20€ al mes por dirección de correo (ver todos los precios).

¿Qué incluye ese precio?

Google Apps ofrece:

• Tu correo (micorreo@mipaginaweb.com) con apariencia de Gmail.
• Hangouts para videollamadas.
• Google Calendar compartido con todo tu equipo (incluso externamente).
• 30Gb de espacio para documentos en Drive.
• Google Docs, Sheets, Slides (los equivalentes de Word, Excel y Power Point).
• Google Sites para crear webs.
• Asistencia y soporte (tengo que decir que el soporte de Google es EXCELENTE).

Outlook 365 ofrece:

• Correo electrónico con un buzón de 50 GB.
• 1 TB de almacenamiento y uso compartido de archivos.
• Videoconferencia en alta definición en Skype.
• Acceso a Excel, Word y Powerpoint online.

¿Qué es lo mejor y lo peor de cada gestor de correo?

• Lo mejor de Google Apps:

La facilidad de integración. Pones el correo en tu móvil en 2 clics y puedes darte de alta en la mayoría de sistemas con tu correo de Google Apps y evitar tener 200 contraseñas diferentes.

• Lo peor de Google Apps:

No existe versión descargable, puedes hacer que tus ficheros estén disponibles, pero la dependencia de internet es alta.

• Lo mejor de Outlook:

Por un lado, la potencia de Excel. Si eres financiero o usas fórmulas complejas, Google Sheet se queda corto. Y por otro lado, la posibilidad de tenerlo instalado en tu ordenador y no depender de la conexión (esta opción vale el doble, pero existe).

• Lo peor de Outlook:

Que genera mucho más trabajo de archivado y gestión del correo porque te multiplica la cantidad de correos a organizar. Además, no te permite usar tu correo para registrarte en otras plataformas.

Como ves, ambas opciones de gestor de correo son buenas y asequibles. Así que atrévete a dar el paso y haz que la imagen que tu negocio proyecta adquiera un toque más profesional.

Y ahora dime, ¿sigues usando Gmail para tu negocio? ¿estás listo para cambiar? ¿tienes dudas adicionales? Puedes escribirlas en los comentarios, ¡respondo a todos!

Aclaración para los fans de Apple: soy fan de los sistemas abiertos que funcionan en cualquier dispositivo. No estoy de acuerdo con los sistemas cerrados estilo Apple, de modo que no los suelo recomendar.

Aquí tienes un resumen en infografía