Los sistemas de facturación, como los móviles vienen en gamas de diferentes precios y prestaciones. En este artículo te cuento cuánto cuestan los sistemas de cada tramo y qué puedes esperar de cada uno para que tomes la decisión acertada para tu negocio.
Cuando calculas el coste de un sistema contable, debes tener en cuenta no solo lo que le pagas al proveedor sino el Coste Total de Propiedad de ese software.
¿Qué es el Coste total de propiedad (TCO o Total Cost of Ownership) de tu sistema?
El coste total incluye todos los costes más allá del pago mensual o anual del proveedor del sistema. Por ejemplo incluye el alojamiento, la consultoría, el soporte informático, pero también el coste de aprendizaje tuyo y de tu equipo. Déjame que te lo cuente con un par de ejemplos prácticos
Ejemplo 1:
Si vas a usar un sistema gratuito que no se integra con tu tienda online, debes tener en cuenta los minutos (u horas) que pasarás traspasando datos de tu tienda online al sistema de facturación. Si cada mes pasas 15 minutos exportando e importando datos, multiplicas tu coste hora por 0,25 y tendrás el coste total de tu sistema “gratuito”.
Ejemplo 2:
Si vas a usar un sistema opensource gratuito pero no te aclaras con la informática, el coste total de un sistema incluye las horas que pasarás soltando palabrotas delante del ordenador, el coste de las horas de un informático que te ayude y el coste de espacio en tu ordenador. Cuando instalas un sistema potente en un ordenador medianillo, todos los otros procesos de tu empresa se ralentizan, porque la máquina no da para más. Eso también es TCO. Si decides sacar el sistema a un servidor externo, el coste del servidor también entra en el TCO.
¿Qué tramos de precios existen en el mercado de las pymes?
El sector de los sistemas de contabilidad está estructurado en 5 tramos, que tiene forma de pirámide con una base muy ancha: existe mucha variedad en la base de sistemas para autónomos y pequeñas pymes y pocas opciones en punta para grandes corporaciones.
Me voy a centrar en los dos primeros tramos que es donde trabajo. Si vas a comprar para los tramos superiores, puedo referenciarte grandes profesionales que te ayuden, pero yo no me meto.
Sistemas Saas de 8 a 25€ usuario/mes
- Tipo de proveedor: Empresas pequeñas (menos de 15 empleados) con menos de 10 años de existencia. El 80% de su plantilla son desarrolladores/programadores
- Ejemplos: Quipu, Holded, Billage, Contasimple, etc.
- Características del producto: productos estándard con opciones de adaptación, pero sin coste de puesta en marcha. En su mayoría tienen versiones “freemium”, es decir que puedes probar el producto gratis antes de comprarlo, o usarlo gratis para siempre con limitaciones. Son productos muy pensados para que sean fáciles de usar y generar el mínimo posible de consultas. No hay número de soporte para llamarles si tienes un problema. Cada llamada es una pérdida económica para estos proveedores.
- Cómo ganan dinero: ganan dinero vendiendo lo mismo a mucha gente por un precio ajustado y ofreciendo nuevas funcionalidades cada año para no perder clientes. Su objetivo es la retención del cliente, ya que la oferta es grande y los clientes pueden darse de baja de un día para el otro.
- Ideales para: empresas de servicios con equipos de contabilidad inferiores a 4 personas, o empresas de servicios unipersonales. También muy recomendables para modelos de venta de servicios online
- Ni te lo plantees si: eres una empresa que vende producto físico y tienes más de 50m2 de stock. Es decir si gestionas más de la estantería de tu taller y vendes grandes cantidades, no te va a acabar de funcionar ninguno.
Pequeños ERPs de empresas locales de 3.000 a 5.000€
- Tipo de proveedor: empresas pequeñas de 3 a 7 personas, con más de 10 años de antigüedad en el mercado. En la mayoría de casos llegaron al ERP de la mano de un cliente que les pidió un proyecto y luego lo revendieron a otros clientes del mismo sector.
- Características del producto: es hecho a medida para cada cliente. El nivel de profesionalización en el desarrollo en bajo y la usabilidad brilla por su ausencia en el 80% de casos. No son fáciles de usar ni de poner en marcha. Son productos “duros” y no es posible probarlos hasta después de la compra. Necesitan de un consultor experto para ayudarte a arrancar. No puedes empezar a facturar de un día para el otro.
- Cómo ganan dinero: Estos proveedores ganan dinero con la implantación, y con las licencias anuales. Suelen tener un teléfono de atención al cliente con un trato exquisito, porque conocen a todos sus clientes y sus particularidades.
- Ideales para: empresas que vende producto físico en grandes cantidades, con gestión de almacén externo. Es una inversión que vale la pena. Si no, no podrás escalar sin desquiciarte
- Ni te lo plantees si: eres una empresa de servicios o un autónomo. Es una locura meterse en estos gastos. O si eres una empresa de más de 20 trabajares con venta online. Se te quedará pequeño en cuanto lo instales.
Pequeños ERPs de empresas globales más de 10.000€
- Tipo de proveedor: son distribuidores con mucha experiencia en el sector que han pasado por varias empresas líderes. No son propietarios del software, solo te ayudan a ponerlo en marcha. El propietario del sistema es una multinacional en general extrangera.
- Ejemplos de proveedores: Sage, A3, etc.
- Características del producto: producto bien acabado, bien pensado, con muchos años de despliegue y experiencia. No es 100% costumizable. Si necesitas una funcionalidad que no tiene el producto, puedes tardar años en tenerlo, porque tus demandas compiten con demandas de todo el mundo. El equipo de programadores suele estar muy lejos y no puedes acceder a ellos
- Cómo ganan dinero: el distribuidor gana dinero con las licencias más que con los servicios (que también). Su objetivo es tener clientes contentos con sistemas bien implantados y pasar al siguiente. No viven de eternizar proyectos, pero sí de poner en marcha mejoras y ampliar el sistema original. Algunos distribuidores crean sus propios programas para suplir carencias del producto. pero es con el objetivo de dar soluciones al cliente, más que como producto rentable.
- Recomendados para: empresas de más de 8 empleados en fase de crecimiento constante, que exporten a más de 5 países. Si tu idea es crecer en exportación y mantener un crecimiento de doble dígito, no te líes con otras opciones.
- Ni te lo plantees si: tienes un crecimiento moderado o no exportas, porque el esfuerzo de la puesta en marcha no te saldrá a cuenta.
Resumen práctico, si estás leyendo en diagonal:
Si eres un autónomo que trabaja solo, quédate en el primer tramo, pero si tu empresa empieza a crecer, no te obsesiones en quedarte en el primer tramo. Invierte porque el retorno vale la pena.
Recuerda: la inversión sin transformación no da resultados. No te gastes 5.000€ para pasarte el día quejándote. Si inviertes en sistemas digitales, tienes que adaptar tu manera de trabajar. Sino cambias tú, estás tirando el dinero.
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