Cómo facturar con Kajabi

Si ya tienes un Kajabi o estás valorando comprarlo, ¡felicidades! Estás a un paso de simplificar tu negocio para poder gestionarlo con 2 sistemas: Kajabi y un sistema de facturación. Así gestiono yo mis dos marcas de 6 cifras cada una. Te cuento mi experiencia con diferentes sistemas de facturación enlazados a Kajabi, para ayudarte a tomar la mejor decisión.

Pero antes de contarte el detalle déjame aclararte la pregunta de base:

Es decir: el total que cobra Kajabi es el total a pagar, sean cual sean los impuestos aplicables y no te calcula la base imponible ni le quita el IVA cuando corresponda. 

Me explico: Kajabi cobra lo mismo a una persona que vive en la calle de al lado que al otro lado del océano. Eso a la hora de hacer facturas, en especial en B2B es un problema porque tienes que andar haciendo los cálculos tú a mano al final del trimestre. Si compras un Kajabi para vender sin preocuparte, no puedes andar facturando a mano. Por eso necesitas un sistema de facturación automatizado. 

NOTA: El equipo de producto de Kajabi está valorando la integración con Stripe Taxes pero sigue en programación. He participado en el diseño de este producto junto con el equipo de producto de Kajabi, así que en cuanto tenga novedades, te las actualizo.

5 sistemas de facturación que he probado con Kajabi y los resultados

Automatizar la facturación para empresas de venta de conocimiento online es una de mis especialidades. He trabajado con más de 100 clientes en los últimos 3 años, así que el conocimiento que te comparto en este artículo no es una revisión rápida: es el resultado de años de implantaciones. 

Trabajo para el mercado español, de modo que si eres residente fiscal en España y tienes un Kajabi: esto te interesa. Si me lees desde otros países como Chile, lee con atención la opción de Encuadrado. Si estás en países más al norte como México, lee con atención para poder buscar un sistema equivalente en tu país. 

En cada opción te cuento un pequeño resumen del tipo de solución y luego te cuento para quién funciona bien y para quién no, para que puedas decidir.

Kajabi con Quaderno

Quaderno fue una empresa visionaria. Cuando nadie entendía esto de la facturación para negocios online, ellos ya estaban ahí con una solución robusta y completa que funciona en muchos países de manera simultánea. Son una empresa española, pero su solución para España no encaja con todo tipo de negocio.

Me encanta lo simple de la integración sin intermediarios, ni zapiers ni nada. Enchufas tus pasarelas de pago y a correr.

Perfecto si…

Vendes a particulares y no te piden facturas oficiales.

No funciona tan bien si…

Razono mi recomendación:

La actualización de datos de los compradores en Quaderno es complejo. Si una persona compra 3 veces el contacto se triplica. Para actualizar direcciones solo puedes hacerlo manualmente. El nombre de la persona queda rarísimo con Kajabi (corta lo que haya delante del @ en tu mail, así que tienes como 25 clientes que se llaman “hola” y no sabes quién es quién). 

Al final para que te quede bien, tienes que tirar de Zapier y ahí pierde la ventaja principal de Quaderno, que es la simplicidad. 

Coste total de la solución:  49€ o 99€ de Quaderno (dependiendo del volumen de facturación) y posiblemente 20€ de Zapier adicionales si vendes a empresas. 

Kajabi con FacturaDirecta

FacturaDirecta es un sistema estable, robusto y mucho más flexible que Quaderno. Permite la gestión de varias series de facturación y actualiza muy bien los contactos para mantener la integridad de la base de datos. 

Perfecto si…

Vendes a particulares y no te piden facturas oficiales.

Vendes a negocios que siempre te piden factura.

No funciona tan bien si…

Tienes productos con IVAs diferentes.

Razono mi recomendación:

FacturaDirecta gestiona de manera automática los impuestos fuera de España y a Canarias. Envía las facturas automáticamente y permite una gestión muy suave de todo el negocio digital. 

No tiene enlace directo, de manera que para poner a funcionar Kajabi con FacturaDirecta necesitas tirar de Zapier. Si tienes cursos con IVA y sin IVA o mezclas libros al 4% y servicios al 21% el Zapier se complica bastante y salvo que tengas práctica, vas a necesitar ayuda profesional como la nuestra para el montado. 

Como a Quaderno le falla el tema del IRPF para autónomos, porque lo quita en el extranjero, pero no distingue entre comprador particular y profesional. 

Coste total de la solución: 20€ de FacturaDirecta y 20€ de Zapier si tienes IVAs diferentes o quieres enlazar Paypal. Más el coste de puesta en marcha inicial. En nuestro caso, para Kajabi el coste total cerrado es de 780€ + IVA con 60 días de garantía una vez puesto en marcha. 

Kajabi con NegociOH!

Después de años de ver que nada me acababa de encajar como yo lo necesitaba, decidí crear la solución ideal y creé NegociOH! Un sistema de facturación fácil, automático y adaptado a la fiscalidad española. Está en modo Beta, porque lleva en el mercado desde noviembre 2021, así que durante todo 2022 estaremos añadiendo mejoras y ajustado detalles.

Perfecto si…

Vendes una parte online y otra offline.

Tienes productos on IVAs diferentes.

No funciona tan bien si…

Vendes producto físico (no deberías tener un Kajabi, pero eso es otra conversación).

Razono mi recomendación: 

Somos nuevas en el mercado y tenemos un producto con algunos “hipos técnicos”  al que le falta aún un año de mejoras constantes. Ponemos nuevos desarrollos cada mes, pero en esto del software hay que salir y probar, escuchar al público para poner mejoras que tengan sentido. Ahí estamos. 

La puesta en marcha es sencilla, sin Zapiers ni complicaciones: enchufe directo a las pasarelas de pago. Los datos de los clientes los recopilamos en un formulario incrustado en la página de gracias, de manera que permitimos aligerar los carritos de todos los datos de facturación: mayor conversión, facturas más correctas. 

NegociOH! se encarga de combinar los datos del comprador y el tipo de producto para generar la factura correcta, porque no es lo mismo vender una hora de consultoría a un autónomo de España que a un particular. Tampoco tributa igual un curso online vendido a un particular de Chile, que a una empresa de Chile. 

Coste total de la solución: 20€ al mes o 200€ anuales, más el coste de reajustar las páginas de gracias y las offers de Kajabi. 

Kajabi con Holded

Holded de salida no es un sistema que funcione bien con Kajabi, porque no gestiona el cálculo reverso. Es decir, que no calcula la base imponible según el total pagado. Si recuerdas lo que te conté en la previa de este artículo, Kajabi no sabe la base imponible, solo tiene el total a pagar. A partir de este desacuerdo de sistemas, el resto se complica. 

¿Por qué alguien querría meterse en este lío? Porque tu gestor te obliga a un Holded o porque la parte de gestión de Holded te encanta y no quieres prescindir de la previsión de tesorería. 

Perfecto si…

No hay “perfecto” pero te puede funcionar bien si eres SL, no vendes fuera de España y todos tus productos llevan el mismo IVA.

No funciona tan bien si…

Si tienes IRPF.

Si vendes fuera de España.

Si tienes productos con diferentes IVAs.

Si vendes una parte a particulares y otra a profesionales.

Razono mi recomendación: 

La única manera de enlazarlo es via Zapier, y un Zapier de pago con varios filtros y cálculos. No hay otro modo. Es decir, que la implantación tiene que llevarla a cabo alguien con experiencia en mecánica digital. 

El resultado es uniforme, es decir, todas las facturas son iguales. En especial, si eres autónomo con IRPF, vas a tener que mirarlas todas a final de trimestre para quitar y poner IRPFs. Lo mismo con los IVAs. Podemos forzar la máquina a diferenciar países, pero no siempre llega el dato correcto de Kajabi y entonces, te ves obligada a revisarlo todo. No es operativo para grandes volúmenes. Créeme, que he tenido esta solución en marcha 3 años. 

Coste total de la solución: entre 30 y 50€ de Holded (no te vale con las tarifas más bajas) + 20€ de Zapier, más el coste de puesta en marcha, que en mi caso se mueve entre 780 y 1200€ dependiendo de la cantidad de filtros a implantar. 

Kajabi con Quipu

Tener un Kajabi con Quipu es una combinación menos frecuente porque Quipu es una solución para pequeños autónomos, pero me encuentro autónomos que se preparan para crecer mucho con Kajabi pero su gestor aún les obliga a un Quipu. Si estás en este caso, dile a tu gestor que te pasas a otro sistema y ahórrate problemas. 

La integración de Quipu con Kajabi es parecida a la de Holded, solo que está aún menos probada, porque la integración de Quipu con Zapier se publicó en 2021.

Perfecto si…

No hay “perfecto” en este caso, pero si no vendes fuera de España y todos tus productos llevan el mismo IVA, podría llegarte a funcionar.

No funciona tan bien si…

Si tienes IRPF.

Si vendes fuera de España.

Si tienes productos con diferentes IVAs.

Si vendes una parte a particulares y otra a profesionales.

Razono mi recomendación: 

Lo dicho: el problema es de base como con Holded, el cálculo está basado en la base imponible que es un dato que no tienes en Kajabi. Hay que calcularlo en Zapier y ahí el tema se complica. 

Coste total de la solución: entre 12 y 32€ de Quipu + 20€ de Zapier, más el coste de puesta en marcha. 

Kajabi con Encuadrado

Los pagos en pasarelas que no sean Stripe y Paypal en América Latina son complejos. Para países como Chile, Encuadrado en una solución funcional que nos ha resuelto algunos temas de cobros, así como de facturación.

Perfecto si…

Vendes servicios de asesoría por horas y cobras en peso chileno.

No funciona tan bien si…

Si vas a cobrar vía Stripe en Kajabi.

Si vendes producto físico.

Razono mi recomendación: 

Encuadrado tiene carrito de la compra y facturación. Es decir, que mandas a tus clientes a pagar en Encuadrado y mandas a tus clientes de vuelta a Kajabi después del pago. Solemos hacerlo por página de gracias con formulario de inscripción, pero en cada caso es adaptable. 

La ventaja de pagar en Encuadrado es que puedes pagar en moneda local o en dólares desde un único carrito. De ahí se generan las facturas correctas para Chile. La desventaja es que te queda el pago y el acceso en sistemas separados. 

Coste total de la solución (en peso chileno): $37.860 al mes más la puesta en marcha de las modificaciones necesarias en Kajabi.

Para esto, la experta es mi estimada colaboradora en Chile, Isa Gil

¿Cómo configurar las Offers para poder calcular los impuestos?

En todos los sistemas mencionados menos en NegociOH! o Encuadrado, necesitas pedir todos los datos necesarios en las offers de Kajabi. Necesitas los datos de tu cliente: nombre completo, nombre de la empresa, dirección, código postal, país y en muchos casos el número de Identificación Fiscal o equivalente en cada país.

En todas tus offers de Kajabi debes añadir:

  • Bloque de dirección completo (cuidado porque el país viene como Estados Unidos por defecto). No te recomiendo crear campos adicionales para estos temas. Usa los estándar para facilitar la integración con otros sistemas.
  • Un campo adicional de Número de identificación fiscal.
  • Un campo adicional de forma jurídica (en España) para que informen si son autonómos, empresa o particulares.

Todos los campos deben ser obligatorios.

¿Existen excepciones? Por supuesto pero esas dependen de cada país y de cada ley tributaria. Antes de sacar la dirección y/o Número fiscal del check-out mi recomendación es que hables con un contador o gestor especializado en negocios digitales. 

¿Tienes dudas? ¿Quieres que me encargue de todo? Ponte en contacto y cuéntame lo que necesitas. Recuerda, que cada minuto que le dedicas a la factura es un dinero que le restas a la rentabilidad de tu negocio. Si estás más de 1h al mes generando facturas, ¡automatizar te sale a cuenta! No esperes a pasar 3 días haciendo facturas, automatizar ahora para crecer sin dolores de cabeza.

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