Automatizar la facturación de tu negocio online: tus 4 opciones

Cuando tu negocio online crece, este tema irrelevante se convierte en un problemón: debes automatizar la facturación que se genera en 3 sitios diferentes bajo un mismo NIF, cumpliendo la normativa legal y sin consolidarlo a mano. Si no resuelves esta cuestión, el crecimiento de tu negocio y de tus beneficios se estancará. Hoy te cuento cómo y con qué sistemas puedes automatizar la facturación de tu negocio online en España. 

Me centro en sistemas españoles ya que es la normativa contable que conozco en profundidad. 

¿Por qué debes automatizar la facturación de tu negocio?

Cada minuto que dedicas a hacer una factura a mano es un minuto perdido. En el mundo de los servicios online, cuando vendes, cobras. Es decir: ya tienes la pasta en el banco y los datos de la persona en la tienda online. ¿Qué narices haces haciendo excels a mano? Invertir las horas que te sobran, me imagino…

Preguntas clave para seleccionar el sistema de facturación más adecuado

Antes de ponerte a buscar en Google o de fiarte de la opinión del vecino, te recomiendo que pienses las respuestas a estas 5 preguntas. Será mucho más fácil acertar.

¿Tus clientes te piden factura? 

Si eres un negocio que vende a otros negocios, el 95% de gente te pide factura oficial. Si vendes a cliente final, casi nadie te pide factura oficial, de modo que no necesitas pedir tantos datos para contabilizar los ingresos de manera automática. 

¿Eres de las afortunadas que aplica retención?

Menuda mieeeee… de verdad. Si te toca la retención y todo el mundo te pide factura (te hablo en primera persona en los 4 primeros años de mi negocio), estás jodida, tía (perdón por decírtelo tan directa). No hay sistema que te haga las factura bien de manera automática.

Ya lo siento. Luego te contaré qué te hace bien cada uno y cómo evitar la mayoría de problemas, pero si estás en este caso, que sepas que vas a tener que revisarte las facturas a mano. No todas, pero sí una parte.

¿Vendes productos con diferentes tipos de IVA?

Hay quien vende libros y camisetas, además de cursos online grabados y cursos online en directo. ¿Te suena? Pues cuantos más tipos de IVA mezclas en un mismo pedido… peor funciona la facturación automática. 

¿Qué plataforma usas para vender?

Esta es una pregunta esencial. No es lo mismo un Woocommerce que un SquareSpace. Con Woocommerce tienes 3 o 4 opciones, con SquareSpace, tienes una medio buena. Si tu tienda online es un Thinkific o un Kajabi, vas a necesitar Zapier de pago para poder generar facturas automáticas.

Lo más frecuente en el momento de «automatizo o muero» es tener entornos multi-plataforma: es decir, una parte en Woocommerce, la otra en una escuela y una tercera manual todo sobre un único NIF.

Softwares que puedes usar con Woocommerce o Shopify

Es decir SOLO cobras en Woocommerce o por transferencia. No hay más orígenes de ventas. Si tienes un tercer origen NO puedes usar estos sistemas.

Contasimple

Me parece la solución del siglo si vendes todo en Woocommerce y no vas a tener nunca nada más. Es la opción BBB para Woocommerce, Shopify o Prestashop.

¿Qué me gusta?

Por 15€ al mes no se puede pedir más: un sistema de gestión sólido, probado, útil y práctico enlazado a tu tienda online. Si eres de las que además cobra por domiciliaciones, esta es una opción ganadora.

¿Qué no me gusta tanto?

A mí se me queda corto como sistema de gestión de la empresa. Lo había usado muy al principio (por ahí en 2015) pero creo que me hace falta algo más a nivel de informes, analítica.

Holded

Si por precio te encaja (el plan más pequeño es de 9€/mes pero en seguida acabarás pagando 50€/m) Holded puede darte el recorrido que necesita tu negocio para crecer.

¿Qué me gusta?

En primer lugar, la PREVISIÓN DE TESORERÍA, así en mayúsculas. No más excels! El sistema se basa en el dinero que has facturado y los gastos/ingresos previstos para decirte cuando te quedarás sin pasta en el banco o cuánta tendrás a final de año. 

En segundo, poder marcar objetivos anuales de facturación por línea de negocio: lo más. Al ir facturando te va diciendo cómo vas vs objetivo. 

Conciliación bancaria y contabilidad incluida, además de poderle añadir CRM, gestión de proyectos y un acceso desde móvil muy cómodo.

¿Qué no me gusta tanto?

La integración con Zapier es una basurilla, no anda demasiado fina y a nivel de crecimiento de negocio eso es un freno.

La integración con Woocommerce, requiere que el pedido tenga estado «completado», según como uses tu Woocommerce puede implicarte un paso adicional.

Softwares que puedes usar si cobras fuera de Woocommerce/Shopify

Voy a aclarar que algunos de los softwares de más abajo también funcionan con Woocommerce y Shopify, su particularidad es que permiten una facturación con cálculo de impuestos reverso.

¿Qué es el cálculo reverso de impuestos?

En la mayoría de plataformas de formación o de venta online, cobras el total a pagar impuestos incluidos. Viva tu cliente en Argentina, en Berlín o en Cuenca. Pero a nivel impositivo no es lo mismo. Si cobras 198€ en Argentina, tu base imposible es 198 + 0% de IVA = 198. Si has vendido en Berlín, depende de si estás o no registrada como operador intercomunitario aplicas IVA o no. Si vendes a Cuenca, tu base es de 156,42 +21% IVA = 198. 

Es decir, tú siempre cobras la misma cantidad pero la contabilizas diferente. Los sistemas aquí abajo se encargan de desmenuzar estos detalles de manera automática por ti y por eso te salvan las horas y las inspecciones fiscales.

FacturaDirecta

Una de mis opciones favoritas para negocios con múltiples orígenes: tiene plugin para Woocommerce, pero a la vez te pueden traer los datos de tu escuela online via Zapier con precisión y corrección en el cálculo.

¿Qué me gusta?

Además de tener cálculo de impuestos reverso, es un sistema de facturación muy robusto con enlace con los bancos, conciliación automática, envío de facturas, múltiples series de numeración para que puedas ver el total de cada origen de las ventas, contabilidad e impuestos y una aplicación muy limpia y muy usable.

La relación precio-calidad me parece excelente.

¿Qué no me gusta tanto?

No tengo muchos peros que ponerle, pero vamos a ser justos: aplica un”set” de impuestos fijo, es decir: puedes automatizar que todo lo vendido en Woocommerce lleve IVA + IRPF, pero se lo pone a todas las ventas igual.

Si estás en el pack “afortunada fiscal” (con IRPF y donde a veces sí a veces no te piden factura) no podrás mandar las facturas de manera automática porque tendrás que repasarlas.

Quaderno

Quaderno era el líder del mercado, porque eran los únicos que hacían el calculo reverso de impuestos. Siguen siendo los únicos que se hacen responsables de que tu tributación sea correcta en cualquier lado del mundo. Si vendes mucho y por todas partes, creo que son tu única opción.

¿Qué me gusta?

El enlace directo con Stripe y PayPal que genera las facturas solito sin mover un dedo. Si solo cobras con estos dos métodos (que son los más frecuentes), con dos enlaces tienes todo arreglado.

Su sencillez es a la vez una ventaja y un defecto enorme.

¿Qué no me gusta tanto?

No tiene series de facturación automáticas, para tener una numeración en las ventas de libros y otra en la de cursos, o una serie para tickets de venta y otra para facturas. Esto a nivel contable es un problema para empresas de cierto volumen o complejidad de operaciones. Por ejemplo en mi caso me impide usarles, porque necesito varias series sí o sí.

Los contactos se pueden duplicar si vienen por sistemas de creación diferentes, de manera que no es útil para poder tener calculado el total de la vida de un cliente.

El coste de 49€/m (hasta 250 ventas al mes) o 99€/m (si vendes más de 250 al mes). Me parece algo caro para las limitaciones que tiene.

Resumen rápido para emprendedoras sin tiempo

Si te toca el IRPF y te piden factura más o menos la mitad de tus clientes: no hay automatización que valga.

Si tienes todas tus ventas en Woocommerce y estás empezando: Contasimple. Si estás más avanzada o te molan los temas de control y gestión: Holded.

Si vendes fuera de Woocommerce, como por ejemplo en plataformas de formación online o de reservas online: FacturaDirecta.

Solo te recomiendo Quaderno si tienes más del 50% de tus ventas en más de 20 países diferentes.

¿Te quedan dudas aún? Pues el 15 de diciembre puedes venir en directo al taller que daré con Vanessa Cantero (mi asesora) para aclarar todos los temas y mostrarte cómo dejar puesta la facturación automática de tu negocio. ¿Te vienes? Plazas y acceso a la grabación AQUI.