Plataformas para congresos virtuales

El 17 de mayo de 2022 montamos el primer Fem Hackathon Social No Code. Un evento digital en el metaverso. Tuve la idea a finales de 2021 y lo primero que nos pusimos a buscar fue una plataforma de congresos virtuales asequible en español. El Fem Hackathon es un evento gratuito y la mía es una empresa pequeña. Te comparto aquí mi experiencia de las 4 plataformas que vi y cuál seleccionamos al final. 

Antes de contarte las 4 plataformas, te resumo el panorama de sistemas para congresos digitales en 2022, porque tardé algunas horas de lectura en poder clasificar las sugerencias de Google. Esas horas te las ahorrar leyendo este post :)

Después de mucho mirar, leer y registrarme gratis, vi que hay 3 grandes tipos:

Plataformas de reuniones online (tipo Zoom):

Son sistemas de reuniones virtuales en equipo, esto que todos hemos aprendido con la pandemia, con más o menos “flores”: en algunos puedes tener mini-salas, en otros trabajar en archivos en común y en simultáneo, en otro tener 3 sub-salas en paralelo. Son muy eficientes para el día a día de un equipo pero no para un evento tipo feria de congresos, no permitían la interacción en directo que buscábamos. 

Retos online en equipos con gamificación

Este tipo me parece SÚPER interesante para otras ideas locas que se me ocurran a futuro, pero para el Fem Hackathon no eran adecuadas. Se trata de plataformas de pequeños retos en equipo o individuales donde puedes compartir contenido, ganar premios y crear sensación de pertenencia a pesar de la distancia. Me parecen muy interesantes para comunidades de mujeres emprendedoras, por ejemplo. 

Congresos virtuales en el metaverso

Esto era lo que quería. Un espacio virtual donde posicionas tu “persona” (también llamada avatar) y “andas” por ahí dentro como si fuera un espacio real. Queríamos un congreso tipo Mobile World Congress donde la posibilidad de hablar y conectar fuera lo más cercano al presencial. 

Las 4 plataformas que te analizo en este artículo son de este último tipo. Aunque en la sección final te dejo los nombres y valoraciones de las que descarté del tipo 1 por si te son de ayuda!

Disclaimer: te cuento al detalle MI experiencia personal y real en este proceso, seguro que si contactas con ellos tu experiencia puede ser diferente.

Plataformas para eventos en el metaverso

Son uno de los líderes del sector. Estaban en el sector antes de 2020 (les pilló el cambio mundial en el sitio correcto en el momento justo)

Me ha gustado (mucho):

  • La profesionalidad del equipo de ventas. Han estado en todo y se nota que saben lo que hacen. En ese aspecto, un 10. 
  • La flexibilidad para adaptarse a nuestras necesidades (y presupuesto). La verdad es que ha sido un placer conocerles. 

No les hemos elegido porque:

  • El equipo de apoyo, de desarrollo y de ventas solo hablan inglés. En mi caso esto no es un problema pero para dar apoyo el día de un evento con miles de personas, sí lo es. 
  • El ajuste de precio venía con una reducción de funcionalidades que no nos compensaba. 

Era mi opción favorita al inicio porque ya había ido a un evento en esta plataforma y me encantó la sencillez y el concepto. A nivel de precio podíamos gestionarlo, y además tenían la opción de reducción del 10% por ser un evento sin ánimo de lucro. 

Me ha gustado:

  • La plataforma en sí, y lo que había vivido en primera persona, así como lo que veía en los vídeos promocionales. 

No les hemos elegido porque:

  • El proceso de ventas ha sido muy complicado. Es casi imposible hablar con ellos, con constantes cambios de persona de contacto. He tenido una sensación de “no nos importas nada de nada” tan fuerte que no me ha generado la confianza para poner mi evento en sus manos. 

Era una de las finalistas. La plataforma es lo que buscábamos y tiene pequeños detalles que me han parecido brutales. El plan gratuito para equipos de hasta 25 personas me parece MUY recomendable. 

Me ha gustado:

  • La plataforma en sí: es un entorno muy fácil de usar, con espacios virtuales con sofás y mobiliario “como de verdad”.
  • Las “salas” funcionan por proximidad. Es decir, que si te alejas virtualmente de la persona con la que hablas, se va reduciendo el volumen hasta dejar de oírle. Tal cual como si estuvieras a su lado de verdad. De esta manera se pueden montar “corrillos virtuales” de manera natural, igual que en las mesas de café o de comida en los congresos presenciales.
  • El equipo de ventas muy profesional: bien por ellos. 
  • Son una empresa europea, así que todo el tema IVAs y facturas se facilita (¡hay que tenerlo en cuenta!).

No les hemos elegido porque:

  • El soporte en español no estaba disponible y no todas las voluntarias del staff hablan inglés fluido como para gestionar un momento de estrés técnico en el idioma de Shakespeare. 
  • Se me iba de precio porque te cobran por el máximo de usuarios. Es decir si a primera hora venían 3.000 personas y estaban 10 minutos, aunque el resto del día asistieran 100 personas, cobran 2€ por las 3.000 personas del inicio. Ante la duda de cuánta gente iba a venir “a ver de qué va esto”, decidí no arriesgar tanto mi presupuesto. 

A veces la vida te trae regalos. Nubii es uno de ellos. En medio de toda la búsqueda de plataforma, Pau García Milà hizo un post de los suyos de un minuto para presentar su nueva oficina virtual y de ahí llegué a Nubii. Me enamoré. 

Les hemos seleccionado porque:

  • La plataforma nos ha encantado. Tiene esos pequeños guiños de freaks que nos enamoran al club de las camisetas negras. 
  • Es un equipo español, lo que nos ha facilitado mucho todo el proceso de puesta en marcha y soporte.
  • Se lo han currado a nivel de precios y flexibilidad (mucho) y se han adaptado a lo que necesitábamos. 
  • Nos permite la creación de múltiples espacios, como si fuera una feria de muestras de verdad, donde puedes realizar todo tipo de retos y juegos, como por ejemplo networking aleatorio, personajes secretos que tienen pistas de juegos, conferencias en varios espacios en simultáneo, salas privadas con código de entrada y mucho más.  

Han sido un gran descubrimiento. Lo mejor, ¡que su plan hasta 250 usuarios es gratuito! Para todas aquellas que tengáis equipos distribuidos, remotos o comunidades que dinamizar, os recomiendo que le deis una mirada.

Otros sistemas que he valorado pero que no encajaban

SOCIO: en una plataforma del primer tipo: Zoom con extras, pero no tenía el nivel de interacción que necesitábamos. Es una plataforma para dar contenido unilateral, no para generar dinámicas de interacción como en la vida real. Se me salía de presupuesto completamente. 

RUN THE WORLD:  igual que la anterior, se basa en salas de conferencias (tipo zoom) pero para nuestro objetivo, nos faltaba interacción. 

Si quieres venir a ver cómo funciona, puedes apuntarte gratuitamente en: https://www.femhackathon.com/

¿Estás buscando una plataforma parecida? Si te apetece saber algo más sobre la experiencia, solo tienes que preguntar. ¿Has encontrado otras opciones?

¡Por favor compártelas y ayuda a otras personas a ahorrar horas!

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