Cuando trabajo con emprendedores que se han decidido a dejar el papel y mover sus negocios online, aparece la temida palabra. “Migrar” . La migración aplicada a datos como:

  • Tu agenda de citas/visitas/pendientes
  • Tu catálogo de productos
  • El listado de precios y descuentos

Después de varios de estos ejercicios, he descubierto la causa del problema. Y me sorprende. No es un problema de falta de tiempo para pasar los datos, sino de organización de esos datos.

Al tener que dárselos a una máquina que no improvisa el precio según este producto se lo venda al cliente A o al B, aparecen los fallos de clasificación y orden.

Comenté hace un par de semanas que soy una desordenada crónica. Lucho a diario contra mi naturaleza caótica. Hace un tiempo vi videos del método KonMari y me fasciné. Aún no soy capaz de ponerme con los armarios, pero lo aplico a la información de mi negocio.

Como me falta mucho para ser una experta en orden, he invitado a Gemma de WaselWasel para que me eche una mano en explicar cómo funciona el método KonMari y cómo aplicarlo a la información de nuestros negocios.

Este es un post a dos manos, sobre cómo ordenar tu vida según KonMari (en gris, de parte de Gemma) y cómo aplicarlo a tu negocio (en naranja de parte de una servidora)

Dísfrutalo!! Si te ha gustado al final tienes una infografía resumen para que la pegues donde quieras 🙂


¿Qué es el método KonMari?

El método KonMari dice que sólo debemos tener en casa objetos que utilizamos mucho, que son útiles y que además de todo lo anterior, nos encantan y nos producen felicidad. Si alguna cosa no cumple todos estos requisitos… lo mejor es que vaya fuera. Así, no tendremos cosas que no utilizamos, ya sea por poco prácticas o simplemente porque como no nos gustan no nos entran ganas de usarlas

En nuestros negocios no queremos clientes tóxicos o socios inapropiados. “aceptar cualquier cliente” no es la solución al problema, sino añadir problemas futuros a un problema actual.

 

Causas del desorden

Existen dos causas principales en el desorden: se requiere demasiado esfuerzo para guardar las cosas o no está claro cuál es el lugar que les corresponde.

Si una cosa ha conseguido la digitalización es que sea más fácil que nunca guardar la información ordenada y encontrarla después. Con un sistema bien diseñado, puedes guardar información desde el móvil con una foto, incluso una nota de voz y dejar que la máquina la ordene por ti, para que esté en el sitio correcto, cuando necesites encontrarla

Es importante no comprar nada para organizar lo que ya tenemos ni para guardarlo. Generalmente, una casa ya tiene todo lo necesario para almacenar todo lo que tenemos, así que si no hay espacio suficiente o cajas adecuadas, es porque tenemos demasiadas cosas, no poco sitio. El ser humano tiene tendencia a acumular, por lo que es mejor no seguir alimentando este hábito y aprender a aprovechar lo que tenemos.

El orden está en nuestras cabezas no en la cantidad de sistemas que compramos. Si tienes un caos en tus documentos, un sistema de gestión documental solo te hará perder dinero. Si no tienes definidos los pasos de tu sistema de ventas, comprar un CRM no te hará vender más, solo te desesperará porque no es “lo que esperabas”.

Todos los objetos han de pasar por un proceso de selección, desde el papel más ridículo hasta el abrigo más grande. Además, se deben tocar. Sólo así estaremos seguros de saber si tienen que seguir con nosotros o no. El primer paso del método KonMari es colocar los objetos de una misma categoría a la vista, en el suelo y hacer una limpieza. Después de hacer esto procederemos a colocarlos en un su lugar y de la manera que mejor nos venga.

Algunos consejos

Desechar el pasado es lo más complejo. Si te dijera que borres todos los correos que tienes del 2015, ¿serías capaz? Piensa por un momento cuántos correos del 2015 has consultado en el último mes. Yo cero.

Sé valiente, borra. El espacio es muy barato, pero no lo necesitas.

Si vas a pasar tu agenda, pasa solo los eventos futuros, no todo el 2016 completo

Cuando tengas que migrar tu catalogo de productos, migra los que se hayan vendido en los últimos 3 meses.

Si compras un CRM, carga solo tus clientes activos. Nada de históricos.

Pon un poco de órden

Los objetos de una misma categoría se ordenan de una vez y se guardan juntos, así para todo. Es decir, toda la ropa se ordena de una sola vez y tiene que permanecer guardada en el mismo lugar de la casa. No vale tener ropa en la entrada y en la habitación, porque el orden no sería duradero y no podríamos tener un control de todas las prendas con un golpe de vista. Todos los libros se guardan en una misma habitación, los papeles de facturas en un único lugar, los productos del baño sólo en el baño (nada de tenerlos en la habitación)… Si lo hacemos así nos ahorramos tener que buscar dónde dejamos aquellos zapatos que queremos ponernos, porque sabemos que sólo pueden estar en un único lugar. Como cada cosa tiene su sitio, no hay espacio para el desorden.

Cuando pasas información a un sistema digital, no intentes poner toda la información en el mismo sitio.

Si tienes una agenda digital, no la uses de CRM. O sea no pongas tu seguimiento de ventas en la agenda, a modo de notas en la agenda. No uses tu correo como gestor documental: outlook es fatal para buscar documentos. A medida que vayas creciendo, se convertirá en un lío insolucionable.

El pasar por todo este proceso nos ayuda después a ser más selectivos con las cosas que adquirimos más adelante. Dejamos de comprar por capricho y sólo lo hacemos cuando realmente lo necesitamos. Ya sea porque hay una necesidad por cubrir o se nos estropea algún objeto que ya tenemos.

Tener la información ordenada nos ahorra muchos quebraderos de cabeza. ¿Te imaginas una inspección que te pida tiquets y facturas de hace dos años?


Para los que no conozcan el método KonMari, os dejo el link sus videos de youtube

 

¿Te apetece tener este contenido resumido? Aquí te dejo la infografía completa. Si conoces a algún desordenado crónico de mi raza,¡ mándasela!

Infografía Método MariKondo