El mantra de todo experto en mejora contínua es “no se puede mejorar lo que no se mide”. Y ahí te venden una hoja de KPIs de 200 líneas que no puedes implantar porque no te da la vida ni las horas de vigilia. Durante unos años de mi vida mi trabajo era rellenar esas hojas de KPIs para medir los resultados de tu empresa,  así que cuando te digo que puedes medir los resultados de tu empresa en 15 minutos al mes, es porque lo vivo cada mes.

 

¿Qué es un KPI?

 

Acrónimo inglés de Key Performance Indicator. Es decir, indicadores clave del estado de tu negocio. Es una traducción terrible pero “perfomance” tiene ese tono de “como van las cosas” que cuesta de poner en español sin que suene rimbonbante.

 

En corto y fácil: es aquel número que no solo te dice si vas bien o vas mal, sino cuánto de bien o de mal vas en tu negocio.

 

Características de un buen KPI (para un emprendedor)

 

  1. Automático: no puedes pasarte horas midiendo, porque mientras mides no estás vendiendo que es lo que tienes que hacer.
  2. Fácil de entender y/o calcular. Si necesitas un manual para calcularlo o recordar cómo interpretarlo, tíralo, no te sirve
  3. Relevante para el diagnóstico de situación. Este es el más complicado, y el más importante. Te dejo un ejemplo clarificador que es mejor que una explicación de 1000 palabras.

 

Un ejemplo práctico: Ratio seguidores/seguidos de Twitter

 

No me lo invento. Es un KPI real y popular entre les community managers que controlan Twitter. Se trata de dividir el número de tus seguidores por el de seguidos.

Vale, pero… ¿eso en que te afecta a tu cuenta corriente? Si ese indicador es más de 1 significa que te sigue más gente que los que sigues. Y eso, ¿te hace ganar más dinero?

Posibles respuestas (y depende de cada tipo de negocio)

Si: eres community manager o celebrity/Influencer. Es decir, tu negocio está en conseguir o tener muchos seguidores con el mínimo esfuerzo. Ahí, excelente KPI.

No: pues deja de perder el tiempo

No lo sé: remitirse a la segunda opción.

¿Cómo medir los resultados de tu empresa en 15 minutos al mes?

 

 

Norma 1: solo mide lo que tiene impacto en tus objetivos.

 

Si vas a realizar una campaña en Facebook, te interesa saber si te sale a cuenta o no. ¿Cómo? Pues viendo cuánto has vendido a través de esa campaña. Tener muchos seguidores es buenisimo para el ego, pero a la cuenta corriente… le da igual tu ego.

Si no puedes relacionar una estadística o KPI con un objetivo claro de tu negocio, deja de medirlo.

 

Cuando no sabes los resultados de tus acciones, vas a ciegas por el mundo. Porqué si inviertes 3€ en anuncios de Facebook tienes que saber si se ha cumplido tu objetivo. Puede ser tener 30 seguidores más, que 15 personas se apunten a mi newsletter o vende 1 ebook. Necesitas saber que si inviertes 6€ esos resultados se duplicarán. Si no tienes ese dato, no puedes decidir cuánto dinero invertir en tu próxima campaña.  

 

Sin datos inviertes porque te sobra la pasta. ¿ah que no? Por eso es tan importante medir los resultados de tu empresa.

 

Norma 2: automatiza al máximo.

 

Si no eres analista de negocio, o un loco de los datos como la que escribe, seguramente hacer estadística te mate de aburrimiento. Y como más horas necesites, peor. La consecuencia natural, es que lo dejas para luego, luego,luego…. con tendencia a nunca.

 

Si vas a medir, es mucho mejor que la máquina te de el numerito listo. Sin descargar nada a excel. En especial si excel no se cuenta entre tus mejores amigos la palabra “descargar” es equivalente a sarpullido mental.

 

Si tienes un objetivo de facturación, el sistema de facturación mismo te tiene que decir cómo vas. Así, en tiempo real y en un click. Si llegas a junio al 30% de tu objetivo de facturación… toca ponerte las pilas como loco. Si llegas a junio al 60% vas bien y quizás te puedas permitir una inversión extra.

 

No puedes esperar a tener un “momento tranquilo” (me da risa solo escribirlo) para descubrir que tu negocio va mal. Necesitas saberlo lo antes posible.

 

Norma 3: Piénsalo antes de empezar

 

Medir bien, tiene su arte. Cuando te pongas un objetivo de negocio, por ejemplo “aumentar las ventas un 30%” piensa cómo lo vas a medir durante el año siguiendo las normas 1 y 2. Porque cuando preguntas “¿cómo lo mido?”, salen otras preguntas como: ¿por meses? ¿por semestres? ¿en el total del año? ¿ventas con IVA o sin IVA? ¿Es ventas o margen de beneficio lo que necesito medir?

 

Pensar cómo lo vas a medir, te genera todas las preguntas necesarias para crear un buen objetivo de negocio. Si lo necesitas realiza el cálculo con papel y boli para ver cómo lo harías, donde están los datos, cómo es la operación matemática, etc.

 

Vale pero…¿me cuentas lo que mides tú o no?

 

Si tienes una empresa de consultoría, te puede servir alguno de los míos, pero ten en cuenta que los KPIs dependen de tus objetivos y esos son diferentes para cada negocio

 

Datos de Google analytics:

  1. Incremento del total de sesiones en web vs mes anterior: necesito que me vea más gente, un incremento grande significa nuevo artículo en la página 1 de google.
  2. Incremento del tiempo medio de cada sesión vs mes anterior: mayor tiempo es más interés. Si entran y se van, señal que no les resulta interesante lo que escribo o estoy llegando al público equivocado
  3. Desglose del tráfico por origen (direct, referral, social o búsqueda orgánica): durante unos meses estoy desglosando IG a parte porque ando haciendo experimentos con esa red social.

 

Datos de Mailchimp:

  1. Media de apertura de las newsletter del último mes. Como no vendo en mis newsletters, la tasa de click la veo en el referral de google analytics. Más apertura es más posibilidad de venta y mejora en mi capacidad limitada para escribir buenos títulos.

 

Datos de Holded:

  1. Total de facturación por 4 tipos de producto y % del objetivo anual de cada uno y del total (me lo da automático)
  2. Total de oportunidades de venta con presupuesto presentado, en fase de preguntas o a falta del pago de confirmación. Este dato combinado con el anterior, me dice si voy a llegar o no y si tengo que ponerme pinturas de guerra y salir a vender más, o si tengo que aflojar en la venta.

 

Creo que 15 minutos es una exageración para medir estos datos. Como todos están en mi móvil a tiempo real, me siento una vez al mes, para pasarlos a mi fichero de seguimiento. Este fichero es el histórico de 3 años: oro puro para un negocio. Te da perspectiva sobre qué has hecho bien o mal para poder evitar o repetir en el futuro.