Este es el segundo capítulo de 6 de casos prácticos para ayudar a emprendedores de dpersonalidades distintas y negocios dispares a mejorar su proceso de facturación.

 

En cada capítulo te cuento el perfil del emprendedor y su sistema de facturación actual. Si te ves reflejado puedes seguir leyendo para ver las particularidades a la hora de elegir y la solución que les he propuesto a cada uno.

 

Perfil del emprendedor:

Mar Esplà Povo es una diseñadora de interiores con servicios a medida y formación en grupo. A parte de proyectos de diseño de interiores, transformación global, mobiliario o ambientación, también asesora a profesionales noveles e imparte formación propia y ajena.

 

Empezó su actividad actual en 2015 bajo su propia marca, pero lleva de autónoma desde el 2000. Tiene experiencia, profesionalidad, energía y creatividad. La mezcla perfecta para crecer mucho, si logra automatizar tareas administrativas.

 

Como factura actualmente:

 

Mar tiene una amiga gestora que le ayuda desde hace tiempo (¿te suena?). Tiene un excel de facturas emitidas y otro de facturas recibidas que le manda a la gestoria cada trimestre.

 

Mar tiene 3 tipos de servicio: proyectos, cursos en grupo y servicios por horas.

 

Los proyectos los factura manualmente, así como los servicios por horas.

 

Para sus talleres, Mar tiene una tienda online para los cursos montada sobre Woocommerce, aunque no domina la gestión de Woocommerce y depende de un informático para actualizar o modificar elementos. Las reservas y los pagos se vehiculan a través de esta plataforma, pero Woocommerce no recoge toda la información necesaria para facturar, así que se ve obligada a pedir esa información en el mismo curso o por correo.

 

El formato de factura es importante para Mar. Como su imagen es parte de su negocio, no puede facturar con un formato pre-establecido, sino con el suyo que proyecta la imagen correcta de su negocio. El formato que usa actualmente es en Word.

 

 

Motivación para cambiar de sistema de facturación

 

Ante esta pregunta, Mar escribió:  es el sistema que he hecho toda la vida, pero me da la impresión que podría aprovechar mejor la información que obtengo de mis números.

 

No se equivocaba. El método que usa Mar es un método frecuente en muchos emprendedores que no aprovechan la información que tienen para hacer despegar sus negocios.

 

El ejercicio que hicimos con Mar, puedes hacerlo en tu casa: ¿Cuántas horas te ahorraría un sistema de facturción? Calcula las horas que pasas entrando facturas a tu excel, pidiendo información, creando los formatos y mandándolos por correo. Mar dedica 72 horas al año. En jornadas de 8 horas, son 9 días al año, casi un día al mes que no puede dedicar a lo que le apasiona, o alternativamente, 2 horas nocturnas a la semana que dedica a esta ingrata tarea en vez de relajarse y descansar correctamente. Quizás 2 horas a la semana no te parezca mucho, déjame hablarte de dinero:

 

Si tu tarifa hora es de 50€, 72h al año son 3.600€. ¿ya te duele? Si tuvieras que invertir 10€/mes para poder facturar 3.000€ más al año, ¿qué dirías? Obvio: SI QUIERO 🙂

 

 

 

Las particularidades a la hora de elegir sistema de facturación:

 

Las particularidades con las características propias de Mireia y de su negocio que debe tener en cuenta para elegir un sistema de facturación que le quede como un guante. Por motivos de confidencialidad de su empresa, te expongo los más relevantes para el caso de estudio, pero

Por favor, no caigas en el “método del amigo” y copies lo que le recomiendo a Mireia. Elegir un buen pantalón requiere que te lo pruebes y andes con él. Un sistema de facturación también.

 

  1. Mar no puede facturar en un formato cualquiera, Necesita proyectar la imagen del estilo que ella diseña. Esto es importante en la imagen corporativa.
  2. El excel que usa le sirve, y se siente cómoda con él.
  3. Los temas tecnológicos no son su punto fuerte (ni falta que le hace, es una crack del interiorismo!). Por eso dispone de un programador que le apoya. A la hora de recomendarle un sistema hay que buscar uno que pueda gestionar ella sola para evitar “parálisis por error”. Es decir, me paro porque me ha salido un error y no sé qué hacer ni a quien llamar.
  4. Mar tiene dispersión amplia de productos y va creando nuevos. Eso es fantástico para el crecimiento, pero implica combinar productos de varios tipos con ciclos de facturación diferentes: puntuales, recurrentes, por hitos, etc.
  5. Combina venta online y offline con múltiples métodos de pago: transferencia, tarjeta, paypal. etc.

El tipo de sistema que le encaja:

 

En el caso de Mar, existen dos opciones.

 

OPCION 1_

optimizar tu sistema actual antes de hacerla saltar a un sistema que implique cambiar de modelo de factura . Las propuestas que hablamos en nuestra sesión fueron:

  1. Modificar los datos que recoge en su página web en el momento del pago para tener los datos de facturación completo
  2. Poner en marcha un Zapier que descargue los datos de Woocommerce al excel automáticamente en el formato que usa actualmente. De este modo su operativa actual no cambiaría
  3. Generar una combinatoria de Word-Excel que genere las facturas automáticamente en el Word con el formato específico que usa ella.

 

¿Qué es una combinatoria de correspondencia entre Word y excel?

Es una función de Office que te permite generar un Word de un formato por cada línea de un excel. Si te apetece saber cómo funciona, puedes consultar a St YouTube que lo explica mejor que nadie, por ejemplo, en este vídeo.

 

OPCION_2:

Pasar a un sistema de facturación online con integración a Woocommerce

Esta opción implicaría cambiar el modelo de factura para adaptarse a los modelos de la plataforma o pagar una adaptación a medida. El equipo de Billage tiene un servicio excelente de adaptación de facturas y sería una opción adecuada para Mar.

 

¿Tienes dudas sobre cómo mejorar tu sistema de facturación?

 

En las próximas semanas publicaré 4 casos prácticos más con emprendedores reales: un programador, una experta en seguridad, una repostera con tienda propia y una guía turística.

¿Te perdiste el primer caso? Aquí tienes el enlace al caso práctico sobre consultores freelance

 

¿Ninguno de los perfiles de los casos se parece al tuyo?

 

Tranquilo, hay opciones para todos 🙂 Apúntate ahora a mi evento presencial en Barcelona, el 30 de marzo. Todos los presentes entran con dudas y salen con un sistema elegido.  Si Barcelona te queda lejos, puedes descargarte el ebook y plantilla para elegir el sistema perfecto para tu negocio aquí abajo. Además recibirás todos los casos prácticos en tu bandeja de entrada.