Este es el primer capítulo de 6 de casos prácticos para ayudar a emprendedores de diferentes personalidades y negocios a mejorar su proceso de facturación. En cada capítulo te cuento el perfil del emprendedor y su sistema de facturación actual. Si te ves reflejado puedes seguir leyendo para ver las particularidades a la hora de elegir y la solución que les he propuesto a cada uno. En este primer capítulo hablamos de mejoras en el sistema de facturación para consultores freelance, con el ejemplo de Mireia.

 

Perfil del emprendedor:

Mireia Núñez de Prado es consultora freelance para empresas, en temas tanto técnicos como de organización, talento, e innovación, con foco en empresas de ciencias de la vida. Es una profesional organizada, disciplinada y con objetivos claros.

Empezó su actividad en marzo de 2018, de modo que está acabando su primer año de emprendedora. Aún está construyendo su modelo de negocio y catálogo de productos, pero tiene claro que necesita medir y asegurar la rentabilidad de sus proyectos y de su empresa,

 

Como factura actualmente:

 

Este primer año Mireia ha montado un sistema robusto en Excel, herramienta que domina. Dispone de un libro de facturas emitidas/recibidas, así como otro libro para la tesorería y el control presupuestario.  Su plantilla de factura también es en Excel. Después de generar la factura, la guarda como PDF y la manda al cliente.

 

Otros con su dominio de Excel, seguirían en esta herramienta durante mucho tiempo, pero Mireia tiene las cosas claras: automatizar es ganar más.

 

Para el control de proyectos y tareas, Mireia usa Trello. Trello es un sistema muy visual y dinámico que no dispone del cálculo de rentabilidad por proyecto ya que no está enlazado al sistema contable.

 

Motivación para cambiar de sistema de facturación

 

Como buena experta en organización, es consciente que automatizar es la clave para poder crecer con control. Por eso está ya buscando maneras de ganar minutos en su día a día.

 

 

Las particularidades a la hora de elegir sistema de facturación:

 

Las particularidades con las características propias de Mireia y de su negocio que debe tener en cuenta para elegir un sistema de facturación que le quede como un guante. Por motivos de confidencialidad de su empresa, te expongo los más relevantes para el caso de estudio, pero

Por favor, no caigas en el “método del amigo” y copies lo que le recomiendo a Mireia. Elegir un buen pantalón requiere que te lo pruebes y andes con él. Un sistema de facturación también.

 

  1. Mireia trabaja con algunas instituciones públicas, de manera que el software ideal para ella es el que pueda generar facturas electrónicas de manera automática, para evitarle pasos adicionales.
  2. Como ya tiene control de su previsión de tesorería y presupuestos, necesita un sistema que le de esa información, sino acabaría volviendo al Excel para mantener el control de esta área.
  3. No tiene venta online ni prevé tenerla, así que la integración con otros sistemas de venta y cobro online no es prioritaria en este caso.
  4. Mireia trabaja en office 365, no en Google de modo que la integración de calendario es menos frecuente en este sistema que en Gsuite de Google.
  5. Mireia es una persona estructurada y con hábitos de entrada de datos. Dentro de su rutina semanal, existe un espacio para facturar/entrar gastos y controlar pagos/cobros.  Este hábito le permitirá disponer de información en tiempo real sobre la situació de su empresa y de sus proyectos.

El tipo de sistema que le encaja:

 

Como consultora que vende sus horas a los clientes, para Mireia es vital poder tener facturación e imputación de horas en el mismo sistema. Esto le permitirá calcular el beneficio real de los proyectos y asegurar que cobra a los clientes lo que corresponde.

 

Como sus procesos de venta son largos porque trabaja con empresas, su sistema ideal debería tener CRM, Proyectos y Facturación integrados.

Le he recomendado un todo-en-uno más que un sistema de facturación puro porque un todo-en-uno le dará la información que le ayudará a llevar a cabo su visión de crecimiento ordenado y estructurado.

Mireia podría funcionar muy bien con un sistema integrado del estilo Holded.

 

¿Tienes dudas sobre cómo mejorar tu sistema de facturación?

En las próximas semanas publicaré 5 casos prácticos más con emprendedores reales: un programador, una interiorista, una experta en seguridad, una emprendedora con tienda propia y producto físico y una guía turística. ¿No se parece ninguno a tu caso?

Tranquilo, hay opciones para todos 🙂 Apúntate ahora a mi evento presencial en Barcelona, el 30 de marzo. Todos los presentes entran con dudas y salen con un sistema elegido.  Si Barcelona te queda lejos, puedes descargarte el ebook y plantilla para elegir el sistema perfecto para tu negocio aquí abajo. Además recibirás todos los casos prácticos en tu bandeja de entrada.