Este es el cuarto capítulo de 6 de casos prácticos para ayudar a emprendedores de  personalidades distintas y negocios dispares a mejorar su proceso de facturación.

 

En cada capítulo te cuento el perfil del emprendedor y su sistema de facturación actual. Si te ves reflejado puedes seguir leyendo para ver las particularidades a la hora de elegir y la solución que les he propuesto a cada uno.

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Perfil del emprendedor:

 

 

Diana Verdú es el alma creadora detrás de Di-tartas en Elda, Alicante, desde 2013. Di-tartas es una pastelería física donde venden diariamente bollería y pastelería, galletas personalizadas y cupcakes. Pero, no solo es una pastelería: también realiza por encargo personalización de galletas, cucpakes, tartas, mesas dulces etc. Alquila el local para cumpleaños infantiles, con taller, merienda, juegos y karaoke, etc. Imparte cursos de repostería en modo presencial y en estos últimos tiempos  también online. Uno de sus servicios estrella desde el principio es los desayunos a domicilio en su zona.  Vaya que Diana no para de crear, de inventar y de trabajar mucho.

 

Además tiene una tienda online de repostería personalizada a la que quiere sacarle mejor rendimiento.

 

Diana es autodidacta en todo el tema digital y se auto-mantiene su web y su tienda online.

 

Como factura actualmente:

 

Diana tiene una triple entrada de información de ventas de tres sistemas diferentes que no se hablan entre ellos.  Por eso tiene que consolidar la información a mano. Esto le lleva un tiempo que no tiene y si no encuentra las horas para dedicarle, puede perder visión de como va el negocio. Menos mal que Diana es una mujer centrada y busca esas horas todos los meses (aunque sea a horas intempestivas!)

 

  • Ventas en tienda se generan con TPV123 en versión gratuita que usa desde un ordenador en la tienda. El TPV es el sistema de emisión de tickets para todas las ventas que se producen en la tienda física, ya sea un crusan, un encargo de una tarta personalizada o la inscripción a un curso. Si el dinero entra en caja, queda reflejado en el TPV123 como ticket de venta.
  • Como la mayoría de ventas de Ditarta son al  público general, Diana emite pocas facturas. Cuando tiene que realizar una factura, la lleva a cabo con un excel y la apunta en un excel,
  • Ventas en Woocommerce – Diana entra estas ventas manualmente al TPV123 para poder tener datos consolidados de todas sus ventas.

 

Una vez al trimestre, Diana le pasa los datos de facturación al gestor para la presentación de impuestos.

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Motivación para cambiar de sistema de facturación

 

Diana está harta de traspasar datos de un lado a otro y de no tener la visión global de su negocio en tiempo real. Además, el desgaste en horas de consolidar la información en excel, le impide usar ese tiempo para analizar su negocio, ver márgenes, detallar gastos y buscar la manera de crecer y rentabilizar toda su actividad.

 

La falta de control genera una sensación terrible de “no saber qué está pasando, pero la realidad es la que hay en la cuenta bancaria”.

 

¿Tienes esa sensación en tu negocio? ¿Ves lo que hay (o no hay) en el banco pero no sabes porque está ahí?

 

¡Pues no dejes de leer!

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La particularidad que le hace diferente a la hora de elegir:

 

Estas particularidades con las características propias de Di-tartas y de su negocio que he tenido en cuenta para elegir un sistema de facturación que le quede como un guante. Por motivos de confidencialidad de su empresa, te expongo los más relevantes para el caso de estudio.

Por favor, no caigas en el “método del amigo” y copies lo que le recomiendo a Diana. Elegir un buen pantalón requiere que te lo pruebes y andes con él. Un sistema de facturación también.

 

  1. Di-tartas es una tienda física de alimentación, además de un negocio online
  2. Operan con diferentes tipos de IVA
  3. Diana necesita poder cobrar con tarjeta, efectivo, o métodos de pago digitales
  4. No tiene almacén de productos en stock para su venta, de modo que no necesita generar albaranes (le vale con el ticket de pago de la confirmación)
  5. Cobra los encargos en varios pagos
  6. No necesita conciliación bancaria
  7. El TPV de tienda tiene que ser instalable en el ordenador que tiene y compatible con tu impresora de tickets
  8. Su capacidad de inversión ahora mismo es reducida

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El tipo de sistema que le encaja:

 

Me ha encantado que Diana se presentara al caso práctico porque hablando con ella han surgido temas adicionales que no tienen que ver exclusivamente con la facturación. Esto me pasa con frecuencia y quería compartir la situación por si te ves reflejada.

 

Muchas veces un problema en el orden de la información, refleja temas de organización o planificación del negocio. De ahí que mi trabajo no sea solo automatizar, sino también ordenar procesos de trabajo.

 

Cuando nos pusimos a hablar de rentabilidades, vi que Diana estima como la mayoría de emprendedores. Tiene un excel que le ayuda a calcular el precio del material y las horas necesarias para crear una tarta personalizada, pero ese excel estima la “perfección” del trabajo.

 

Es decir, que si se tarda 3 horas en crear un coche para decorar la tarta, Diana estima 3 horas en su presupuesto. Si cualquier cosa mínima va mal, o el cliente le regatea el precio ya está perdiendo dinero. En estos casos, suelo recomendar a mis clientes que estimen el doble para darse un margen de maniobra.

 

¿Qué es  mejor, vender el doble perdiendo pasta o vender la mitad ganando dinero?

 

Volviendo al sistema de facturación, la limitación presupuestaria en el caso de Ditartas, nos limita las opciones. El sistema ideal para Ditartas sería un sistema central (tipo ERP) con un módulo de TPV, uno de facturación y otro de ECommerce, de manera que todos los datos se centralizaran ellos mismos.

 

El mundo de los TPVs para tiendas tiene una necesidad URGENTE de buenos expertos en UX (usabilidad online), porque el 99% son infumables. Para muestra un botón (y tengo que decir que TPV123 no es de los peores ni de lejos)

 

Salvo que existiera el presupuesto para migrar a un TPV 100% en la nube tipo Catinfog, el sistema actual de Di-tartas podría seguir funcionando, pero sí trabajaría en conseguir el presupuesto para las mejoras, analizando el margen de cada servicio/tarta.

 

¿cómo? Usando un sistema tipo Toggl o Timesheet para medir el tiempo real dedicado a cada tarea.

 

¿Cuanto tiempo? al menos un mes, ya que la mayoría de actividad es constante y no cíclica. A partir de estos datos, trabajaría en mejorar 2 excels:

  • El de estimaciones de coste de los servicios a medida y personalizados
  • El de consolidación de datos, con macros que “limpiaran” los datos para no tener que formatear y adaptar los datos cada mes.

 

Con esta propuesta, Diana podría tener control de sus finanzas sin disparar el coste, a la vez que aumenta la rentabilidad de su tienda y se prepara para invertir.

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¿Tienes dudas sobre cómo mejorar tu sistema de facturación?

 

En las próximas semanas publicaré 2 casos prácticos más con emprendedores reales:   una experta en seguridad y una guía turística.

¿Te perdiste los capítulos anteriores? Aquí tienes los enlaces

Mireia de Prado; consultora Freelance

Mar Esclà Povo: Interiorista que vende proyectos, horas y formación

Xavi Celma: Programador web y formador

 

¿Ninguno de los perfiles de los casos se parece al tuyo?

Tranquilo, hay opciones para todos.

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