Este es el tercer capítulo de 6 de casos prácticos para ayudar a emprendedores de  personalidades distintas y negocios dispares a mejorar su proceso de facturación.

 

En cada capítulo te cuento el perfil del emprendedor y su sistema de facturación actual. Si te ves reflejado puedes seguir leyendo para ver las particularidades a la hora de elegir y la solución que les he propuesto a cada uno.

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Perfil del emprendedor:

 

Xavier Celma es programador WordPress y formador. Ofrece servicios de desarrollo web: creación de páginas web y mantenimiento WordPress. Xavi es de las personas por las que pongo la mano en el fuego y a las que recomiendo a mis clientes, cuando han pasado por programadores que les han dejado “pufos”.

 

Empezó su actividad en 2000, así que tiene un largo recorrido como autónomo. No tiene previsto crear una gran empresa a futuro sino facturar más y trabajar menos. ¡Cómo todos! :). Eso se consigue con mejores clientes y mejor organización del trabajo.

 

Como factura actualmente:

 

Como dijo él mismo en el formulario de inscripción: “facturo como lo he hecho toda la vida y me gustaría saber si se puede hacer mejor”.

 

La pareja de Xavi trabaja en una gestoría y se encarga de los impuestos trimestrales, de modo que no tiene coste de gestoría en su negocio.  

 

Para la gestión del día a día se basa en excel con código de colores y en las pizarras de su despacho. El excel sirve para reflejar la contabilidad (facturado y/o cobrado) y las pizarras para organizar el trabajo pendiente/realizado con clientes.

 

Como lleva tiempo usando y depurando el mismo método, su nivel de control es alto. Está en el momento “lo que tengo me funciona bien y me sirve”.

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Motivación para cambiar de sistema de facturación

 

(Me vas a permitir una mini-historieta): Hace unos meses, Xavi hizo un trabajo para mi empresa, y al cabo de unos día me escribió para preguntarme “alba, ¿has recibido mi factura? y le respondí “xavi, te la he pagado y todo”.

 

A raíz de esta conversación, le ofrecí a Xavi participar como caso práctico en el blog, porque su situación es frecuente y representativa: autónomos que llevan muchos años usando excel y que les funciona bien. No miran más allá porque no sienten necesidad de cambiar.

 

Lo “llevan controlado”  hasta que mencionas las palabras malditas

(insertar música de miedo)….

“el final de trimestre”.

 

Ahí a Xavi le cambia la cara y suelta el consabido “ufffff” que sale de la boca de muchos emprendedores en semejante situación.

 

¿Te saturas a final de trimestre?

 

¡Pues no dejes de leer!

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La particularidad que le hace diferente a la hora de elegir:

 

Estas particularidades con las características propias de Xavi y de su negocio que he tenido en cuenta para elegir un sistema de facturación que le quede como un guante. Por motivos de confidencialidad de su empresa, te expongo los más relevantes para el caso de estudio.

Por favor, no caigas en el “método del amigo” y copies lo que le recomiendo a Xavi. Elegir un buen pantalón requiere que te lo pruebes y andes con él. Un sistema de facturación también.

 

  1. Xavi vende online y offline
  2. Factura con múltiples tipos de IVA (al 21% y al 0% para la formación) y además tiene que cargar IRPF.
  3. Tiene facturas con complejidad alta para los cursos de formación oficiales (no sirve cualquier formato ni cualquier descripción del producto facturado)
  4. Su método para imputar gastos se basa en ver los gastos en la cuenta bancaria
  5. Compra hostings, plugins etc en nombre de sus clientes.
  6. Tiene una parte de su facturación (mantenimientos web) y parte de sus gastos (alojamientos y herramientas) en modo recurrente

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El tipo de sistema que le encaja:

 

Xavi tiene claro lo que valen sus servicios (la experiencia es un grado) y además tiene un sistema de gestión visual de las cargas de trabajo que le funciona. Por eso le he recomendado un sistema puramente contable que tenga sí o sí una particularidad: importación automática de movimientos contables y creación de gastos desde la misma pantalla donde se visualiza el movimiento bancario.

 

No todos los sistemas permiten esta funcionalidad, y en el caso de Xavi, por cómo está acostumbrado a funcionar desde hace años, lo más recomendable es buscar un sistema que se adapte a su método, más que cambiar su método de trabajo para adaptarse al sistema más barato que exista.

 

Además Xavi, es un usuario digitalmente hábil, así que no tiene problema en configurar el sistema que sea, o importar datos a su nuevo sistema contable.

 

Un sistema como FacturaDirecta o Quipu, que permiten la creación de movimientos desde la pantalla de conciliación bancaria, sería una inversión para liberar las horas y el estrés que le genera el fatídico “fin de trimestre”.

 

Podría ir importando sus movimientos semanalmente y dejar sus gastos creados en 10 minutos a la semana, de modo que a final de trimestre solo tendría que revisar los totales y mandarlos a la gestoría. Con este pequeño cambio evitaría tirarse de los pelos a las 2 de la mañana del día antes de la presentación del IVA 🙂

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¿Qué opina el emprendedor del resultado?

 

¿Tienes dudas sobre cómo mejorar tu sistema de facturación?

 

En las próximas semanas publicaré 3 casos prácticos más con emprendedores reales:  una repostera con tienda propia,  una experta en seguridad y una guía turística.

¿Te perdiste los capítulos anteriores? Aquí tienes los enlaces

Mireia de Prado; consultora Freelance

Mar Esclà Povo: Interiorista que vende proyectos, horas y formación

 

¿Ninguno de los perfiles de los casos se parece al tuyo?

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