Este es el último capítulo de casos prácticos para ayudar a emprendedores de  personalidades distintas y negocios dispares a mejorar su proceso de facturación 🙁

 

En cada capítulo te cuento el perfil del emprendedor y su sistema de facturación actual. Si te ves reflejado puedes seguir leyendo para ver las particularidades a la hora de elegir y la solución que les he propuesto a cada uno.

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Perfil de la empresaria: 

 

 

Marta Laurent es la creadora de Forever Barcelona Tours, una agencia dedicada a los tours turísticos privados por Barcelona y cercanías, para grupos pequeños. Marta conoce como nadie los rincones de Cataluña y los muestra a sus clientes, con el mimo y  el cariño de un tour personal y privado con una guía experta.

 

Marta ofrece tours de 4 a 12 horas, con tarifas diferentes según el medio de transporte (en taxi, andando o en coche con chófer) a más de 70 destinos diferentes.

 

Marta es una autónoma experimentada que lleva con su negocio desde el siglo pasado (!!). Me da algo de grima llamarla “emprendedora” porque ella empezó antes de que emprender fuera parte de nuestra conversación diaria. Así que hoy, he llamado a esta sección, perfil de la empresaria, porque Marta tiene una empresa sólida y consolidada.

 

Como factura actualmente:

 

Forever Barcelona vende sus tours a turistas extranjeros, por eso el cobro online es vital para tu negocio. Marta usa el TPV de su banco para cobrar online.

 

Hoy en día la mitad de sus reservas se pagan online en su web mediante una plataforma externa de reservas. La otra mitad se confirman por correo y se pagan en un Woocommerce específico para estos pagos, que no está enlazado a su sistema de reservas online.

Ocasionalmente recibe pagos por transferencia, pero son los menos.

 

Como su negocio tiene un ciclo claro con pico en verano, Marta cuenta con una Asistente Virtual que se encarga del tema de la facturación. Se genera factura de todo, aunque el cliente no la reclame.

Las facturas se crean en una plantilla de Excel, se guardan en un Dropbox al que tiene acceso el gestor y éste se encarga de entrarlas a un sistema contable, al que Marta no tiene acceso.

 

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Motivación para cambiar de sistema de facturación

 

Marta es un clásico ejemplo de empresaria con confianza total en su gestor. Ella tiene claro que los impuestos hay que dejarlos en manos de los que saben. Pero a la vez, tiene un problema de control gestión: su excel no le permite analizar los gastos de su empresa en tiempo real ni como le gustaría tenerlos.

Disponer de los datos para ver el estado de la cuestión le roba un tiempo que no siempre tiene. Marta se plantea un cambio para poder tener una visión global, certera y actualizada de las cuentas de Forever Barcelona sin tener que depender del gestor.

 

¿Estás en la misma situación? ¿Sabes que tus impuestos están en buenas manos, pero sientes que no tienes visión de lo que está pasando?

 

¡No dejes de leer!

 

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La particularidad que la hace diferente a la hora de elegir:

 

Estas particularidades con las características propias de Forever Barcelona que he tenido en cuenta para elegir un sistema de facturación que le quede como un guante. Por motivos de confidencialidad de su empresa, te expongo los más relevantes para el caso de estudio.

Por favor, no caigas en el “método del amigo” y copies lo que le recomiendo a Marta. Elegir un buen pantalón requiere que te lo pruebes y andes con él. Un sistema de facturación también.

 

  1. Marta emite facturas mayormente a particulares pero también a agencias
  2. Tiene una estructura de precios estructurada y estudiada que actualiza una vez al año
  3. Necesita un sistema en la nube al que pueda acceder ella, su Asistente virtual y el gestor.
  4. Necesita analítica de gastos para separar los gastos de empresa de los de los tours
  5. Factura costes de entradas como suplidos para aplicar el IVA del ticket original
  6. Necesita poder cargar los datos de Woocommerce y del sistema de reservas online
  7. No es necesaria la integración bancaria, ya que los pagos del TPV no vienen desglosados por cada compra, sino que se transfieren como un total.

 

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El tipo de sistema que le encaja:

 

Marta necesita un sistema sencillo. Al no requerir conciliación bancaria, el abanico de posibilidades es grande, ya que este es uno de los temas que no todos los sistemas contables tienen bien resuelto.

 

Después de nuestra conversación, le pedí que investigara las horas que pasa su asistente virtual generando las facturas con el excel porque este coste determinaría el precio del sistema ideal para ella. Incluso en los meses más bajos, el coste de generar las facturas manualmente es superior a los 20€.

 

Con un sistema sencillo tipo ContaSimple, Marta ganaría control de su negocio por menos de 10€ al mes y a medio plazo podría integrar las transacciones de Woocommerce directamente a ContaSimple, ya que tienen la integración en proceso. Mientras la integración se pone en marcha, la asistente virtual de Marta descargaría las facturas en excel desde el sistema de reservas y desde el woocommerce y las importaría al ContaSimple.

El formato PDF de las facturas se generaría automáticamente con la importación, sin tener que dedicar tiempo a entrar datos y guardar documentos. como Contasimple tiene integración con Dropbox, los PDFs se podrían dejan en la misma ubicación que actualmente sin alterar el proceso del gestor.

 

 

¿Qué opina el emprendedor del resultado de la sesión?

 

Trabajar con Alba me ha ahorrado horas de tiempo comparando opciones de sistemas de facturación y me ha dado una idea clara de lo que realmente necesito y lo que no, y las posibilidades de la opción que me ha recomendado, así como ideas para seguir escalando en el futuro. Si hubiera tenido que ser yo quien hiciera la búsqueda para una decisión todavía estaría en mi larga lista de proyectos pendientes, en cambio ahora ya estoy lista para empezar el cambio.

Su servicio de configuración para crear la cuenta y dejarlo todo listo para empezar a usar, me permite arrancar y no tener la excusa para dejarlo para «pronto pero más adelante, que esta semana voy de bólido!» (y la siguiente, y la siguiente… ya sabeis cómo es la vida de la autónoma!).

 

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¿Tienes dudas sobre cómo mejorar tu sistema de facturación?

 

El próximo martes publicaré el último caso práctico!!

¿Te perdiste los capítulos anteriores? Aquí tienes los enlaces

Mireia de Prado; consultora Freelance

Mar Esplà Povo: Interiorista que vende proyectos, horas y formación

Xavi Celma: Programador web y formador

Diana Verdú: propietarias de una pastelería online y offline

María Isabel Gámmez: fundadora de Emprender Seguro, Consultora de Protección de Datos y Seguros.

 

¿Ninguno de los perfiles de los casos se parece al tuyo?

Tranquilo, hay opciones para todos.

Apúntate ahora a mi evento CUENTAS CLARAS en Barcelona, el 30 de marzo. Todos los presentes saldrán con un sistema elegido.  ¿Te imaginas resolver tus dudas de una vez por todas en una sola sesión?

Si Barcelona te queda lejos, puedes descargarte el ebook y plantilla para elegir el sistema perfecto para tu negocio aquí abajo. Además recibirás todos los casos prácticos en tu bandeja de entrada.