Este es el quinto capítulo de 6 de casos prácticos para ayudar a emprendedores de  personalidades distintas y negocios dispares a mejorar su proceso de facturación.

 

En cada capítulo te cuento el perfil del emprendedor y su sistema de facturación actual. Si te ves reflejado puedes seguir leyendo para ver las particularidades a la hora de elegir y la solución que les he propuesto a cada uno.

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Perfil del emprendedor:

 

 

María Isabel Gámez es la fundadora de Emprender Seguro, además de consultora en protección de datos y seguros.

 

¿Qué es Emprender Seguro? Con el permiso de María Isabel lo definiré como “todo lo demás que es imprescindible para tu negocio, más allá de tu especialidad. Todo aquello que nos da algo de pereza controlar, pero que marca la diferencia entre un negocio bien asentado y (con perdón) un chiringuito: protección de datos, seguros de responsabilidad civil, de baja laboral, prevención de riesgos laborales, contabilidad, fiscalidad…

 

María Isabel tiene pasión por dar un servicio al emprendedor más allá del clásico corredor de seguros, por eso ella misma ofrece consultoría de protección de datos y servicio de Delegado de Protección de Datos (DPO). Esta mujer sabe de todo lo que ignoramos los demás 🙂

 

 

Como factura actualmente:

 

María Isabel llegó a ser caso práctico porque tenía claro que su sistema actual de Excel no le servía para crecer al ritmo que estaba creciendo su negocio.

 

Ella ya había hecho el proceso mental de aceptar que necesitaba un sistema de gestión para empezar a delegar tareas en una asistente virtual pero no sabía cuál elegir entre todos los que había en el mercado.

 

Como tiene su negocio ordenado y estructurado en Excel, sabía lo que necesitaba y ya había empezado a probar algunos sistemas cuando hablamos. Su duda, que es la de muchos era: “¿hay algo mejor ahí afuera?”.

 

Para responder hay que analizar las peculiaridades del negocio de cada uno. No existe una respuesta que sirva para todos los negocios. Ya sabes, en esto de elegir software no hay café igual para todos 🙂

 

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Motivación para cambiar de sistema de facturación

 

María Isabel tiene un plan claro de crecimiento y sabe que tiene que poner las bases sólidas para crecer y delegar de manera ordenada. Mi clienta ideal 🙂

 

¿Te vas a preparar para escalar tu negocio y llegar a la facturación que siempre has soñado?

 

¡Pues no dejes de leer!

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La particularidad que la hace diferente a la hora de elegir:

 

Estas particularidades con las características propias de Emprender Seguro que he tenido en cuenta para elegir un sistema de facturación que le quede como un guante. Por motivos de confidencialidad de su empresa, te expongo los más relevantes para el caso de estudio.

Por favor, no caigas en el “método del amigo” y copies lo que le recomiendo a María Isabel. Elegir un buen pantalón requiere que te lo pruebes y andes con él. Un sistema de facturación también.

 

  1. Tiene múltiples combinaciones impositivas porque factura a empresas, autónomos y particulares
  2. Algunas aseguradoras le emiten auto-facturas
  3. Trabaja con dos numeraciones de facturas: una para aseguradoras y otra para el reto, de manera que su sistema ideal debería ofrecer series de facturación
  4. Tiene los datos de clientes y contactos en Zoho CRM que usa como base de datos
  5. Tiene los precios claros, de modo que su foco en la analítica es ver ventas y margen para poder actuar en una área o en otra
  6. Cobra por transferencia, paypal y stripe
  7. Necesita generación y envío automático de facturas por correo electrónico
  8. El formato de factura es vital, porque debe cumplir con toda la normativa legal

 

Voy a hacer un aparte en el último punto: valoración del proveedor. Como modelo de seguridad en la empresa, María Isabel no puede confiar en un proveedor de software que no cumpla con toda la normativa vigente en materia de seguridad y legalidad. Por eso, más allá de valorar las características técnicas, hay que valorar a la empresa que está detrás.

 

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El tipo de sistema que le encaja:

 

El gran condicionante de María Isabel es que debe ser sí o sí un sistema local. No hay empresa de EEUU que cumpla la normativa contable española al 100%. Es importante para ella pero también para ti. No hagas inventos con las facturas por ahorrar 10€ al mes, compra producto Made in Spain.

 

Cuando hablamos, María Isabel estaba de prueba con Anfix y estaba contenta porque el modelo de factura le permitía tener todos los pies de página que legalmente son necesarios en un formato visualmente agradable. Además le daba conexión al banco, lectura de PDFs, y conexión son su gestor.

 

La pregunta de María Isabel era si debería pasarse a otro sistema o quedarse en Anfix. Es una pregunta frecuente, fruto de la inseguridad que genera tomar este tipo de decisiones por primera vez. No tenemos referente y nos da pavor cagarla en algo tan troncal en nuestros negocios.

 

Le he dado el mismo consejo que doy a todo el mundo: cuando encuentras un sistema que te funciona, que te resulta fácil y puedes pagar: cómpralo.

 

Lo único que podría chirriar en esta elección sería la capacidad limitada de Anfix para integrarse con otros sistemas como Zoho CRM o la tienda online, pero como éste no es el caso por el momento, creo que es más importante primar su comodidad con el sistema que la capacidad para escalar a futuro.

 

¿Qué opina el emprendedor del resultado de la sesión?

 

“Antes de hablar con Alba tenía muchas dudas sobre cuál era el cambio que necesitaba el sistema de facturación de mi negocio como autónoma. Únicamente sabía que la tarea de facturar y pagar facturas cada vez me quitaba más tiempo. Un tiempo que era esencial para mi negocio.  

Tras la sesión estratégica con Alba se disiparon todas mis dudas. Me ayudó a ver que había varias opciones de software que cubrirían bien mis necesidades y me explicó las ventajas de cada uno. Ahora conozco más utilidades del programa que finalmente elegí y sé por qué quiero seguir trabajando con él. También he aprendido que si en el futuro mi negocio sufre cambios importantes, tendré que volver a hacer una reflexión como ésta para optimizar mi recurso más importante: el tiempo.”

 

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¿Tienes dudas sobre cómo mejorar tu sistema de facturación?

 

El próximo martes publicaré el último caso práctico!!

¿Te perdiste los capítulos anteriores? Aquí tienes los enlaces

Mireia de Prado; consultora Freelance

Mar Esplà Povo: Interiorista que vende proyectos, horas y formación

Xavi Celma: Programador web y formador

Diana Verdú: propietarias de una pastelería online y offline

 

¿Ninguno de los perfiles de los casos se parece al tuyo?

Tranquilo, hay opciones para todos.

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