Lo sé, te ha pillado un diluvio de proporciones bíblicas y tú no tenías ni flotador. Vas capeando las olas como puedes. Vale. Y además te queda ese mal sabor de ver que se puede trabajar de otro modo, pero que no tienes los medios técnicos para ponerlo en marcha. En este artículo te cuento cómo implantar el teletrabajo en tu empresa por menos inversión de lo que imaginas.

Por si es la primera vez que me lees, aclaro que solo trabajo con negocios pequeños, máximo 15/20 empleados. De modo que mis soluciones y propuestas están enfocadas a los  grandes abandonados: negocios como el tuyo. Empresas con necesidades de grande y presupuesto irrisorio. 

Si la crisis te ha desfondado, pero quieres salir reforzado, ahí van unas cuantas ideas rápidas, prácticas y factibles para implantar el teletrabajo en tu negocio. 

Portátil por menos de 150€

En esta crisis del Coronavirus, conozco trabajadores para quienes “teletrabajar” ha implicado cargar la torre del ordenador hasta sus casas. Ríete, pero es verídico y no son ni uno ni dos ni tres. 

Para estarse 4 meses en casa puede funcionar, pero para el teletrabajo de verdad, cargar una torre es cero práctico. 

Si quieres implantar el teletrabajo, tienes que comprar portátiles. Tu informático te dirá que te monta un acceso via TeamViewer a tu torre, con una VPN. ¿Mi recomendación? Si no entiendes la propuesta no la compres, porque no sabes qué consecuencias tiene a medio plazo. 

Tú necesitas portátiles, pero no hace falta que sean portátiles nuevos de última generación de 1.000€ cada uno, puedes comprar portátiles ligeros y funcionales de segunda mano por 150€ (formateados, limpios y con licencia de Windows legal)

Espacio seguro e ilimitado por 270€/año

Trabajar en remoto, es compartir ficheros o trabajar sobre un mismo fichero todos a la vez sin enviar una copia diaria por correo (o por WhatsApp que es peor). Esto significa que debes pasar a trabajar en la nube. Si tienes dudas de qué tipo de nubes existen y qué riesgos entrañan, puede leerlo en este artículo

¿Por qué la nube es importante?

  • Puedes usar portátiles con mucha menos potencia, porque solo necesitan un navegador. Por eso un portátil de segunda mano de 100€ puede funcionar sin problemas. De hecho, más que un ordenador es un teclado y una pantalla conectado a Internet. No necesitas nada más. 
  • Te da seguridad. Si eres de los que piensa que la nube es super insegura, es porque no conoces a las centenares de pymes víctimas de ransomware cada año. ¿Qué es eso? Lo que te pasa cuando un delincuente entra en el servidor de tu oficina (es un juego de niños porque tu seguridad es de parvulitos 2), le ponen un encriptado a toda la información de tu empresa y te piden un rescate. O pagas o te quedas sin nada. Diver ¿no? No, es una marranada de cuidado y un momento de máximo estrés. No te la juegues, los expertos en seguridad informática de Google son bastante mejores que el informático de la esquina (sin ofender a nadie). 
  • Movilidad: da igual donde estés: tu empresa va contigo. No necesitas estar en la oficina para ver qué decía el presupuesto de un cliente, o comprobar a cuánto suben las facturas por cobrar. De hecho lo puedes mirar tú solita, sin preguntarle a la persona que lo sabe o mandarle un WhatApp a horas indecentes. 

Un servidor bueno para tu oficina te cuesta entre 1.000 y 2.000€ más servicio de mantenimiento, más licencias, más coste de la VPNs para acceder, más las horas perdidas en “Dioooossss ¿donde había puesto el papel donde apunté como conectarme???”. 

El espacio ilimitado de Drive te cuesta 276€/año/persona y en Dropbox 180€/año/persona. Haz números de verdad. La paz mental también tiene precio. 

Tareas organizadas por 120€/año

Lo mejor de trabajar en una oficina o taller todos juntos es que se produce “comunicación implícita”. Me explico: cuando uno hablar por teléfono, los demás se enteran y así más o menos todo el mundo sabe cómo están las cosas. Además existe la sala del café para cagarte en el cliente pesado de turno y así todos se enteran de porqué está cabreado por si un día les toca atender al mencionado cliente al teléfono. 

La comunicación implícita (y las millones de interrupciones que van con ella) se pierden cuando permites que la gente trabaje desde casa (o el bar o el coworking). 

Es una sensación extraña de aislamiento profesional: no tiene ni flores de cómo van las cosas y eso si eres el propietario te genera mucha angustia (lo sé en primera persona). No sabes qué está pasando con tu pasta!! Horror!! 

No puedes trabajar ni comunicarte igual en remoto que en la oficina. Por este motivo los grupos de WhatApp de trabajo sacan humo estos días en un caos organizativo desquiciante y las reuniones por Zoom son un gallinero infernal. 

Para teletrabajar hace falta saber quién está haciendo qué y que todos puedan acceder a esta información. De este modo puedes preguntar directamente a la persona responsable sin molestar a las otras 5 personas que no tienen ni idea. 

Menos preguntas irrelevantes implica más respuestas rápidas y mayor productividad. 

Un sistema de gestión de tareas para equipos, cuesta entre 10 y 50€/mes. Si no tienes una prisa excesiva los mejores sistemas de tareas salen con grandes ofertas en appsumo. 

Bonus track: todos los sistemas de tareas llevan contadores de tiempos, es decir que puedes usarlo como sistema de “fichaje” y así matas dos pájaros de un tiro: cumples la ley de fichaje (absurda donde las haya) y mides la productividad. 

Cambiar de chip mental es gratis

Es gratis y te lo pongo el último porque es la base del éxito. Si no estás dispuesto/a a cambiar de chip, no te gastes un euro en tecnología: no te dará resultado y te causarà muchas frustraciones. 

¿Qué es cambiar de chip? Es vivir aceptando estas tres máximas:

DEBES AUTO-AYUDARTE

toda la información está en el sistema porque tu equipo ahí la guarda, tienes que aprender a sacarla sin pedir ayuda. No puedes exigir a todo el equipo que apunten todo y luego pedirle a tu mano derecha que te lo baje en excel para leerlo tú. La digitalización empieza con el ejemplo!

TRANSPARENCIA

cuando todas las tareas pendientes están en el mismo sistema asignadas y cada uno dice lo que tarda en realizarlas, no hay secretos. Toda la información está accesible al equipo que lo necesita. 

En el online, no vale “me lo tengo organizado a mi manera”, “yo lo hago como me va bien a mi”, “este documento te lo mando si me lo pides”. Teletrabajar es un ejercicio de formar equipo, de aprender a trabajar juntos de verdad en vez de trabajar en la mesa de al lado. 

Este es el punto más difícil de gestionar en la mayoría de equipos humanos porque los jefes también tenemos que explicar en abierto a qué dedicamos las horas igual que el resto.

CONFIANZA

Este es un mal endémico cultural de este país de “listillos”, pero si algo ha demostrado la pandemia, es que hay mucha más gente capaz de autogestionarse de la que pensábamos. Teletrabajar es flexibilizar horarios. Es así. Es la muerte del calienta-sillismo. 

Si estoy en casa y no tengo 45 minutos de transporte hasta la oficina, igual empiezo antes, paro para llevar niños al cole, me voy a tomar un café con mis amigas y me reengancho a las 10. He trabajado lo mismo, pero a un horario diferente. 

Igual paro de 13 a 15 porque vienen los peques a comer a casa y vuelvo a trabajar de 18 a 21. NO PASA NADA. Está bien, porque el trabajo sale el día que toca y todo el mundo ve la evolución. 

 

Lo sé, la ley de fichaje casi prohíbe estas prácticas en favor de la conciliación y la productividad, pero (opinión personal) es más una ley de la época de la revolución industrial que una ley de la era digital. En el  mundo actual, no se trata de “hacer horas” sino de “terminar trabajo”.

¿Y tú? ves claro que el teletrabajo es necesario pero te vendría bien alguien con quien hablarlo ¿Hablamos?