Veo cada día negocios que se ahogan en su propio crecimiento por falta de una base sólida. No digo compleja, digo sólida. Si vas a construir un negocio con visión de crecimiento, estos son los 3 puntos clave para poder escalar tu negocio sin morir en el camino. 

 

¿Como identificar un punto clave en el crecimiento de tu negocio?

Es una área que si no ordenas desde el principio, para cuando empieces a crecer te va a devorar las noches. 

Lo más complicado, es que en ese punto es casi imposible volver atrás y ordenar el pasado, pero sin arreglar atrás es imposible moverse hacia adelante. 

Lo que en inglés le llaman “point of no return”: o mueres aquí o creas un negocio escalable. 

 

¿Cuáles son los 3 puntos claves de un negocio de servicios digital escalable?

Tal como comenté en mi directo en el instagram de Extraordinarias, hay 3 puntos clave: esos que el primer año ni te duelen, en el segundo de aprietan y en el tercero te ahogan

pagos automáticos

Contactos ordenados

Horas medidas

¿Te suenan? ¿Los has empezado a controlar en un excel?

 

Te cuento en cada uno cómo empezar, seguir y crecer sin tener más canas de las necesarias. 

Clave 1 de un negocio escalable: facturación automática

Aunque suene obvio voy a escribirlo: los negocios se hacen grandes cobrando no facturando. La facturación es un acto mecánico necesario y engorroso para poder cobrar y cumplir con el fisco. Eso es la definición de un proceso automatizable en el que deberías invertir el mínimo de tiempo posible.

Un sistema de facturación de costará lo mismo factures 400 que 4.000 pero el tiempo que le dedicas sin proceso automatizado no es el mismo.  

 

¿Te suena?

Pues eso, que así no puedes escalar. 

 

Si cobras online:

tu facturación tiene que ir sola: ya has cobrado no debes dedicarle ni 30 segundos a este tema. De esto se encarga una máquina. Si vendes online y vas a crecer, este tema te va quitar el sueño (literalmente) y va añadir cero valor a tu negocio. 

 

Si cobras por transferencia:

Aquí si no facturas no cobras, darling. Así que nada de “ir acumulando” para el final de trimestre porque te da una pereza horrorosa ponerte con el excel. Con un sistema de facturación enlazado a tu banco ahorras tiempo y mantienes control de quien te paga y quien no. 

Clave 2 de un negocio escalable: Contactos ordenados

Qué haces con las tarjetas que te dan en un evento, networking, charla o feria? Los humanos somos seres muy creativos: cada uno desarrolla su mecanismo de control de los contactos (o no). 

 

En la mayoría de casos en que los contactos van al cajón no es por falta de ganas o de interés, es por falta de método, de orden, de control. ¿Cuántas oportunidades perdidas hay en el tarjetero de tu mesa? o peor aún: ¿en la basura?

 

Soy enemiga del papel por una razón muy clara: el papel no es eficiente ni automatizable. Y cuando hablamos de contactos… tiene un coste tan alto que no deberías pagarlo. En especial al inicio, cuando cada contacto cuesta un huevo, no puedes desperdiciar tanto esfuerzo. 

Ordenar contactos offline:

 

En el 90% de los contactos offline son tarjetas de visita. Recuerda: papel – caca. Tienes que pasar esos contactos a digital antes de llegar a casa!

¿Cómo? Pues con una aplicación de lectura de tarjetas. La última vez que la probé ABBYY seguía siendo de las mejores. Haces la foto y sincronizas tus contactos al GoogleContacts. Ya està, ya es digital. Antes de llegar a casa en metro/bus ya lo tienes hecho. 

Si tu captación es en el mundo físico, vas a necesitar un CRM: una agenda que te recuerde cuando hay que ir a comer con tal, llamar a cual y mandarle un mail de seguimiento a pascual. Necesitas un sitio donde apuntar todo lo que sabes de esa persona antes de que se te olvide! Porque las ventas offline tienen un ciclo largo y mantener el contacto es vital. 

Ni el excel ni tu memoria son un buen soporte para este ejercicio.

Ordenar contactos online:

 

Los contactos online son en su mayoría suscriptores o formularios de contacto. La ventaja es que ya son digitales. La desventaja es que prácticamente no sabes nada de esa persona. 

Si captas online, tienes un sistema de email marketing. Lo que te recomiendo que es te saques de encima la pereza que te da la palabra “segmentación” y te pongas las pilas con el tema. 

Con un buen sistema de email marketing bien segmentado, no necesitas un CRM. Todos te permiten añadir notas a tus contactos si te hace falta. 

 

Clave 3 de un negocio escalable: Horas medidas

Este es el talón de Aquiles de los negocios de servicios. Medir horas religiosamente, requiere una mente muy cartesiana y disciplinada de la que carecemos la mayoría de emprendedores creativos. 

El problema que me encuentro cada día es un desencaje entre la solución ideal y la personalidad de mi cliente. 

Si eres disciplinado:

Lo más fácil: te pones un Toogl o un excel y apuntas todas tus horas sin dejarte nada. 

 

Si eres disperso/creativo:

Aquí se mezclan dos errores que tienen la misma solución: 

  • Dispersión: tu mente va a 10.000 por hora y quieres estar en todas partes. Estás pensando en tantas cosas, que no te concentras en ninguna de verdad
  • Disciplina relajada: tienes toda la buena intención del mundo, estoy segura de que has comprado cursos de organización, tienes varias apps para medir horas. Tu buena voluntad es inquebrantable, pero… luego la vida real te arrolla (ver primer punto)

 

Necesitas obligarte a centrar la atención y de rebote medirás tus horas de manera muy eficiente. No puedes medir horas cuando te pones a ver tu mail, pero vas a la web a comprobar una cosa, luego ves la luz del whatsapp, respondes rápido, vuelves al mail, suena el teléfono, dices que luego le llamas, vuelves al mail, escribes una respuesta, ves que hay un error en tu firma de correo, vas a cambiarlo, miras que quede mono, pruebas que el enlace sea correcto, vuelves al correo, etc etc etc.  ¿¿Donde imputas esas horas??

 

Prueba con aplicaciones tipo Pomodoro, a mi me gusta ForrestApp y tiene extensión para Chrome. Así sabes que dedicas 25min enteros a un tema. Cuando empiezas, apuntas en tu excel o GoogleCalendar y así sabes que esa media hora está claramente dedicada a un tema. 

 

Tu objetivo final es tener un excel del mes donde sepas las horas que has dedicado claramente a un tema y el resto de “pupurri”. Cada mes debes tener menos pupurri. Este no es un cambio que vayas a conseguir el dia 1, sé realista contigo misma. 

 

¿Por qué es importante?

Porque sin medir horas no puedes calcular el precio de tus servicios de manera rentable. Y sin rentabilidad…. chau chau negocio. 

Resumen rápido para emprendedoras digitales sin horas para más. 

Si trabajas online:

  • Sistema de facturación automática (Quaderno, como opción principal)
  • Aprende a segmentar como una pro en tu herramienta de email marketing
  • Pon un Forest en tu vida y empieza a medir el coste de tus horas

 

Si trabajas offline:

  • Sistema de facturación que permita enlace con el banco (A mi me gustan Holded o FacturaDirecta)
  • Lector de tarjetas de visita + CRM enlazado a GoogleContacts (me gustan Billage o Pipedrive)
  • Bajate Toggl al movil y úsalo! Sino te será muy complejo medir el coste de ventas de tu negocio

¿Te has visto retratada? ?Quieres dejara atrás el caos y empezar a montar tu negocio de manera escalable y ordenada?